Inbox Zero 📭 : Der Weg zum E-Mail-freien Büro | #Unternehmenskommunikation 💬

00:00:00: Digital Compact.

00:00:01: Heute aus dem Bereich digitales Unternehmertum mit deinem Moderator Joel Kaczmarek.

00:00:06: Los geht's!

00:00:16: Hallo Leute, mein Name ist Joel Kachmarek Ich bin der Geschäftsführer von Digital Compakt und heute habe ich den lieben Bernd Kopin zu besuchen.

00:00:22: Bernd ist Geschäftsührer bei einer Firma namens Bridge Flow und Bridge Flow wiederum unterstützt Unternehmen und Teams dabei besser miteinander zusammenzuarbeiten und ich nehme von Bernd immer ganz wertvolle Tipps mit, was denn eigentlich Produktivität steigert.

00:00:36: Und heute haben wir uns ein richtig geiles Thema daraus vorgenommen nämlich wie kriege ich ein e-mailfreies Büro hin?

00:00:41: Jetzt kennen wir alle, dass wir teilweise nur noch Opfer der E-Mail sind aus unterschiedlichen Richtungen gesehen.

00:00:47: Zum einen kennen wir diese Dopaminspikes die man hat wenn man so zehn Mails wieder abgearbeitet hat und immer eine kleine Gratifikation ins Postfach rein.

00:00:55: Und zum anderen stören wir aber alle unter der Last was da eigentlich täglich reinkommt und haben ein Stück weit das schlechte Gefühl mit dem Gepäck wenn wir noch drei Emails nicht beantwortet haben oder da was unklar geblieben ist.

00:01:05: Deswegen sprechen wir heute mal darüber, was macht denn eigentlich E-Mail so problematisch?

00:01:08: Können wir mal schauen wie der typische Tagesablauf aussieht mit der E-mail.

00:01:11: Weil dann kriegt man auch mal ein Gefühl die da eigentlich eingebunden ist und dann gucken wir uns natürlich an... Was sind denn die Ursachen dafür dass das so problemartisch ist und wir werden nicht wieder wenn wir nicht nach hinten raus noch ein paar Lösungsvorschläge hätten.

00:01:21: von daher heute glaube ich eine sehr spannende Folge und lieber Bernd in diesem Sinne schön dass du da bist.

00:01:25: moin Moin

00:01:26: Joel freut mich sehr freue mich auf den auf dem Data.

00:01:29: Wie ist es bei dir mit der e-mail?

00:01:30: wie stehst du dazu?

00:01:31: Ja, gute Frage.

00:01:32: E-Mails sind Fluch und Segen zugleich.

00:01:35: Vielleicht kurz wie wir überhaupt oder warum ich dieses Thema E-mail so interessant finde?

00:01:40: Bei mir gibt es seit über zehn Jahren keine internen E-mails mehr.

00:01:43: Die haben wir abgeschafft.

00:01:44: Da kann ich gleich noch ein bisschen was zu erzählen.

00:01:45: Warum das Thema Eemail, warum triggert mich das so?

00:01:47: E-MAILS sind... Ja, ich glaub die erste E-Mail kam in Deutschland vor vierzig Jahren an und hab damals ... ... vierundzwanzig Stunden zur Vertragung gebraucht.

00:01:53: Da wurde seitdem quasi immer als das Führende Medium genutzt um natürlich zu kommunizieren.

00:01:58: Und dafür ist es ein Supermedium für Kommunikation.

00:02:01: Wurde aber – und das ist auch das Problem was wir heute besprechen können – vermehrt auch, dass das Go to Tool und Forum genutzen, um Arbeit zu organisieren, um Teams und Projekte zu organisiert werden.

00:02:12: Das ist eine Vollkatastrophe!

00:02:14: Also können wir gleich mal auf... hab ich ein paar Fakten mitgebracht, was für Probleme das eigentlich führt.

00:02:20: Aber das war dann der Auslöser, worum wir gesagt haben, wir schaffen E-Mails ab bei uns zumindest intern und bauen dann quasi eine andere Kultur auf und brauen uns quasi entsprechend auch Prozesse und Tools auf die es ermöglichen.

00:02:30: Und ich glaube alle Zuhörer werden jetzt auch so nicken und sagen ja... Ich möchte noch eine Person kennenlernen, denen sagt ich liebe E-mails!

00:02:36: Ich habe Bock auf E-mails, also ich glaub die meisten genau wie beim Thema Meetings sagen ich hätte gern weniger davon.

00:02:41: und genau das haben wir bei uns geschafft

00:02:43: Crazy.

00:02:43: Also ihr habt gar keine E-Mails, ich nehm mal einen intern.

00:02:46: von externen kriegst du ja nicht

00:02:47: mehr.

00:02:48: Intern haben wir komplett abgeschafft und extern klar!

00:02:50: Wir haben jetzt zum Beispiel auch eine Vorbereitung zum Podcast e-mail geschrieben.

00:02:53: aber selbst externe E-mails landen bei mir oft in einem Tool.

00:02:56: Wir nutzen Asana natürlich wo ich die dann quasi zu umsetzbaren Tasks also Aufgaben umwandeln kann.

00:03:02: wenn es jetzt nicht nach rein Informationen ist weil oft ist ja eine E-mail Beschreibst du ein E-Mail und sagst, kannst du bitte ABC machen oder ich brauche bitte XYZ von dir.

00:03:09: Und das ist am Ende eine Aufgabe!

00:03:11: Und die E-mail ist quasi schlecht strukturiert um Aufgaben und Projekte zu managen.

00:03:15: Ja

00:03:15: gut dahin weiß auch, by the way.

00:03:17: Wir arbeiten ja auch mit Asana fleißig zusammen weil du gehörst zu den größten die Asaneneinführungen in Deutschland begleiten und das ist hier auch freundlicher Partner und Sponsor dieses Formats.

00:03:26: doch ich glaube heute wird Asana-Einteil der Lösung sein aber vielleicht nicht der Einzige.

00:03:30: also ich glaub wir werden einige Vorschläge haben.

00:03:32: Aber schon mal vielen Dank an die Kolleginnen und Kollegen.

00:03:34: Wort Und lass uns doch nochmal reintauchen.

00:03:37: Also, wir sind gleich neugierig zu erfahren wie du das gemacht hast mit der E-Mailfreiheit.

00:03:40: Aber vielleicht ist als erstes mal interessant zu verstehen was macht ein E-mail eigentlich so problematisch?

00:03:45: vergleicht das immer ganz gerne, wenn man sich so einen typischen Tagesablauf von Wissensarbeitern anguckt.

00:03:50: Also jemand der im Büro arbeitet meistens sieht er so aus du hast leider Gottes auf deinem Smartphone deine E-Mail App installiert.

00:03:56: die wenigsten von uns schaffen dass es übrigens war ein ganz interessantes Experiment.

00:04:00: das können wir vielleicht nachher bei den bei den Lösungsverschlägen mal angucken.

00:04:03: aber die meisten von uns haben eine E-mail App auf dem Telefon auf dem Smartphone auf dem iPad und natürlich auch am Computer.

00:04:09: So besieht es aus, du stehst.

00:04:10: die meisten Leute nutzen meistens auch ihr Handy als Wecker.

00:04:13: Stehen an morgens auf dann klingelt der Wecker um sieben und das macht man.

00:04:16: Man schaut sich die Notifications auf dem Handy ein und da sind ganz viele E-Mails drin.

00:04:20: Das heißt Das Erste, was viele Menschen schon tun ist morgens ihren Kopf wie unterbewusst in Themen zur Arbeit zu verlieren.

00:04:27: Eine E-Mail von Kollege ABC eine E-mail vom Kunden Problem hier ich brauche etwas da und zack bin ich schon quasi in dieser Welt dieses ... Ich nenne das hyperaktives Arbeiten ständig.

00:04:38: irgendwie will jemand was von mir?

00:04:39: Es ist fast so eine Droge dass man dann Angst hat was zu verpassen wenn man seine E-mails nicht die ganze Zeit checkt.

00:04:46: Und ich glaube es ist jetzt nichts Neues was wir erzählen ein bekanntes Phänomien.

00:04:49: aber so fängt der Tag von vielen Menschen heutzutage schon an.

00:04:53: Dann stehe ich auf, dann frühstücke ich.

00:04:55: die meisten Menschen während sie frühstücken haben das Handy am Tisch und scrollen E-Mails, Facebook, Instagram was auch immer dann am Handy drauf ist.

00:05:02: Dann geht es ab ins Büro.

00:05:03: wenn ich mit der Bahn ins Bürow war oder im Auto hab ich trotzdem auch wieder E-mails wie ich checke und dann komme ich in den Büro an.

00:05:08: Was mache ich?

00:05:09: Ich öffne das e-mail Programm zuerst Und hier ist das erste große.

00:05:13: zweite Problem ist jetzt hier dass die meisten Wissensarbeiter das E-Mail-Tool mit Arbeit gleichsetzen.

00:05:20: Also wo findet meine Arbeit statt, was ich täglich mache?

00:05:23: in meinen Emails?

00:05:25: Das heißt, diese Bombardierung von unstrukturierten Informationen.

00:05:29: Der E-Mail ist.

00:05:30: vielleicht gleich noch mal zu, dass das E-mail Tool an sich der Service überhaupt nicht dafür organisiert ist, überhaupt nicht für gebaut ist, Informationen so strukturieren, dass ich quasi damit arbeiten kann.

