Interne Untersuchungen: Das sind die 5 Todsünden 🤯

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00:00:16: Hallo Leute, hier ist Joel und heute wird es wieder juristisch und gleichzeitig unterhaltsam.

00:00:20: Wann hat man das schon mal?

00:00:21: Das kann ich euch sagen wenn die liebe Caroline Raspéh und der gute David Riecks zu Gast sind.

00:00:26: Die sind

00:00:26: nämlich beide Partner bei WIPOC, seine großartige Anwaltskanzlei, David zum Thema Strafrecht und Caroline zum Thema Internal Investigations Und wir besprechen ja regelmäßig fleißig strafrechtliche Themen.

00:00:38: Wann hat man so was auch schon mal, dass wir Unternehmertum uns anschauen mit dieser Brille?

00:00:42: Und heute geht's darum.

00:00:44: Was sind denn eigentlich die fünf Hauptfehler, wenn ich eine interne Aufarbeitung von Verstößen vornehme?

00:00:49: Also wann sowas einsetzt, finden wir gleich noch einmal verstehen.

00:00:51: Aber im Wesentlichen geht es heute wirklich darum, wenn da mal richtig was los ist und ich das intern aufarbeiten möchte, was kann ich dabei falsch machen?

00:00:57: Von daher wirds auch spannend.

00:00:59: und ihr beiden, ich freu mich darauf.

00:01:00: Hallo!

00:01:00: Schön, dass Ihr da seid.

00:01:01: Hallo, schön, dass Sie wieder da sein dürfen.

00:01:05: Ja, vielleicht fangen wir mal ganz bodenständig an.

00:01:06: Also ich glaube glücklicherweise wissen nicht so viele Menschen.

00:01:10: also was eine internen Untersuchung ist kann man sich schon grob vorstellen?

00:01:13: Vielleicht nicht was alles dazu gehört aber vor allem Wann mache ich so was eigentlich?

00:01:16: Also, was sind die Auslöser?

00:01:17: Vielleicht gehen wir mal ganz bosenständig.

00:01:19: Was ist der typische Ablauf von sowas und wann brauche ich das eigentlich?

00:01:22: Ja also interne Untersuchungen bedeutet nur dass sich Versuche zu verstehen, was passiert ist.

00:01:28: Es ist letztendlich eine Sachverhaltsaufklärung, die man Unternehmensintern durchführt.

00:01:33: Und die auslösern können sehr vielfältig sein.

00:01:37: Das kann sein... Irgendein Vorwurf in der Öffentlichkeit zu meinem Unternehmen bekannt geworden ist.

00:01:43: Das kann ein Zeitungsartikel sein, das können natürlich externe Hinweise sein.

00:01:50: Es kann aber fast noch häufiger auch einfach internes Meldewesen sein.

00:01:54: Wir haben ja jetzt schon seit einer Weile des Hinweisgeberschutzgesetz und das heißt wenn also Mitarbeitern Fehlverhalten melden oder sagen ich glaube mein Mitarbeiter steckt regelmäßig das Geld aus der Kaffekasse ein oder was es auch mal sein mag dann muss ich als Unternehmen ja irgendwas damit tun.

00:02:10: Und das ist oft eine interne Untersuchung, also wie ausführlich und wie viel man da macht oder so sprechen wir heute bestimmt noch mehr.

00:02:16: Das kann sehr unterschiedlich aussehen aber eigentlich bedeutet es ne Sachfallsaufklärung zu verstehen was an den Vorwürfen dran, was ist passiert?

00:02:25: Und ein vielleicht dritter Faktor der noch wichtig ist Wie's losgehen kann ist natürlich auch eine behördliche Untersuchungen.

00:02:30: Also wenn eine Behörde auf mich zukommt und wirft mir einen Fehlverhalten vor oder Mitarbeitern einen fehl Verhalten vor Genau.

00:02:37: Ist das auch ein häufiger Auslöser dafür, dass ich selber nachgucken muss?

00:02:41: Was ist denn wirklich

00:02:41: passiert?".