00:05:41: und trotzdem ist es eigentlich als Kultur relativ normal, dass wir ständig mit E-mails arbeiten und dass da unsere Arbeit in diesen E-MAILS drin ist.

00:05:48: Und das dritte Problem ist eigentlich – und ich glaube, da werden sich auch viele ... Ertapp fühlen ist, dass uns E-Mails ständig unterbrechen.

00:05:54: Also sagen wir mal du hast gerade ein Projekt beispielsweise neue Webseite zu bearbeiten, neue Web-Seite zu machen ja?

00:06:00: Das braucht ja Konzentration!

00:06:02: Du musst dich ja konzentrieren.

00:06:03: Du kannst ja nicht alle fünf Minuten irgendwie dich unterbrechnen sonst kommst du ja nicht weit.

00:06:07: aber e-mail macht genau das.

00:06:09: eine e-Mail unterbricht uns ständig.

00:06:11: also auch die wenigsten Menschen in den Büro arbeiten die ich kenne Schalten ihr E-Mail, also wenn es jetzt Gmail ist oder Outlook schalten das aus.

00:06:18: Wenn sie arbeiten,

00:06:19: d.h.,

00:06:19: dass ist das nächste große Problem da hab ich auch gleich noch ein paar Fakten zu.

00:06:23: tatsächlich aber wir werden halt ständig unterbrochen vielleicht nochmal von vornherein morgens aufstehen e-mails checken.

00:06:29: Ich bin direkt in dieser Gedankenwelt habe dieses FOMO dann ins Büro.

00:06:32: meine Arbeit ist in einem Tool organisiert das E-mailtool was überhaupt nicht dafür gedacht ist.

00:06:36: und drittens werde ich ständig Unterbrochen von der eigentlichen Arbeit die ich machen muss.

00:06:39: ... drei der Kernprobleme, die ich bei E-Mails sehe.

00:06:44: Ich denke gerade so drüber nach.

00:06:45: Lustigerweise weiß noch Werner Zorn mit dem ich irgendwie in der Disco war zusammen, ... ... er hatte die erste E-mail aus den USA bekommen, ... … ja, und ich weiß nicht, was ich mal überlegen, ... .... was du grade gesagt hast dass das Minutenland noch gedauert hat... ... und ich finde es schwieriger an.

00:06:58: der E-Meil ist aber auch, ... ..."dass es ein Hybridformat ist".

00:07:01: Also wenn man's mal ganz genau nimmt, ... "...das ist eigentlich die Digitalisierung des

00:07:04: Briefes.".

00:07:05: Also normalerweise setzt du sonst früher ... ... Unternehmern unternehmen hätte es einen Brief geschickt oder irgendwann mal vielleicht ... Brief!

00:07:11: Facts, Mail.

00:07:13: Und dann passiert ja so vieles auf einmal.

00:07:14: also es ist ja ganz oft so dass man zum Beispiel Datentransport über E-Mail macht.

00:07:18: Also es gibt einen Anhang du willst jemand was zukommen lassen den neuesten Vertrag oder Es ist eine Aufgabe zu Schustern Oder es ist eine Frage stellen oder wie oft ist man eigentlich nur CC in E-mails die ein gar nicht direkt betreffen?

00:07:29: Das ist mehr so'n For your information Mitlese Thema.

00:07:31: Also da kommen so ganz viele verschiedene Funktionen manchmal an einem Medium zusammen.

00:07:35: das macht's wahrscheinlich auch So ein bisschen schwer unter Bestrich oder

00:07:38: absolut.

00:07:38: und es gibt auch die sogenannte cc Faller.

00:07:40: Ja in vielen Unternehmenskulturen sichern sich die Leute auch ab, ihre Chefs oder andere Kollegen oder Kunden in CC zu setzen.

00:07:47: Habe ich dir doch gesagt quasi planen damit auch die Empfängerliste offen.

00:07:50: eigentlich brauche ich diese Informationen gar nicht.

00:07:53: trotzdem wird von mir verlangt dass Ich bewundere manchmal im traurigen Sinne, bewunder ich manchmal Leute die drei findet E-Mails am Tag bekommen wie sie das überhaupt schaffen.

00:08:02: Dann gibt es Systeme, Ordnerablagen, Flagging mit Tax und so weiter ist alles schön und gut.

00:08:07: aber es ist ja Wahnsinn wie Leute sich mittlerweile mit welcher Hacks und Tricks und Tipps sich da ausgedacht haben um mit den E-mails zu arbeiten.

00:08:14: und es ist echt Wahnsinn!

00:08:17: was auch gesagt hast.

00:08:18: Stell dir mal vor, das ist ein klassisches Beispiel mit einer Konversation startet also eine Person schickt eine E-Mail an fünf Kollegen beispielsweise.

00:08:24: dann antwortet einer der Kollege, da hast du einen ersten E-mail Thread offen, dann antwartet einer der Kollegen dir setzt die anderen aber nicht in CC.

00:08:31: Dann hast du nen zweiten E- Mail Thread offen und anderer Kollege antworte dir und setzt aber noch weitere Leute in CC Da hast du den dritten E- mail thread offen Und das geht ja die ganze Zeit so weiter.

00:08:40: Das ist ja Wahnsinn!

00:08:41: Wie sollst du denn überhaupt noch den Überblick behalten wenn Aufgaben, Projekte, Informationen und auch Anhänger mitgeteilt werden.

00:08:48: Die in sechs, sieben verschiedenen Threats angegangen sind.

00:08:51: Und was oft ein Phänomen ist ... Wo waren das noch mal?

00:08:53: Das PDF oder die Powerpoint?

00:08:54: Dann sucht man seinen E-Mails über die Suchfunktionen.

00:08:56: Mit wem hab ich das gestanden?

00:08:57: Verbringt man zehn, fünfzehn Minuten um ein Dokument zu finden.

00:09:00: Das hätte anders und einfacher auffinden zu sein sollen.

00:09:05: Das ist so ein Phénomene, warum wir E-mails nicht gut finden.

00:09:07: Ja, es ist verrückt!

00:09:09: Da merkt man, wie das Zweck entfremdet wird.

00:09:11: Vor allem, wo ich gerade noch so drüber nachdenke ist.

00:09:14: Ehrlicherweise, so nervig man Mails irgendwie findet ... Man hat auch mal einen kleinen Kick wenn man die sieht oder?

00:09:18: Also man freut sich immer ein bisschen.

00:09:19: Oh!

00:09:19: Da kommt was rein!

00:09:20: Ein Kommunikationsversuch.

00:09:22: Wow wer schreibt mir denn da nettes?

00:09:24: Verdienen wir jetzt vielleicht Geld?

00:09:25: fragt da jemand etwas an?

00:09:26: Oder gibt's eine tolle neue Funktionen, die ich jetzt entdecken kann bei einer Software, die Ich benutze?

00:09:31: also ich ertappe mich dabei dass es schon immer so... Ich weiß nur als ich studiert habe gab es immer diesen uses and gratifications approach.

00:09:37: Das ist so'n achtziger Jahre Medien-Nutzungsmodell Wo es im Prinzip Du benutzt Dinge und du kriegst Gratifikationen, also Belohnungen daraus.

00:09:44: Und dann gibt es halt so Mikrogratifikation.

00:09:47: Also eine Mail aufzumachen und was Interessantes zu erfahren ist quasi eine Gratification für der Nervensystemsache.

00:09:51: Oh toll!

00:09:52: Da ist was passiert so.

00:09:53: Olympisches System spricht wahrscheinlich an.

00:09:54: Zack, zack, zuck los geht's.

00:09:56: Hast du da ein bisschen Erfahrung mit?

00:09:58: Ist es wirklich so, dass das so wie eine Art Drogencharakter manchmal hat.

00:10:01: Absolut!

00:10:01: Das ist mittlerweile sogar bewiesen.

00:10:02: Es ist jetzt egal ob das deine E-Mail ist oder Facebook ist oder Instagram.

00:10:06: Also in eine Ad-Boo-Information quasi kommen und wir ständig in diesem FOMO-Modus sind und Angst haben was du verpasst.

00:10:13: Da schreibt mir jemand, das vielleicht Umsatz sehen wir machen.

00:10:15: Was kann ich da tun?

00:10:17: Und zusätzlich, was die ganzen Anbiete ja tun ist Warnfarben zu nutzen also beispielsweise Rot... Wenn du jetzt quasi auf deinem Mail-Programm schaust, dann sind da irgendwie dreinand ungelesene Emails in der roten Farbe.

00:10:28: Die Icons über den Apps.

00:10:30: Vibration und Töne!

00:10:31: Und ständig auch Benachrichtigungen, hey hier ist ein ungelesener E-Mail usw.

00:10:34: ... und es triggert unseren Fight- und Flight-Modus auch an.

00:10:38: Du verpasst was, du musst hier reagieren... ...du musst arbeiten!

00:10:41: Deswegen ist das auch wie eine Droge,... ...dass wir quasi ständig in diesen Sog kommen... ...und jedes Mal wenn wir den E-Mail-Provider öffnen... ...ist etwas Neues drin.

00:10:47: Und neu löst automatisch wieder Begeisterung aus,... ...löst Dopamin aus, wir müssen jetzt dran arbeiten.

00:10:52: Das ist tatsächlich einfach krank.

00:10:54: Die gesundheitlichen Folgen sind mittlerweile auch bewiesen.

00:10:56: Also es gibt ne... ...tatsächlich ne Korrelation zwischen Emails und Stress.

00:11:00: Die ist bewiesenermaßen da.

00:11:02: Ich muss mal nachgucken genau wo das... Ich glaube, das war eine Harvard-Studie.

00:11:06: Genau!

00:11:06: Das war Leslie Perlov, Harvard-Professorin die das getestet hat und ihr Längermannprobanden... quasi in einem bestimmten Zeitraum mit E-Mails sich auseinandersetzen lassen hat, desto höher wurde das Stresslevel.

00:11:18: Und die haben das aber auch umgedreht?

00:11:19: Die haben mal gesagt ... Das können wir später bei den Lösungen brechen.

00:11:23: Die haben eine sogenannte Predictable Time Off getestet.

00:11:26: Sie haben Probanden gesagt, es gibt jetzt diese drei Stunden, in denen du keine E-mails beantwortest.

00:11:32: und es ist okay, dass in der Vorbereitung so kommuniziert worden ist, dass du in dieser Arbeitszeit keine Ems beantwortst.

00:11:40: Und vor dieser Studie haben siebenundzwanzig Prozent angegeben, dass es sich morgens auf die Arbeit freuen und nach dieser Studi über fünfzig Prozent.

00:11:46: Weil Sie weniger Stress hatten weil sie weniger in diesem Formomodus waren und wieder sich konzentrieren konnten.

00:11:53: das ist am Ende diese gesundheitliche Aspekt.

00:11:56: Stress löst alles Mögliche aus, chronische Krankheiten.

00:11:59: Das kennen wir, das haben wir am letzten Podcast ja auch besprochen.

00:12:02: Aber auch einfach Motivation für Lust habe ich eigentlich auf meine Arbeit und wenn ich ständig unterbrochen werde von Emails auf der einen Seite und nicht mehr konzentriert arbeiten kann aber auch ständig in diesem Fight- und Flight-Modus bin dann macht es auch gar keinen Spaß mehr und ist auch gesundheitlich tatsächlich einfach wahnsinnig schädlich.

00:12:16: Es

00:12:16: gibt ja von Kell Newport dieses schöne Buch Deep Work heißt es auf Englisch Konzentrierte Arbeiten auf Deutsch ... woher genau das beschreibt, dass man eigentlich viel produktiver ist.

00:12:24: Wenn man halt mal drei, vier Stunden unterbrechungsfrei ... ... konzentriert und etwas arbeiten, dass es gar nicht mehr so möglich ist.

00:12:29: Und ich könnte mir vorstellen, dass dieses E-Mail-Thema ... ... da auch so um Verbundenheit geht, weil... Ich habe heute Morgen glaube ich gerade ... ... sind wir wieder bei Social Media Tools mit Alerts,... ... hab' ich so ein TikTok Video gesehen, wo ein Typ erzählt hat.

00:12:40: Ich kann's nicht verifizieren ob es stimmt euch von den Gedanken.

00:12:42: interessant!

00:12:43: Das ermeint, es gab eine Studie, da haben die Ratten wie ... ... einer Flasche normales Wasser hingestellt und eine Flaschen, die mit irgendwie .... Guck, er hat ihn Heroin so was versetzt.

00:12:51: Wir haben geguckt, welches sie trinken?

00:12:53: Ja, guess what!

00:12:54: Fast alle haben halt das giftige Wasser getrunken und sind dann da Fahreck dran ... und that's it.

00:12:59: Und dann hat man den Test aber später noch mal mit einem ganz anderen Vorzeichen gemacht, nämlich dass man die Ratten nicht alleine sein lassen.

00:13:04: Also die waren in Gesellschaft... und sie hier da einen Großteil hat das Zeug nicht mehr getrunkt.

00:13:09: Das heißt, dein Take war der, die Droge ist eigentlich nicht, sag ich mal weil sie irgendwie so lecker schmeckt oder weil sie sozusagen per See süchtig macht wird die genommen sondern als Mittel gegen Einsamkeit.

00:13:20: Wenn du die Einsamheit aus der Gleichung nimmst, wird gar nicht mehr darauf zurückgegriffen.

00:13:25: Das fand ich ein super spannender Gedanke und ich kann mir vorstellen bei E-Mails ist es auch manchmal so dieses Gefühl sich verbunden zu fühlen oder?

00:13:31: Ist ein sehr interessanter Gedanken.

00:13:32: Ich glaube bei Facebook oder Social Media sogar noch viel mehr.

00:13:36: Und zu dem was du vorher gesagt hast zu diesem ungestört arbeiten das was Colin Newport ja auch da promoted also ich glaube Wenn wir uns in unserer Bubble mal umgucken oder Menschen, die viel am Computer arbeiten sind drei Stunden konzentriert.

00:13:47: Arbeiten ist unrealistisch und es kann auch gar nicht das Ziel sein.

00:13:50: Das ist so ein Moon-Ziel, dass auch die wenigsten von uns erreichen.

00:13:54: Aber ich will vielleicht mal bildlich einen Vergleich ziehen, den ich oft in Workshops gebe wenn wir quasi das Thema E-Mail und Besser zusammenarbeiten machen.

00:14:02: Stell dir mal vor du läufst durch die Straßen, durch die Stadt.

00:14:04: Da sind überall Werksstätten wo beispielsweise die Tischler ihre ganzen Tischler rein haben.

00:14:09: So bisschen Kunstwerk auch machen Und du schaust da so einem Tischler zu.

00:14:14: Der baut was Schönes gerade.

00:14:17: Stell dir mal vor oder vielleicht anders gefragt, wie stellst du das vor?

00:14:20: Vermutlich siehst du diese Person, die sich sehr konzentriert an ihrer Sache arbeitet.

00:14:25: Anders würde es ja gar nicht funktionieren.

00:14:26: Stell dich mal vor der zieht alle, und das ist jetzt Fakt, alle sechs Minuten seine Handschuhe aus um sein Handy rauszuholen aus der Tasche.

00:14:34: Um seinen E-Mails zu checken... Dann steckt er nach fünf, sechs Minuten das Handy in den Hosentasche.

00:14:38: Zieht seine Handschuhe an und macht weiter an dem was er arbeitet.

00:14:43: Der wird nie zu Ende kommen, der wird schlechte Qualität liefern... ...und der macht sich auch noch selbst kaputt weil er ständig zwischen zwei Kontexten hin- und her switcht.

00:14:50: Und dass mit den sechs Minuten ist das, was rausgefunden wurde.

00:14:53: für alle sechs Minuten unsere E-Mails checken?

00:14:55: Das bedeutet dann wiederum, es ist Rescue Time!

00:14:57: Es ist eine Firma.

00:14:58: die hat so ein Tool gebaut wo man auch seine Onlinezeit mal tracken kann.

00:15:02: wie viel Zeit verbringt man eigentlich in welcher Kategorie, Social Media, E-mail usw.. Die haben fünfzigtausend Menschen mal untersucht und rausgefunden, dass wir auf maximal in der Summe auf den Tag verteilt, fünfundfünf... ...fünfundsiebzig Minuten konzentriert arbeiten.

00:15:15: Über den Tag verteilt!

00:15:17: Das heißt wenn ich mir jetzt mal so den typischen Knowledge-Worker anschaue, der jetzt werden wir zurückgehen auf das Beispiel Website ist am Ende das gleiche.

00:15:24: jemand der eine Webseite baut uns kreativ und konzentriert Arbeit oder jemand der Tischler isst und ein Tisch gerade fertig baut muss auch konzentiert arbeiten wo hingegen die Person die an der Webseiten arbeitet alle sechs Minuten im Schnitt ... seine E-Mails aufmacht und dann wieder vergessen hat, was habe ich denn da eigentlich geplant... ...und dann dauert es drei vier Monate länger die Webseite fertig zu machen als wenn ich eigentlich konzentriert arbeiten wollte.

00:15:43: Und das ist eigentlich das Paradoxe, dass wir auch im letzten Podcast besprochen haben wo ich gesagt hab, plane mal doppelt so viel Zeit ein.

00:15:48: ne also anstatt... Und ein Meeting dauert eine halbe Stunde, blockt ja auch ne halbe stunde davor und danach um einfach viel konzentrierter zu arbeiten weniger Meetings zu haben und mehr Zeit für solche Sachen zu haben.

00:16:00: Wenn man das zu deiner Eingangsfrage, wenn man sich das mal bewusst macht und seine Arbeit als Wissensarbeiter vielleicht auch mit einem handwerklichen Beruf gleichstellt Das kann man natürlich nicht hundert Prozent gerade ziehen.

00:16:08: Aber wenn wir das mal so verklagen ist bildlich dann ist es schon wirklich krank Und noch kranker ist, dass das normal ist.

00:16:15: Dass die Kultur in vielen Firmen

00:16:16: ist.

00:16:16: Was sind die Ursachen davon?

00:16:18: Dass E-Mail so schädlich genutzt werden?

00:16:20: Ich

00:16:21: glaube, weil es einfach ist ... Weil's auch als die E-mail kamen wenig Alternativen gab.

00:16:26: Das hat sich quasi so entwickelt.

00:16:27: Das war ein Prozess.

00:16:29: Wie du sagst, früher haben die Leute sich Briefe geschrieben und dann kam die elektronische Form.

00:16:33: Damals gab's halt keine Alternatven wirklich zu E-mails.

00:16:36: Die gibt's ja mittlerweile zuhauf und ich glaub, das hat sich festgesetzt und hat sich so entwickelt .