00:02:42: Okay also entweder externe Angriff sozusagen, juristisches Vorhaben.

00:02:48: der Kollege hat die Büroklammer wieder mitgehen lassen oder Behördeschrattet ein.

00:02:52: was würdet ihr sagen?

00:02:54: wie viel Prozent der Unternehmen also sagen wir vielleicht so die Frequenz betrachtet haben jetzt sowas zu tun?

00:03:00: oder Wie oft hat man damit zu tun?

00:03:02: Das liegt an der Unternehmensgröße.

00:03:03: natürlich vor allem.

00:03:04: Aber also in großen Konzernen ist das an der Tagesordnung, da gibt es tatsächlich teilweise sogar Abteilungen für eben genau sowas.

00:03:13: Das ist dann eine Meldabteilung oder eine Abteilung in der Compliance-Abteilung die sich mit vor allem internen Verstößen und Hinweisen auseinandersetzt.

00:03:22: Und ja, in deutlich kleineren Unternehmen ist es natürlich seltener.

00:03:25: Wir treffen auch immer wieder auf Unternehmen Die haben eben noch nie ne interne Untersuchung gehabt Und sind da dann deswegen auch oft am Anfang immer etwas verunsichert und sagen, was müssen wir denn jetzt tun?

00:03:33: Wie geht das überhaupt.

00:03:35: Aber in der Regel hat es einfach stark zugenommen, was vom regulatorischen Umfeld bedingt ist.

00:03:42: Das ist eben was auf jeden Fall auf dem Vormarsch, solche internen

00:03:45: Aufklärungen.".

00:03:46: Na gut, dann fangen wir doch mal an.

00:03:47: Also fünf Hauptfehler?

00:03:49: Drei bei Caro heute und zwei bei David, aber wir ergänzen uns bestimmt fleißig.

00:03:52: Fangen wir vielleicht mit dem ersten an der relativ plain Vanilla-Liebe Caro

00:03:57: nichts tun!

00:03:58: Ja genau also.

00:03:58: ich glaube es ist manchmal so ein urmenschliches Verhalten oder auch eine Reaktion die nachvollziehbar ist dass wenn einem erstmal was Unschönes mitgeteilt wird das jetzt noch nicht von Anfang an offensichtlich ist ob da wirklich was dran ist dass man erst einmal denkt Ich würde es gerne ignorieren.

00:04:15: Also eigentlich würde ich gerne nicht so genau hinschauen und vielleicht hoffen, dass sich die Luft auflöst.

00:04:20: oder das ist vielleicht nur ein Mitarbeiter war der gerade irgendwie sich mit einem Kollegen gestritten hat dann mir irgendwas gemeldet hat womit ich aber von erst mal gar nicht viel anfangen kann.

00:04:27: oder ich halte auch für unwahrscheinlich Und dann kann man eben schon erstmal denken naja muss ich jetzt wirklich was tun Auch wenn eben die Behörden kommen?

00:04:35: wir haben ja grad die drei Faktoren aus aufgefächert.

00:04:38: Es kann eben sein, dass das aus dem Unternehmen kommt und der Vorwurf aus der Öffentlichkeit kommt also von Dritten oder auch von der Behörde.

00:04:45: Und wenn eine Strafbehörde auf einen zukommt ist es durchaus in Deutschland noch weit vertreten.

00:04:49: da kann sicher damit noch was zu sagen.

00:04:51: aber erst mal die Leute sagen ja jetzt müssen die mir doch erstmal nachweisen.

00:04:54: Also warum soll ich denn überhaupt tätig werden?

00:04:56: Die müssen doch Beweise sammeln.

00:04:58: Eine Staatsanwaltschaft muss den Fall nachweisen können, muss wie gesagt einfach eine Kausalkette herstellen und muss dann sagen ihr habt was falsch gemacht.

00:05:06: Und solange ich die Füße still halte und dabei nicht helfe ist die Wahrscheinlichkeit vielleicht auch geringer dass sie das schaffen.