00:16:41: So was ist natürlich ... ein langer und schwieriger Prozess sowas aus den Köpfen noch wieder rauszukriegen.

00:16:45: Und vor allem ist es ja auch einfach!

00:16:48: Und der Mensch geht immer den Weg des geringsten Widerstandes.

00:16:51: Es ist natürlich Arbeit, sich zu überlegen wie können wir das eigentlich besser machen?

00:16:54: Das ist ein Change-Management-Prozess, ein kultureller Veränderungsprozess.

00:16:58: Man muss da offen für Neues sein und ich glaube was da hilft, ist sich auch mal zu angucken dass es tatsächlich auf Firmen gibt die's besser machen.

00:17:05: also viele unserer Kunden haben auch gesagt hey nach der Arbeit mit euch und nach dem Tipps ihr uns gegeben habt weniger Meetings, weniger Emails wer arbeiten konzentriert da super geil.

00:17:13: mehr davon bitte.

00:17:14: Ich glaub, das braucht's auch mehr.

00:17:15: Aber um noch mal auf deine Frage zurückzunehmen... ...ich glaube es ist einfach einfach!

00:17:19: Es ist aber auch einfacher sich in der Pizzanofen zu schieben als gesund zu kochen.

00:17:23: Ist aber auch ungesund und ich glaube das ist eine ganz gute Analogie.

00:17:27: Ja gar nicht so schlecht.

00:17:28: Aber gut entfass ich nochmal zusammen.

00:17:29: also man hat diesen FOMO-Faktor Angst was zu verpassen wie sie sich verbunden fühlen.

00:17:33: Das ist sehr, sehr einfach in der Anwendung.

00:17:36: Es ist wahrscheinlich auch ein Kulturelelement.

00:17:37: Also ich glaube viele Arbeitskulturen beinhalten sowas Du hast auch eingangs gesagt, dass die Tools das sehr aggressiv ausnutzen.

00:17:45: Dass man mit vielen Merkmalen arbeitet, die einen in den Sog, in diesen Strudel wieder hineinbringen?

00:17:50: Absolut

00:17:51: genau, hundert Prozent!

00:17:52: Stell dir vor du gehst zu einem großen Konzern, bist in dem Team und die arbeiten halt schon immer so... ...und es ist dann einfach für die Führungskräfte weiterzumachen anstatt sich jetzt zu überlegen Stopp, lass uns mal ein Kulturwandel machen und besser arbeiten.

00:18:06: Und ich glaube was auch Einfach akzeptiert ist es irgendwie alle ständig irgendwie kurz vorm Burn-On sind und vom Burn-Out sind, überarbeitet sind gestresst.

00:18:14: Und das einfach normal.

00:18:17: Das ist einfach so eine ungesunde Kultur.

00:18:19: Deswegen war mir das Thema auch so wichtig aus einer gesundheitlichen Perspektive zu betrachten.

00:18:23: E-Mail ist natürlich nicht das einzige.

00:18:25: Klar spielen ist ein Puzzlestück von dem Ganzen aber ich glaube e-mail befeuert Das viel und ich glaube in vielen Firmen kommt noch zusätzlich hinzu, dass man dann Microsoft Teams oder Slack angeführt hat.

00:18:34: Und das ist ja noch hyperaktiver.

00:18:36: Das ist ja mehr ad hoc.

00:18:37: Das es ja noch mehr Message ist.

00:18:39: Ich glaub wir hatten uns auch vorhin kurz bei der Vorbereitung gesprochen dieses nicht trap basierte Arbeit.

00:18:43: Dann kriegst du eine Nachricht um acht Uhr dreißig.

00:18:46: bitte den Bericht hier und da unterschreiben.

00:18:47: Ich brauche was von dir um neun Uhr dreizig.

00:18:49: Hier ist ein neues Update um zehn Uhr Dreißig und dann findest Du die Informationen von Acht Dreißig gar nicht mehr weil die verborgen ist.

00:18:55: über Lager von den ganzen anderen Themen die komplett andere Themen bearbeiten und irgendwo verborgen legen, das kommt noch bei vielen Firmen zusätzlich zu der E-Mail hinzu.

00:19:04: Ist für dich denn eigentlich jede E-Mail gleich schlecht oder gibt es Unterschiede?

00:19:07: Also ich kann ja zum Beispiel sagen, es gibt interne Emails und es gibt externe Emils.

00:19:11: Oder ich kann E-mails mir bestellen um auf Dinge hingewiesen zu werden oder um Wissen zu konsumieren.

00:19:16: also ich kann Newsletter nehmen und Erhalte wissen.

00:19:18: Ich kann einen Tool nehmen wo ich meine wegen den Beitrag plane Und dann kommt die E-mail als mein Reminder.

00:19:22: Hallo dein Beitrag ist live.

00:19:23: hier sind deine irgendwie Creatives ums zu teilen.

00:19:26: z.B.

00:19:27: Ist E- mail immer gleich schlecht?

00:19:28: Also würde nicht sagen dass E- Mail gleich schlecht ist.

00:19:31: Also das will mich nicht mit der falsche verstehen ist kein schlechtes Tool, sondern wir nutzen es einfach sehr schlecht.

00:19:36: Ich glaube, E-Mails können sehr gut sein wie du sagst sich im Reminder schicken zu lassen.

00:19:40: eine Zusammenfassung ich habe zum Beispiel so ein AI-Tool in meinem e-mail Provider.

00:19:44: wenn ich z.B.

00:19:44: einen Newsletter kriege dann drücke ich da bitte fast mir die Kernelemente zusammen und da muss ich quasi nicht den ganzen Text lesen wenn ich unterwegs bin.

00:19:50: das ist super, super geil!

00:19:51: Ist auch ein gutes Tool um mit seinem Kunden in Kontakt zu gehen.

00:19:54: aber mir geht's jetzt eher um den Thema Zusammenarbeit im Team.

00:19:58: Dafür ist E-Mail ein wahnsinnig schlechtes Tool.

00:20:01: Deswegen auch interne E-mails und da ist eigentlich so gut wie jede E-mail schlecht, weil es gibt bessere Alternativen.

00:20:07: Natürlich gibt's beispielsweise Rundmails, so eine Announcement von einem Admin oder sowas, die mal rumgehen.

00:20:13: aber Emails intern zu nutzen um Arbeit oder Kommunikation oder Wissen irgendwie zum Managen dafür ist das einfach ... Es gibt sehr schlechte und Schlechtere!

00:20:23: Wofür ist sich denn dann gut umgekehrt?

00:20:24: Also wofür würdest du E-Mail nutzen?

00:20:26: Ja genau, also das was ich jetzt gesagt habe.

00:20:28: Es ist ein sehr guter Kanal beispielsweise mit externen zu kommunizieren.

00:20:31: wir haben ja zum Beispiel auch diesen Podcast über E-mail geplant.

00:20:33: es ist eine sehr gute Möglichkeit um seinen Kunden in Kontakt zu bleiben.

00:20:36: Newsletter beispielsweise machen wir ja auch macht ihr ja auch selber Wissen zu konsumieren.

00:20:40: als Individuum ist E-mails ja auch super.

00:20:42: und beispielsweise Newsletter zu konsumen da gibt's ganz viele Use Cases.

00:20:45: also als Kommunikationsmittel vor allem mit extern oder für mich als Person ist E mail super.

00:20:50: Versteh mich da nicht falsch?

00:20:51: Ich beziehe mich jetzt wirklich komplett auf das Thema Zusammenarbeit, Kollaboration.

00:20:55: So und jetzt sind wir natürlich neugierig... ...auf deine Lösungsansätze.

00:20:58: also wie hast du das geschafft dass du keine e-Mails mehr für interne Kommunikation bei euch benutzt?

00:21:02: Also was ich jetzt erzähle und wie das jetzt funktioniert hat bei uns funktioniert weil es quasi von Tag eins also BridgeLog gegründet hat und hatte ich dieses Mindset in dieser Kultur schon.

00:21:10: Das heißt ist es natürlich bei uns einfacher geworden oder gewesen als wenn wir zum Beispiel morgen bei uns anfängst zu arbeiten Joel, dann saugst du diese Kultur von Tag eins auf.

00:21:18: Und ich glaube in einem größeren Unternehmen ... In größerem Teams ist es natürlich ein längerer Prozess, den wir dann auch gerne begleiten haben.

00:21:25: Ich glaub, das sind drei Dinge die es braucht.

00:21:27: Das eine ist das Thema Tools.

00:21:29: Also irgendwo müssen Informationen dahin.

00:21:32: Wenn's keine E-Mail ist, wo kommt die Information?

00:21:34: Wie arbeite ich damit?

00:21:35: Das heißt, es braucht Alternativen zu E-mailtools.

00:21:38: Es braucht entsprechende Prozesse und Automatisierung um mehr entsprechend Atmenarbeit und Dinge, ... ein Computer besser machen kann, als sich abzunehmen.

00:21:47: Und es braucht eine Kulturveränderung und ich glaube also Change Management.

00:21:51: Ich glaube das ist eigentlich das Allerwichtigste die Akzeptanz Moment mal so wie wir arbeiten funktioniert nicht.

00:21:56: lasst es uns besser machen... ...und da hakt's auch bei den meisten Teams dass sie sagen wir brauchen das gar nicht.

00:22:02: deswegen ist auch ein Ziel dieses Podcast dieser Message auf zu sagen hey!