00:05:12: also könnte man eben immer auch überlegen Vielleicht ist doch eigentlich nichts tun ne ganz gute Variante und Das is aber in unserer Erfahrung Ich würde sagen mit ninety fünf Prozent der fälle Ist es keine gute Entscheidung und das liegt einfach daran dass das hat soft und hart faktoren.

00:05:30: Also einerseits kann man wirklich mit dem Nichtstun einen eigenen Pflichtverstoß begründen.

00:05:37: Wir hatten in den letzten Folgen auch immer schon mal über das schöne lange Wort der Legalitätskontrollpflicht eines Managements gesprochen, also letztendlich hat eine Geschäftsführung die Aufgabe mögliches Fehlverhalten zu untersuchen und abzustellen.

00:05:50: Abstellen kann man meistens nur wenn man weiß wo das Problem liegt und was schief gelaufen ist

00:05:56: D.h.,

00:05:56: allein daraus kann sich schon eine Pflicht zur Aufklärung konkretisieren, dann gibt es zunehmend – ich habe eben schon mal das Hinweisgeberschutzgesetz angesprochen – auch darin ist die interne Untersuchung einer der relevanten Folgemaßnahmen, die ergriffen werden sollen wenn man einen stichhaltigen Hinweis bekommt.

00:06:12: und zunehmen gibt es auch Regelungsregime Und da sind einfach alles Humkte, die schonmal auf rechtlicher Seite dafür sprechen dass man sich das anschauen sollte also insbesondere um auch zukünftige Verstöße auszuschließen.

00:06:25: Und dann gibt es noch ein paar Softfaktoren, die aber mindestens genauso wichtig sind.

00:06:29: Das ist nämlich wenn... Also erstens, wenn ich gar nichts tue bin ich nicht her über die Storyline und über die Kommunikation gerade, wenn's schon in der Öffentlichkeit läuft.

00:06:39: also ich hab ja keine Möglichkeit irgendwie einzugreifen oder substantiiert gewisse Vorwürfe zu entkräften oder generell einfach mich dazu zu verhalten weil ich selber gar nicht weiß was passiert ist.

00:06:51: Und ganz wichtig ist auch das Interne, selbst wenn ein Vorstoß bislang nur intern gemeldet wurde.

00:06:55: Wenn Mitarbeiter merken und ich hatte das gerade kürzlich in einer internen Untersuchung nicht geführt hab ... Wenn die merken wir melden was?

00:07:01: Also wir gehen schon den Schritt!

00:07:03: Der fällt den Deutschen grade in der Kultur gar nicht so leicht zu so ner Unternehmens-Hotline zu greifen, Hörer aufzunehmen oder eine E-Mail zu schreiben.

00:07:11: Dann merke ich aber es passiert gar nichts, es versandet.

00:07:14: Die Frage stellen mir noch nicht mal Fragen zurück.

00:07:19: die Unzufriedenheit enorm im Unternehmen.

00:07:21: Und das kann dann einfach dazu sorgen, dass es ... Das Problem viel größer wird als das eigentliche Thema gemeldet wurde.

00:07:27: Die sprechen natürlich mit anderen Kollegen darüber und sagen alle ja stimmt!

00:07:31: Wir haben hier schon immer eine toxische Kultur.

00:07:33: Ich hatte das neulich in wissenschaftlichen Kontext.

00:07:36: Da waren Nachwuchs-Wissenschaftler sehr unzufriedend.

00:07:39: Das rutschte dann auch immer mehr ab.

00:07:41: Also die Vorwürfe wurden lauter, stärker gegen Richtung MeToo und Mobbing.

00:07:46: Ein Hauptthema, warum das so weit gekommen ist, ist, dass einfach gefühlt seit der ersten Meldung nicht signifikant was passiert ist.

00:07:53: Und die Mitarbeiter einfach das Gefühl hatten sie wären damit nicht ernst genommen.

00:07:56: und allein das ist auch ein Grund wenn Vorwürfe kommen, die auch nur annähernd gefasst werden können.

00:08:03: also wenn etwas völlig Abstruses kommt kann ich damit manchmal auch nichts tun.

00:08:06: aber wenn ich die Möglichkeit habe zurückzufragen Oder irgendein Ansatzpunkt für eine interne Untersuchung habe oder nachfragen, dann sollte ich den ergreifen.

00:08:15: Natürlich immer alles in einem ausgewogenen Maße.

00:08:19: Man muss jetzt nicht gleich mit fünfzig Anwälten da reingehen und alle Mitarbeiter screenen aber man muss sich dann einfach überlegen was ist der richtige Weg?

00:08:27: Und das Wichtige ist eigentlich wirklich nur keine Inaktivität zeigen um solche Vorwürfe ernst zu nehmen.

00:08:31: Okay

00:08:32: dabei ist schon ganz viel drin.

00:08:33: sag mal David.

00:08:34: Jetzt hat ja Caro eben gesagt wenn ich hier angeschossen werde von staatlicher Seite Da könnte ja die Vogelstraustrategie schon sinnvoll sein.

00:08:41: So nach dem Motto, ich belaste mich mit nichts wenn ich erst mal still halte und so weiter.

00:08:45: Magst du das nochmal ein bisschen spezifizieren?

00:08:47: Warum das nicht so ist?

00:08:48: Das kann ich gerne machen.

00:08:49: Das hat meines Erachtens zwei Komponenten, die man bedenken muss.

00:08:53: Die eine ist von Caroline gerade angesprochener also die Problematik dass sich sehr lange nicht weiß ob an dem Vorwurf eigentlich was dran ist.

00:09:02: Und jedenfalls wenn es sich um Vorwürfe handelt Geschäft betreffen, also Dinge die ich quasi morgen ja weiter am Markt tue.

00:09:13: Dann habe ich ja schon mal das grundsätzliche Problem dass sich gar nicht weiß ob ich damit in der Form wie es gerade mache aufhören muss oder nicht Also ob es tatsächlich ein Problem gibt.

00:09:19: Ich mach's mal konkret Irgendwer wirft dem Unternehmen vor irgendein Produkt was ist auf den marktbringend hat Angeblich vielleicht irgendwelche gesundheitsgefährdenden Risiken Die bei der Testung bewusst von den produktverantwortlichen ignoriert worden sind jetzt machen fiktives Beispiel, aber solche Dinge gibt es in der Praxis natürlich.

00:09:40: Wenn ich das nicht kläre, ob es tatsächlich dazu gekommen ist dass die Messwerte nicht ordnungsgemäß erfasst worden sind, verkaufe ich das Produkt ja morgen wieder.

00:09:49: und wenn ich's morgen wiederverkaufe und ich habe diesen Hinweis aber nicht aufgeklärt, ob er richtig ist dann ist spätestens dann natürlich ein gravierendes Risiko das auch mir als demjenigen der das Geschäft verantwortet der Geschäftsführer beispielsweise der Vorwurf gemacht wird, da sich zumindest im Kauf genommen haben dass die zukünftigen Straftaten dann sozusagen auch von mir vorsätzlich mit verantwortet werden.

00:10:09: Also das alleine ist ein zentraler Punkt, aber auch wenn es die Vergangenheit betrifft, ist meine Erfahrung, dass sehr, sehr viele Stakeholder sei es Gesellschafter, Beiräte andere Mitarbeiter, andere Geschäftsführer von mir eine Antwort haben wollen ob da was dran ist und wenn ich dann sage ja die Ermittlungsbehörden klären, ist es gerade bei wirtschaftsschrafrechtlichen Sachverhalten so, dass diese Klärung Jahre dauern kann.

00:10:31: Das heißt die nehmen dann an einem Tag vielleicht ganz viel Daten mit Die Antwort ob sie da was zu ermitteln oder nicht und wann kann aber auch drei Jahre später kommen.