00:22:05: mal wach zu rütteln, mal zu überlegen.

00:22:06: ist es vielleicht einer der Probleme die wir haben so viele E-Mails zu schreiben.

00:22:10: Ich glaube das sind die Themen also Tools Prozesse und eben eine Kulturänderung.

00:22:14: Und ich glaub bei den Tools sind wir natürlich jetzt auch.

00:22:16: als Ersana Partner haben wir natürlich eine subjektive Meinung.

00:22:19: aber am Ende brauchst du einen Work Management Tool Also ein Tool wo alles zusammenkommt einer quasi sondern Single Source of Truth.

00:22:25: Du hast auf der einen Seite alle Projekte alle Initiativen alle Themen an denen Du selber als Person, aber auch dein Team, dein ganzes Unternehmen daran arbeitet.

00:22:34: Das heißt es ist alles in einem Tool organisiert und die komplette Kommunikation, die du per E-Mails bekommst war bei dir um diese Themen rum.

00:22:41: also kannst du mir bitte Dokument A schicken.

00:22:43: hier ist ein Gespräch mit Kunden B das hängt ja alles mit irgendwelchen Projekten und Prozessen an denen du in der Firma arbeitest zusammen Und dass ist losgelöst.

00:22:51: das heisst.

00:22:51: gehen wir nochmal zurück auf das Thema Webseite.

00:22:54: Wenn du das Projekt in einem Excel organisierst oder in der Powerpoint organisierest, gleichzeitig aber mit drei Agenturen E-Mail schreibst und fünf Kollegen E-mail schreib, dann ist das losgelöst voneinander.

00:23:04: Und stell dir vor, das ist alles in einem Tool.

00:23:06: Also in Asana beispielsweise in dem Projekt organisiert wo alle Schritte drin sind aber auch alle Updates, alle Dokumente und ganz wichtig die komplette Kommunikation.

00:23:15: Beispielsweise schickt ihr der Designer dann einen Design hoch für die erste Website, du kommentierst es an ein Task oder ein Ticket Dann kommentiert ihr da gebt Approvals setzt Abhängigkeiten und holt Leute rein oder auch wieder raus aus der Kommunikacion weil immer es euch passt.

00:23:29: Das ist alles auf einem Ort und ich muss quasi nicht mehr an SharePoint gehen, ich muss nicht mehr in Teams gehen.

00:23:33: Ich muss nicht merken zwischen diesen ganzen Tools und hin und her springen.

00:23:36: Sondern es ist alles da!

00:23:37: Und das hat mir am letzten Podcast ja auch besprochen.

00:23:40: Was es am Ende worauf es hinauskommt, ist Asynchronis kontextbasiertes Arbeiten Also immer im richtigen Kontext, auf dem richtigen Projekt zum richtigen Thema mit den richtigen Leuten über die richtigen Themen zu diskutieren.

00:23:52: Und was es auch gibt ist diese Apokalypse das Leute dann mit zehn, fünfzehn teilweise zwanzig verschiedenen Websites und Tools arbeiten müssen um sich die Informationen zusammenzuholen und das entfällt einfach.

00:24:02: Das heißt du sparsst dir ganz viel Stress weil du nicht mehr hin und her springst, weil du dich nicht mehr unterbrochen wirst und weil alles an einem Ort wirst ja?

00:24:09: Wenn du beispielsweise mit nem Tool wie Asana arbeitest Checkst du eben nicht mehr die ganze Zeit deine E-Mails.

00:24:14: So ist es jetzt zum Beispiel bei uns, ja dass die Mitarbeiter das man Team... ...nicht die ganzezeit E-mails checkt weil sie wissen wenn ich in einem Projekt arbeite und wenn was Neues reinkommt dann kriege ich das auch an dem Tool und auch zur richtigen Zeit.

00:24:25: Das ist das eine!

00:24:26: Und vielleicht da schon mal ein kurzer Sprung zur Kultur der können wir später nochmal draufgucken.

00:24:29: Es wird auch nicht erwartet bei uns dass du innerhalb von fünf Minuten auf irgendeine Nachricht antwortest, das jetzt die Asynchronität.

00:24:34: Das ist auch ganz, ganz wichtig.

00:24:36: Dass wir diese FOMO, dieses hyperaktive ausgeschaltet haben.

00:24:40: und genau das ist eben der erste ganz wichtige Schritt ein Tool zu haben wo alles drin ist deine Aufgaben, deine Kommunikation, deine Updates Deine Dokumente Alles.

00:24:48: Und es ist bei uns asane.

00:24:49: da kann man sehr komplex und sehr einfache Projekte mit Managen.

00:24:52: aber es ist egal am Ende welches Tool in uns ist muss auf jeden Fall diese Funktionen haben also im kronen Kontext besiert zu funktionieren.

00:24:57: und dass kann eben E-Mail nicht Absolut nicht.

00:25:01: Die meisten Leute führen ja ansonsten eigentlich Slack als Alternative für E-Mail ins Feld, findest du das auch ein sinnvolles Tool?

00:25:08: Ja, das ist ähnlich wie das was ich eben zu Teams gesagt habe, ich finde es noch schlimmer weil es ist noch Slack und Teams sind so gebaut dass du quasi das hast du ja ständig offen und es ist auch mit den roten Notifications, mit Sounds noch, mit Vibration und es führt dazu ... dann zwanzig, dreißig, vierzig verschiedene Channels hast und dann innerhalb dieser Channel ganz verschiedene Informationen unstrukturiert sind.

00:25:29: Und du suchst da noch mehr?

00:25:30: Also selbst der Slack Gründer hat zugegeben dass er seine Information in Select nicht immer findet weil er immer wieder suchen muss.

00:25:36: und wer hat mir das nochmal in welchen Channel geschickt... ...und auch das ist es ohne Kontext die richtige Arbeit!

00:25:42: Du kannst ja keine Projekte ins Slack organisieren.

00:25:43: Du kannst keine Aufgaben, keine Zuständigkeiten, der macht eigentlich was bis wann.

00:25:46: Das kannst du in Text Form nicht gut managen.

00:25:50: du brauchst dafür eine struktur wie tickets wie aufgaben wie projektlisten und so weiter.

00:25:54: Und das kann slack nicht und slack ist eigentlich ich würde sagen irgendwie email und steroids.

00:25:59: es ist noch quasi nochmal schlimmer weil bei slack siehst du wer online ist jetzt in grüner batten ist dann roter batten und dann erwartest du auch sofort ne antworten kannst die leute sogar noch anrufen diese diesen hattel Und kannst dir noch mehr auf den Nerv gehen und noch schneller rausziehen aus der Arbeit.

00:26:15: Hey, ich hab hier seit zwanzig Sekunden auf die Handwort.

00:26:17: was ist los?

00:26:18: Daher finde ich das eine noch schlechter Alternative.

00:26:20: Andersrum hingegen kannst du deine Emails und Slack aber auch mit einem Tool wie Asana integrieren.

00:26:24: Das heißt wenn dir jemand ein E-Mail schickt, einen Externe oder einen Slack dir eine Nachricht schickt dann kannst du daraus eine Aufgabe in Asana zum Beispiel erstellen automatisiert.

00:26:32: Das ist das Thema Prozesse unter anderem.

00:26:35: Kannst du das dann im richtigen Kontext ins richtige Projekt bringen?

00:26:38: ... umsetzbare Aufgabe im nächsten Schritt definieren.

00:26:42: Und da dann auch wieder alle Leute reinholen und... ...dann ist es egal, ob du zwanzig dreißigvierzig neue Slack-Nachrichten bekommst,... ...die Information in Asana ist genau da wo sie sein muss und du findest die dann wenn du sie brauchst.

00:26:52: Das ist ja auch das was ich eingeschrieben... ...das führt zu einer ruhigeren, zu einer konzentrierteren Weise zur Arbeit.

00:26:58: Das heißt wenn ich nicht alle sechs Minuten meine E-Mails checke... ...und nicht ständig rausgerissen werde.... dann arbeite ich fokussierter und das Website-Projekt ist vielleicht nach einem Monat, nicht nach drei Monaten fertig.

00:27:07: Aber

00:27:07: wie kriegst du diese Asynchronität hin?

00:27:09: Ich meine ganz oft ist es ja so, dass man gemeinsam an ein Projekt arbeitet und möchte schnell eine Frage einfach nur klären oder braucht irgendwie ne Zuarbeit ... Da sind den meisten Leuten schon wichtig, dass sie beim Gegenüber eine Art Ping setzen können.

00:27:21: Dass da halt irgendwie einen Ausrufezeichen hochploppt und die Leute wissen, der Bernd braucht jetzt hier die neueste PowerPoint-Version von unserem Vortrag.

00:27:29: Absolut!

00:27:30: Zwei Dinge zu dieser Sache, die wenigsten unterscheiden zwischen wichtig und dringend.

00:27:35: Und wenn wir eine Slack-Nachricht bekommen oder eine E-Mail ist es automatisch immer sofort dringende.

00:27:39: Und wichtig gleichzeitig!

00:27:40: Am besten noch mit drei Ausrufe zeichnet.

00:27:41: ihr gesagt hast... ...und das stimmt einfach nicht.

00:27:44: Neunundneinzig Prozent, also muss jeder sich selber definieren.

00:27:47: Aber neununds Prozent ist nicht dringend und wichtig.

00:27:49: Wichtig ja aber vielleicht nicht dringt.