00:10:40: Und bis dahin bin ich dann eben in einer gewissen Weise gelähmt Es sei denn ich schaffe es ist vielleicht etwas schneller parallel schon mal selber soweit zu klären das Ich mich sicher fühle auf irgendwas zu antworten.

00:10:50: Also ich find den Punkt relativ plain vanilla und klar, nur hast du eben ... Ich glaube mehr so halbjerns gesagt Karo.

00:10:56: In ninety-fünf Prozent der Fälle ist das keine gute Idee zu schweigen, nichts zu tun?

00:11:00: Gibt's denn diese fünf Prozent der Falle wo es sinnvoll ist?

00:11:04: Es gibt glaub ich schon Fälle... Eben hab' ich schon mal ein bisschen angesprochen dass halt Themen kamen die sind wirklich abwegig.

00:11:11: also jeder der so eine Hotline betreut weiß, dass manche Leute da einfach in Frust ablassen dass es ich irgendwelche Konferenz Kekse nicht mehr gibt.

00:11:22: Und außerdem hat sie jetzt ihr Tisch nachbar irgendwie böse angeguckt und so, also da kann man dann wirklich schon überlegen wie viele Unternehmensressourcen ich auf sowas allokiere.

00:11:32: teilweise sind Sie auch wahnsinnig unverständlich in irgendwie dann Pitching englisch.

00:11:35: man kannt weiß überhaupt nicht um welche Gesellschafts geht.

00:11:37: Also da ist in einem schlicht einfach manchmal die Hände gebunden wenn vor allem auf Nachfragen auch nichts mehr kommt.

00:11:42: das ist meine Erfahrung.

00:11:43: bei internen Sachen und naja also bei Bei anderen Themen ist es natürlich schon manchmal so, dass man immer auch realistisch abwägen muss.

00:11:53: Wie hoch ist... Also jedenfalls auch als gute Anwalt jedenfalls immer zumindest mal gegenstellt wie hoch ist denn mein Entdeckungsrisiko und die Wahrscheinlichkeit, dass das jetzt groß wird?

00:12:03: Gerade wenn man sich überlegt sollte ich mit internen Ergebnissen auch vielleicht aktiv selber an die Behörden rangehen.

00:12:08: also das ist spätestens der Schritt wo man schon mal gut überlegen sollte.

00:12:11: Ich glaube auch da Ist es immer gut erst mal zu verstehen was war überhaupt und habe ich sie eben für die Zukunft auf jeden Fall im Griff, aber wenn ich jetzt zum Beispiel weiß.

00:12:20: Gut das liegt irgendwie super lang zurück ist es höchstwahrscheinlich verjährt und da sind jetzt irgendwelche Themen die vielleicht auch gar nicht mehr relevant sind.

00:12:27: also betrifft ein Unternehmensbereich den ich schon längst abgeschossen hab oder so.

00:12:30: Da gibt's dann sicherlich schon Punkte, deswegen ist es schwer zu sagen in hundert Prozent der Fälle.

00:12:34: Ich hab's persönlich noch nicht erlebt, dass ich empfohlen habe, gar nichts mehr zu machen, jedenfalls mal eine Notiz oder mal jemanden anweisen und nachfragen lohnt sich meistens.

00:12:42: Aber ich möchte halt auch nicht ausschließen, das es sich mal anbieten kann zu sagen kommt, dass jetzt so abwegig oder auch so lange her ... Und wir wissen, das Risiko haben wir nicht im Unternehmen, dass man das dann adakt erlegt.

00:12:53: Kommen zu unserem zweiten Hauptfehler, nämlich Interessenskonflikte zu ignorieren eher so in Davids Berit?

00:12:58: Genau betrifft, glaube ich, Karolins Praxis so wie meine.

00:13:00: Der Punkt den wir gerade besprochen haben ist sehr gedankenlogisch sozusagen an dem Punkt an wo der Hinweis eingeht und das ist glaube ich so gesagt steckt den Kopf ins Sand mache einfach gar nichts.

00:13:10: hoffe dass es vorbei zieht.