00:27:51: das heißt dass auch wieder so ein kultureller Kulturell Veränderung zu akzeptieren das nicht alles innerhalb von Minuten beantwortet werden muss.

00:27:57: Und das funktioniert aber nur wenn du es gut vorbereitest Das heißt wenn du zum Beispiel so ein Projekt kickoff machst was auch die wenigsten Unternehmen leider machen Dass du dann schon solche Sachen entzitspürierst.

00:28:07: Wo haben wir denn eigentlich unsere Dokumente gespeichert?

00:28:09: Wer ist für etwas verantwortlich?

00:28:10: weil oft ist ja auch so ein email oder so einen slack ping.

00:28:13: Aber wer hat eigentlich, wer macht das?

00:28:14: Wer verantwortet das Budget?

00:28:15: bei wem muss ich das Login für Google Ads holen.

00:28:18: Bei wem kriege ich die Rechnung ABC?

00:28:20: Das ist absolut unstrukturierte unvorbereitete Projektarbeit.

00:28:23: Da öffnen wir jetzt noch ein ganz anderes Thema Wie mache ich eigentlich Projektmanagement?

00:28:27: Und das bereitet du halt mit einem sehr guten Kick of Four Packst den Informationen im Projekt und dann entstehen auch weniger Rückfragen.

00:28:32: Ich glaube damit kommt man auch so bisschen an den Kern.

00:28:35: Wenn dann Rückfragungen sind Einigt man sich darauf, zu sagen und akzeptiert auch dass das wenigste wirklich dringend ist und sofort beantwortet werden muss.

00:28:43: Und dann aber wenn es wirklich so ist, dann ruft man sich an... Wenn beide Leute im Büro sitzen geht man eben rüber zur anderen Person oder man schreibt dann wirklich ein Slack nach euch.

00:28:51: Das heißt, wenn ich ein Slack Nachricht kriege bei uns beim Ritual jetzt, dann weiß ich, dass es dringends ist.

00:28:56: Dann weiß ich das ist wichtig!

00:28:57: Alles andere schaue ich mir in dem richtigen Kontext zur richtigen Zeit in der Sahne an.

00:29:01: Und das ist vielleicht auch schon der nächste Punkt.

00:29:03: Kultur ne?

00:29:04: Und grad sagen Sie, die dann verbunden.

00:29:06: Die Tools hängen auch immer und sind angedockt an die Kultur, dass du wissen musst, okay wie benutzen das nach dieser Logik?

00:29:12: In deinem Fall war's gerade ein Eskalationsstufe.

00:29:14: also Slack ist bei euch eine kommunikative Eskalation-Stufe

00:29:17: nicht nur Eskulation aber schon was, wo quasi was auf jeden Fall dringend von mir attention braucht.

00:29:23: Also wer hat denn zum Beispiel heute Morgen so einen Fall, wo was mit einem Kunden schiefgegangen ist?

00:29:27: Das muss sofort ... Da kann ich nicht zwei Tage warten bis sich diesen Kunden anrufen, das muss sofort passieren Und das läuft über Slack.

00:29:34: Was habt ihr denn sonst noch für Tools im Einsatz?

00:29:36: Also Work Management nutzt ihr jetzt Asana, gibt es noch weitere Sachen mit denen ihr quasi die E-Mail abgeschafft bekommen

00:29:41: habt?

00:29:41: Ja also wir nutzen noch ein ERP System was wir selber gebaut haben.

00:29:44: das passiert auf RTable wo alle Informationen drin sind wo zum Beispiel auch automatisiert Nachrichten rausgehen.

00:29:49: also beispielsweise und auch im CRM da nutzen wir Pipedrive als CRM.

00:29:53: Und beispielsweise, wenn ein Kunde drei Tage lang nicht sich gemeldet hat, dann geht automatisch eine Nachricht raus.

00:29:58: Wenn einem Kunde bei uns einen Workshop gemacht hat, geht automatisiert ne Befragung raus.

00:30:02: Angebote werden automatisierter stellt.

00:30:03: also da haben wir ganz viele Prozesse und Automatisierung gebaut.

00:30:07: Da nutzen wir Make gleich schon mal gehört von Ceylon.

00:30:09: es ist quasi so ein Low Code No Code Plattform in denen ich quasi APIs, also Schnittstellen von verschiedenen Tools zusammenbauen kann und quasi Dinge die automatisiert ablaufen kann, die normalerweise in vielen Firmen administrativ von Personen bearbeitet werden, die kann ich dort automatisieren.

00:30:23: Also in vielen Firmen sehe ich das zum Beispiel bei Beispiel Angebotserstellung.

00:30:27: Ah der Kunde hat Interesse!

00:30:28: Lass mich mal ein Word-Dokument aufmachen vielleicht mit der Vorlage wo ich jetzt den Preis reinschreibe und manuelle alles eintippt verschwenden Mitarbeiter und Leute teilweise Stunden mit um dann quasi dem Kunden eine manuell erstelltes PDF zu schicken.

00:30:41: Und sowas.

00:30:41: z.B.

00:30:41: haben wir komplett und vielleicht auch einen Schritt davor.

00:30:44: um dieses PDF zu... finalisieren habe ich schon wieder fünfzehn E-Mails geschickt um den oder Slack Nachrichten.

00:30:51: Hey, glaubst du das sieht gut aus?

00:30:53: Kannst du mir hier nochmal Improval für den Rabatt geben?

00:30:55: Ich brauche noch mal ein anderes Logo und dann hast du wieder fünf Zehn Leute die ganze Zeit unterbrochen um einen Prozess... ...und ein Ergebnis zu erstellen dass du mit einem Klick eigentlich automatisieren kannst.

00:31:04: Das machen wir zum Beispiel.

00:31:05: also wenn Du jetzt sagst hey Bernd!

00:31:06: Wir würden gerne Asana bei uns einführen kannst Du meinen Angebot für zwanzig Lizenzen machen.

00:31:10: dann klick ich auf zwei Buttons und du hast das Ding in deinem E-Mail-Postfach.

00:31:13: Damit sparen wir uns wahnsinnig viel Zeit, damit sparen aber auch sehr viele interne Abstimmungen aus über Slack oder Emails die bei uns existieren einfach nicht.

00:31:21: Das ist eben dieser zweite wichtige Thema Prozessernautomatisierung.

00:31:25: Repetitive Aufgaben durch Automatisierung?

00:31:28: Und wenn das nicht geht, durch Checklisten abzulösen also immer die gleichen Schritte zu machen zu definieren was muss man denn, was ist Schritt eins, was isch Schritt Zwei und quasi hier Emails und Kommunikationsabstimmungen zu reduzieren extrem zu reduzieren.

00:31:40: Aber

00:31:40: wie schaffst du das?

00:31:41: Ich meine, ganz oft hat man ja so Individualisierung drin.

00:31:44: Du hast jetzt irgendwie den einen Kunden, der sagt dann vielleicht Bernd ... ich möchte bei dir Asana-Onboarding buchen und können wir auch noch mal ein Workshop machen über dieses Jahr.

00:31:52: Aber das müssten wir mit den Kollegen in Italien anders machen als mit denen in Spanien.

00:31:56: Kannst du mir zwei unterschiedliche Angebote machen?

00:31:59: Ich brauch da eine PO drauf, also so ne Purchaseordernummer.

00:32:03: Also du weißt doch, ob ich raus will, ne!

00:32:04: Ja auf jeden Fall.

00:32:05: Und ich glaube, dass ist Ausnahmedenken.

00:32:08: Sag mal, wenn sich siebzig Prozent der Kunden in so ein Prozess reinstecken lassen, dann hast du schon siebzig Prozent gewonnen.

00:32:12: Und die anderen dreißig Prozent musst du natürlich auch bearbeiten können und das tun wir auch.

00:32:16: Das heißt innerhalb dieser Tools, die alles automatisieren kannst du auch Texte verändern.

00:32:19: Du kannst auch Dinge verändern.

00:32:21: Wir versuchen das aber zu vermeiden.

00:32:22: Das heißt, wir versuchen den Kunden auch darin gehen quasi auch so ein bisschen zu edukaten und wenn es dann nicht geht zum Beispiel ganz großen Enterprise-Kunden da gibt's irgendwelche spezifischen Einkaufsbedingungen klar verändern weder in Sachen und da überlegen wir aber aufständig wie können wir das vielleicht irgendwie automatisieren?

00:32:36: Wie können wir dass verbessern?

00:32:37: Und ich glaube was jetzt hier noch ins Spiel kommt ist natürlich KI also das AI Enabled Tools.

00:32:42: was wir z.B machen ist dass wenn Kunden uns E-Mails schreiben Und ich will nicht, und gibt's auch in vielen Firmen wie der E-Mail Ping Pong oder Slack Ping PONG.

00:32:49: Was hat der Kunde gesagt?

00:32:50: Gib mir ein Update!

00:32:50: Bei uns fasst das eine AI zusammen.

00:32:53: Inner Asana Task oder in dem CRM System.

00:32:55: Kunde hat geantwortet, möchte dessen das, Berndt hat geantwortet... ...und schlägt Dassen das vor.

00:32:59: Alle sind geupdatet.

00:33:00: Auch hier hab' ich mir wieder fünfzehn Emails

00:33:02: gespart.".

00:33:02: ... das hast du da für ein Tool benutzt, also womit kannst du so... ... welches KI-Tool docks du an?

00:33:07: Was dann in dieser Trias funktioniert.

00:33:09: Ja, das muss ich noch mal nachgucken.

00:33:10: Das hat unser Tag Team gemacht.

00:33:12: Ich weiß gar nicht, welches Tool die da genau nutzen.

00:33:14: Aber wir nutzen als Anbindungsstelle mehr Make, ... ... was dann quasi mit unserem CM und mit Asana dran ist,... ...und die E-Mails dann ausliest und dann quasi zusammenfestigt.

00:33:22: Ich muss noch mal genau gucken, welche... ... will ich jetzt keine falschen Funktion geben.

00:33:25: Welches Tool das genau war.

00:33:26: Ah

00:33:26: aber okay!

00:33:26: Also ihr habt sage ich mal E-mail Wandards rein... ...dann hast Du Make, was aktiv

00:33:30: wird.

00:33:30: Und also die Frage ist nochmal, was ist der

00:33:32: Trigger?!

00:33:33: Du drückst, du hast ein Auslöser.

00:33:34: Aber dann hast du eine Verbindung zwischen deinem Mailfach, Make, Asana und gegebenenfalls noch Dritttools wie diesem KI-Anbieter.

00:33:40: So viel kann man schon mal sagen?

00:33:41: Genau, bei dem guten CM-Tool hast du quasi einen Deal oder eine Opportunity offen.

00:33:46: Dann hast du mehrere Kontakte, die damit verknüpft sind.

00:33:49: Kunde abcatabc.de.

00:33:51: Und sobald von dieser E-Mail-Adresse eine E-mail bekommst, checkt das Tool A mit diesem Deal verknüpft.

00:33:57: Dieser Deal ist wiederum mit Asana verknupft

00:33:59: z.B.,

00:33:59: bitte fasst das zusammen.

00:34:02: plus eben diese Automatisierung, die Prozesse und alles in Asana zu haben.

00:34:07: Das sind so die ersten zwei Schritte, die bei uns auch E-Mails komplett intern unnötig machen weil alles in den Tools ist.

00:34:13: Und das hat richtig gut funktioniert!

00:34:15: Wir wollen es halt immer weitertreiben und bauen das auch bei immer mehr Kunden ein.

00:34:18: Die Erfahrung zeigt ja bei mir dass Automatisierungen nie aufhören sondern ich finde wenn man einmal angefangen hat macht man eigentlich immer eher mehr.

00:34:25: Was ist denn so dein Vorgehen?

00:34:26: Wenn du über einen Prozess und Automatisiierung als ein wichtiges Element jetzt denkst um E-mails loszuwerden

00:34:32: Also ich glaube, ich weiß gar nicht von wem das Zitat war do things that don't scale am Anfang.

00:34:36: Also immer wenn du was merkst, was ein neuer Prozess ist dann mach den erstmal manuell und lern den Prozess kennen, der noch alle Fallstricke kennen.

00:34:42: Was ist quasi zu analysieren?

00:34:44: Was davon ist automatisierbar und was nicht?

00:34:47: Also da hast du ja gerade gesagt, der Kunde will das und dass einen extra Wunsch, das sind dann diese dreißig Prozent.

00:34:50: Das heißt dieses Prozesse.

00:34:51: also immer wenn etwas Neues aufkommt oder wenn du'n Prozess hast, der sich wiederholt, das auch in Auge führt zu haben und dann zu überlegen können wir das automatisieren macht es auch Sinn.

00:34:58: Manche Dinge automatiseren wir zum Beispiel nicht Weil das gefährlich ist,

00:35:02: z.B.,

00:35:02: wenn du ... Das dritte Follow-up im CRN-Prozess hat mir automatisiert, sind E-Mails an Kunden gegangen fünf Minuten nachdem der Kunde geantwortet hat, hast du dir das Angebot schon angeguckt?

00:35:11: Der Kunde hat es gerade angenommen!

00:35:13: Solche Sachen muss man aufpassen wo man sagt, dass macht vielleicht nicht so viel Sinn des Autos zu automatisieren und da ist auch der Mensch viel besser im Vertrieb zum Beispiel.

00:35:19: Und andere Dinge wie z. B. Checklisten basierend.

00:35:22: Schritt ein, Schritt zwei, Schritt drei.

00:35:23: Dinge kannst du viel besser automatisiert.

00:35:26: Also unsere NPS-Auswertungen, wie zufrieden sind die Kunden mit uns.

00:35:29: Das geht komplett automatisiert raus.

00:35:30: sobald bei uns ein Berater sagt das Projekt ist abgeschlossen Triggert eine E-Mail von meinem e-mail Account.

00:35:35: Joel Wollt mich noch mal als CEO selber vorstellen.

00:35:38: hoff du warst zufriedend.

00:35:39: Wenn nicht bitte mir eine E mail schreiben.

00:35:40: dann versuchen wir es gutzumachen.

00:35:41: wenn doch freue ich mich auf den Feedback.

00:35:43: So super geil ... der Kunden antworten und das ist komplett automatisiert.

00:35:47: Ich muss mir keine Gedanken übermachen, ich muss die Berater nicht fragen... ... hast du kurz eine E-Mail Adresse von der Ansprechpartnern?

00:35:52: Dann habe auch da wieder E-mails in Kommunikation

00:35:53: gespart.".

00:35:54: Ja, ich hab nur die Beobachtung gemacht dass wenn es aufliegt dann ärgern sich Leute immer.

00:35:58: ne also ich habe jetzt auch mal Feedback bekommen.

00:35:59: so hey du schreibst mal Nachrichten die fühlen sich voll persönlich an Aber ich glaube, sie sind es nicht.

00:36:04: Und dann bin ich pissig, wenn ich das Gefühl habe ... Ich werde so in das Licht geführt, dass du mir was Persönliches schreibst und an die Fakte war's eigentlich nur eine Automatisierung?

00:36:11: Also ich find' das manchmal auch ein zweischneidiges Schwert!

00:36:13: Ja

00:36:13: aber das ist auch... Das ist die Minderheit.

00:36:14: also als du meine E-Mails geschickt hast, waren wir auch voll klar, dass die automatisiert waren.

00:36:19: Aber das ist okay, da müssen die Leute auch einen Verständnis fahren, wenn irgendwie mit hunderttausend Kunden Arbeit zu kannst ja nicht mehr alles persönlich machen.

00:36:28: Von daher, ich glaub, das is auch wieder so ne Ausnahme.

00:36:30: Dann kann man uns immer noch erklären Also hat das seinen Sinn, hat es doch erfüllt.

00:36:33: Der letzte Punkt ... also wir haben jetzt die drei Elim eben schon mal so halbwegs zu zwei Dritteln angekratzt, also Toolsprozesse und als drittes Kultur?

00:36:40: Was empfiehlst du da, wie man so eine Kultur in den Griff kriegt?

00:36:43: Ja, also das ist eigentlich das größte und ich glaube das wichtigste Thema.

00:36:45: Ich glaub der Schritt eins ist auch die Erkenntnis, hey irgendwas läuft bei uns nicht gut.

00:36:50: Wir hätten zumindest mal Interesse rauszufinden, schreiben uns so viele E-Mails, arbeiten überhaupt irgendwie gut zusammen.

00:36:55: Warum sind bei uns alle immer die ganze Zeit gestresst und hyperaktiv?

00:36:59: Und ich glaub dass das ist die Voraussetzung.

00:37:00: ist es sicherlich so, dass jetzt sagen wir mal du ablösen im Team mit zwanzig Leuten in Marketing und deine Chefin sieht das nicht so.

00:37:05: Dann ist es natürlich schwieriger, das irgendwie reinzubringen.

00:37:07: ich glaube da fängt's an nochmal die Probleme aufzulisten um euch zu sagen hey... Wir schwimmen doch alle, du doch inklusive liebe Chefin!

00:37:14: Wir schwimmen doch allen E-Mails.

00:37:15: wollen wir es nicht besser machen?

00:37:16: also da ein bisschen so ein Verständnis zu schaffen.

00:37:18: Ich glaube das ist das allerwichtigste.

00:37:20: aber ich glaub da würde jeder auch.

00:37:21: Ich glaub, kein Mensch sagt ich krieg zu wenig E-Mails.

00:37:25: Damit kriegst du jeden.

00:37:26: Und dann tatsächlich auch mal so auflisten ... Was macht das denn?

00:37:29: Das, was wir heute in dem Podcast teilen.

00:37:32: Vielleicht mit Kolleginnen und Kollegen teilen und die Punkte, die wir heute aufgelistet haben, ein hyperaktives Arbeiten, ständig unterbrechen.

00:37:39: Das kann man ja auch in Zahlen ausdrücken, was der Firma kostet.

00:37:42: Wie viel besser es wäre, das besser zu machen.

00:37:45: Genau wie ist besser gesund zu kochen als sich eine Pizza in Ofen zu machen?

00:37:49: Es ist crystal klar, das versteht jeder!

00:37:51: In der Arbeitswelt ist es natürlich komplexer und ich glaube da ist dieses Beispiel mit dem Tischler, den man sich anguckt.

00:37:56: Und sich damit vergleicht wenn er alle sechs Minuten sein Handy rauszieht dann wird Bert diesen Tisch nicht fertig kriegen und nicht gut machen.

00:38:02: Ich glaub das resoniert dann relativ oft.

00:38:04: Das ist so Schritt eins in der Kulturveränderung und so ein Change Management Prozess der dauert ja das ist ja nicht von heute auf morgen gemacht sondern dann mal auf zu überlegen okay Wollen wir es denn besser machen?