00:13:12: wenn nicht diese Hürde überkommen habe dann ist meines Erachtens in der Praxis der häufigste Fehler oder die größte Herausforderung dass man nicht genau weiß wie man jetzt diese Untersuchungen eigentlich beginnt.

00:13:23: also wer macht sie eigentlich im Unternehmen?

00:13:25: um mal ganz konkret zu werden In welchem Setting, was macht der?

00:13:29: An wen berichtet er das?

00:13:31: Wer darf von der Untersuchung wissen.

00:13:33: Wer davon gerade nicht wissen.

00:13:36: Also das, was man als Jurist vielleicht als sogenannte Governance bezeichnen würde also die Struktur aufsetzen der Untersuchtung und warum ist es so zentral?

00:13:45: Und warum ist das so wichtig wenn man sich darüber keine Gedanken macht?

00:13:48: Ich glaube dass zentrale Probleme liegt relativ offen auf der Hand.

00:13:50: Es gibt natürlich werden ein Hinweis eingeht auch Personen, die von dem Hinweis betroffen sind.

00:13:55: Also meistens oder regelmäßig auch Geschäftsleitungsfunktionen wenn es um unternehmensbezogene Vorwürfe geht oder eben einzelne konkrete Personen.

00:14:03: Carolin hatte das schon mal angesprochen bei MeToo-Vorwürfen.

00:14:06: Wenn dann eine oder mehrere Personen kommen und sagen hier auf den und den Partys wir finden die Person verhält sich hier komplett inakzeptabel dann ist ja diese Person neben den Hinweisgebern konkret von dem Hinweis betroffen.

00:14:18: So, und da muss man sich ja sehr gut überlegen wie setze ich das jetzt so auf dass in der Lage bin eine ergebnisoffene faire Untersuchung tatsächlich durchzuführen?

00:14:28: Und das fällt aus unserer Erfahrung Personen die damit nicht so regelmäßig befasst sind sehr schwer weil es gerade in kleineren Unternehmen häufig natürlich auch persönliche Beziehungen gibt.

00:14:39: Es gibt Hierarchien gebundene Personen, die am Ende alle vielleicht beim Geschäftsführer Weisungsgebunden ankommen.

00:14:45: Das heißt wenn ich denen untersuchen soll stehe ich vielleicht erst mal so ein bisschen auch mit einem großen Fragezeichen davor zu sagen Wenn ich den jetzt anrufe und ihm sage es gibt diesen Hinweis dann habe ich schon nicht mehr im Griff was er damit macht.

00:14:56: geht er dann direkt auf die Leute zu, die den Hinweis erteilt haben?

00:14:59: ruft er die dann an kündigt er denen?

00:15:00: Was macht der denn?

00:15:01: aber wenn ich den nicht einbinde ist das vielleicht arbeitsrechtlich verboten den nicht zu fragen.

00:15:06: also dass aus unserer Erfahrung oft eine ganz große Verunsicherung die dann in der Praxis eben häufig auch dazu führt, dass man es eben unsauber aufsetzt.

00:15:15: Weil man irgendwie verschiedenen Gedanken gerecht werden will, die einfach nicht zu einem stringenten Vorgehen zusammenführen.

00:15:21: Also

00:15:22: das ist gar nicht immer so eine Form von Buddy-Kultur.

00:15:24: So hey du guck mal hier läuft was gegen dich sondern vielmehr auch manchmal die Unsicherheit wieder mit eigentlich umzugehen ist.

00:15:30: Das ist meine Erfahrung.

00:15:31: also Caroline hat es angesprochen Es gibt natürlich viele große Unternehmen.

00:15:34: Das muss auch kein DAX-Konzern sein, das können auch große Mittelständler sein.

00:15:37: Die haben da für Prozesse und Strukturen – da ist wahrscheinlich die Rechts- oder die Komplenzabteilung manchmal auch die Arbeits-, also HA-Abteilungen befasst solche Hinweise zu bearbeiten.