00:38:14: Was sind denn unsere Schmerzpunkte?

00:38:15: Lassen Sie uns doch von den, keine Ahnung.

00:38:16: Zehn Schmerzenpunkten, die wir in einem gemeinsamen Workshop vielleicht auch mit einem Trainer herausgefunden haben.

00:38:20: mal die Top drei Tackle und die top drei sind beispielsweise... Wir schicken uns alles!

00:38:25: Jede Anlage jede Frage schicken wir uns alles per E-Mail.

00:38:28: Lasst uns doch mal ein paar Regeln Konventionen anlegen dass wir beispielsweise keine Dokumente mehr schicken sondern nur noch SharePoint Links.

00:38:35: Lass uns mal Regeln aufsetzen das wir uns sechs Stunden Zeit geben auf E-mails zu antworten.

00:38:39: lasst uns mal eine Regel erstellen.

00:38:41: was bedeutet eigentlich ... dringend und nicht dringt, also dass wir auch so ein bisschen mehr Ruhe... ... in die Arbeit bringen.

00:38:45: Ich glaube das ist Schritt Nummer zwei!

00:38:47: Das muss jede Firma, jede Kultur für sich selbst definieren.

00:38:50: ich glaube das kann man jetzt nicht so pauschal sagen.

00:38:52: da können auch wir als Trainer zum Beispiel unterstützen.

00:38:54: Und dann wenn diese ersten Schritte gemacht sind wenn man auch Erfolge dann merkt dann zu überlegen okay was können wir denn jetzt an Tools einsetzen?

00:39:01: Und Prozesse optimieren um das besser zu machen.

00:39:03: und manche Firmen Sind schon soweit zu sagen, hey lass uns direkt mit den Tools in den Prozessen anfangen.

00:39:08: Wir sind schon so weit wir haben die ganze Zeit danach gesucht.

00:39:10: wir wollen es eigentlich und manche Firmen sind wirklich noch ganz am Anfang.

00:39:13: die brauchen brauchen erst die Erkenntnis.

00:39:14: Und das ist auch das.

00:39:16: was wird zum Beispiel auch von tag eins machen?

00:39:18: wir müssen erstmal rausfinden sind die Leute überhaupt bereit für diesen Wechsel?

00:39:22: da müssen sie an die Hand nehmen und quasi auch durch best cases Das zeigen.

00:39:24: dann zeige ich auch mal kurz meinen mein email postfach und zeigt denen dass ein zehn emails drin Amtag und dann schaut sich immer das neidisch anderen sagt auf krass Ich kriege irgendwie drei hundert am Tag.

00:39:34: Wie machst du das?

00:39:35: Und ich glaub, damit fängt man so einen Kulturwandel an.

00:39:38: Aber man muss es wollen und ist auch nicht einfach.

00:39:41: Es ist eine Veränderung der Art und Weise wie man arbeitet.

00:39:44: Das ist ein Akzeptanz.

00:39:45: Und es ist ja tief in uns drin dieses ständig WhatsApp-Checken, dieses ständige E-Mails-Checken.

00:39:51: Und das abzuschalten ist wahnsinnig schwer!

00:39:54: Da gibt's auch ein Buch von Call Newport, weil da musste ich kurz munzeln, dass du es am Anfang gesagt hast... Ich hab die unpopuläre Meinung beispielsweise, nicht als Wecker genutzt werden sollte.

00:40:05: Das machen wahrscheinlich alle, die den Podcast hier haben, nutzen ihr Handy als Wecher und ich finde das ist das Schlimmste was du tun kannst weil du dann morgens von einem Gerät geweckt wirst was nur darauf wartet dich in seine Welten einzusaugen In Instagram, in TikTok, in E-Mail und dann bist du schon ganz woanders.

00:40:20: Und da gibt es auch ein ganz interessanten Experiment das sind diesen Buchwürden wie Hessenes Da geht's um irgendwie Social Media abschne... Ich muss mal den Titel raussuchen.

00:40:29: als Anzanaser letzten Bücher Und das hab ich mal ausprobiert beispielsweise, mein Instagram vom Telefon zu löschen.

00:40:35: Mein E-Mail-Provider vom Telefonslöschen LinkedIn vom Tele ...

00:40:38: Digitaler Minimalismus heißt das

00:40:39: Buch?

00:40:39: Digitaler Minimalismus genau.

00:40:42: Der zeigt das sehr extrem auf.

00:40:43: Aber davon das mal auszuprobieren, sich als Team hinzusagen die Leute, die zwanzig Menschen im Marketing-Team arbeiten wenn sie quasi das Go von ihrer Chefin haben, löscht doch bitte alle den E-mail-Providers von eurem Handy oder lockt euch zumindest aus der Firmenemail-Adresse aus.

00:40:56: und dann merkt man mal dass man als Selbstexperiment vielleicht jetzt mal mitnehmen Wie oft man eigentlich sein Handy aufmacht nur um gewohnheitsmäßig die E-Mails zu checken, eben weil dieser Dopamin Kick kommt.

00:41:06: Man sitzt auf der Telete und ist auf dem Weg zur Arbeit im Bus, im Auto, wo auch immer... ...und checkt die ganze Zeit immer!

00:41:11: Und das ist ein ganz guter Indikator herauszufinden bin ich eigentlich süchtig Und das ist am Ende eine Sucht.

00:41:16: Weil durch Parmine ausgeschüttelt wird, man ständig diesen Fomo befriedigen möchte und das ist vielleicht auch ein ganz guter Kulturwandel, dass wir es mal ausprobieren.

00:41:24: Das muss natürlich die Akzeptanz haben da wenn ich jetzt irgendwie eine Bereich arbeite zum Beispiel im Messebau oder weiß nicht in irgendeiner Arbeit wo es ganz wichtig ist, dass ich zu einer gewissen Zeit zumindest ständig erreichbar bin dann ist es okay denn davon darf man das in dem Moment nicht machen.

00:41:35: aber wenn ich nun im Marketing Team arbeite und es ist kein Event oder keinen Rollout geplant gerade sondern wir haben grade die Möglichkeit langfristig an Projekten zu arbeiten, dann ist das zum Beispiel auch mal ein gutes Experiment um so einen Kulturwandel anzustoßen.

00:41:48: Würdest du denn sagen, dass du einen Kulturwandel eher bottom up oder top down immer kommen musst?

00:41:51: Was sagt deine Erfahrung?

00:41:52: Also top-down ist natürlich einfacher.

00:41:54: da muss man aufpassen, dass es nicht heißt ich habe die Weisheit mit Löffeln gefressen und übermacht jetzt alle so da wird's auch Widerstand geben.

00:42:00: Ich glaube das Beste ist tatsächlich einfach mal offen drüber zu reden als glaubt die besten Veränderungen kommen wenn alle Ganz offen reden können vielleicht in so einem workshop im off-site mal zusammen und dass man als thematisieren kann.

00:42:11: Und darüber sprechen können ob das jetzt bottom up oder top down ist es auch kommt auch von der kultur darauf an.

00:42:16: das kann man glaube ich auch nicht auf pauschal sagen, ich glaub oft kommt des bottom ab weil die sagen wir die unterste hierarchieebene die meisten emails am ende abkriegt und das dann irgendwie hoch escaliert.

00:42:25: aber ich glaube das wird auch oben gesagt komm manage dich doch besser.

00:42:29: hier sind geht zu dem Kurs, how to deal with a hundred emails per day.

00:42:34: Und ich glaube das sind dann einfach nur Pflaster die auf unten geklebt werden anstatt wirklich an die Wurzel zu gehen.

00:42:39: Ich glaub man braucht am Ende die Möglichkeit das ganz offen zu kommunizieren vielleicht in so einem... Das ist oft ein gutes Thema in so einen Offsite oder vielleicht mal so eine Open Q&A Session in der Firma einzurichten und sagen was sind denn eigentlich Probleme?

00:42:50: Lass uns das doch mal ausprobieren!

00:42:51: Und dann ganz langsam anfangen.

00:42:52: und wenn es halt nicht funktioniert und funktioniert nicht, dann ist es vielleicht die falsche Kultur und es funktioniert ja.

00:42:57: viele Firmen funktionieren ja auch auf E-Mail halt Nur mit welchen Kosten?

00:43:01: Was sind dann die Opportunitätskosten da?

00:43:04: Ja, cool Bernd.

00:43:04: Du das war echt inspirierend mal zu verstehen dass man so wie miteinander verhaken kann und was es eigentlich an welchen Stellen für Punkte braucht.

00:43:11: also ich würde sagen to be continued Und ich setze mich jetzt mal hin und guck mal nochmal ein bisschen unter die Haube wo wir alles die E-Mails weglassen können und vielleicht machen das viele andere auch.

00:43:19: Also schon daher... Daher schonmal viel vielen Dank!

00:43:21: Sehr

00:43:22: gerne Danke fürs Zuhören beim Digital-Kompakt-Podcast.

00:43:28: Du merkst, hier ziehst du massig Wissen für dich und dein Unternehmen heraus!

00:43:32: Wenn du mit uns noch erfolgreicher werden möchtest, abonniere uns auf den gängigen Podcastplattformen – und hey, je größer wir werden, desto mehr Menschen können wir helfen.

00:43:43: Also erzähl doch auch deinen Kolleginnen und Kollegen von uns.

00:43:46: Bis zum nächsten Mal.