00:15:47: Und die haben dann vielleicht dafür eine konkrete Richtlinienprotokolle und die wissen wenn der Geschäftsführer eingebunden ist, dann habe ich die Möglichkeiten Kontrollgremium anzusprechen, vielleicht ein Aufsichtsrat oder ich hab' die Möglichkeit die anderen Geschäftsführer anzusprechen und die dürfen mich dann ohne den betroffenen Geschäftsfuhrer zu informieren beauftragen.

00:16:05: Da kann es ganz unterschiedliche Strukturen geben, aber das führt eben zu einer gewissen Sicherheit was ich zu tun habe.

00:16:11: Während gerade in einem kleineren Unternehmen diese Sicherheit häufig nicht so richtig da ist und dann eher aus einer gewisse Unsicherheit man will niemandem auf dem Fuß treten natürlich erst recht vielleicht auch niemandem der für das eigene Wohl-und-Wehe der zukünftigen Karriere zuständig ist auf dem Fuss treten.

00:16:26: Und dann kommt das eben häufig dazu, dass man den Geschäftsführer anspricht.

00:16:30: Der hat ja auch eine undankbare Lage.

00:16:33: der weiß dann es gibt gegen einen selberen Hinweis entweder hält er ihn verberechtigt oder für unberechtigte.

00:16:37: beide Rollen sind sehr schwierig fair auszuüben um eine Untersuchung zu beauftragen die einen selber betrifft.

00:16:42: also das betrifgt gar nicht nur die Person die die Untersuchungen führen sollen aber auch die Personen die man dann ansp trifft obwohl sie mit der Lage gar nicht richtig was Sinnvolles machen können.

00:16:51: Und dafür gibt es auch keine Schablone, dass man jetzt im Podcast hier sagen kann.

00:16:55: Ihr müsst dann immer diese beiden Personen fragen weil das total davon abhängt welche Personen gibt's überhaupt in meinem Unternehmen?

00:17:00: Welche Gremien gibts und welche Personen sind von dem Hinweis betroffen?

00:17:03: Das Ideal-Szenario ist meines Erachtens trotzdem man denkt über diese Konstellation mal nach bevor es zu so einem Hinweis und dann zum Schwur kommt Weil in dem Fall habe ich ja das Problem Dass sich dann auf die Prozesse mit jemand etablieren muss der ja dann auch wieder schon betroffen ist wahrscheinlich also Besser ist, man denkt darüber mal im Grundsatz im Kern vorher nach.

00:17:21: Faktisch ist es ehrlich gesagt das wahrscheinlich der zentrale Anlass warum häufig auch externe beauftragt werden einfach damit die dann in der Lage sind das sauber aufzusetzen und niemand sich dem Vorwurf intern aussetzt er hätte irgendwie nicht informiert nicht in Kändes gesetzt nicht regelmäßig im Loop gehalten und ähnliches.

00:17:40: Und es gibt auch viele Konstellationen wo sich das eben als sinnhafter weißt.

00:17:45: Na gut

00:17:46: Da ich dich grad fragen wollte, was eine Blobhause sein könnte in so einer Situation.

00:17:49: Du grad gesagt hast, gibt's keine!

00:17:52: Dafür gibts ja aber Leute wie euch.

00:17:53: Kann man sich auch sozusagen eure Hilfe holen?

00:17:55: Würde ich sagen machen wir doch mal mit dem dritten Hauptfehler weiter nämlich er dreht sich rund um das Thema Daten wo Karo und ich immer schon in der Vergangenheit fleißig darüber geredet haben.

00:18:02: Nämlich dass man Daten vielleicht verliert oder falsch nutzt.

00:18:05: also vielleicht kannst du ja mal aus der Praxis erzählen Karolin was da so die typische Szenerie ist, die du eigentlich siehst.

00:18:11: Also tatsächlich gerade in größeren Compliance Fällen gibt es ja meistens so eine Stunde Null und da explodiert ne Bombe.

00:18:20: Und das ist eben meistens mit Öffentlichkeitsbezug, also genau ein Beispiel beim Diesel-Skandal war das eben im September zweitausendfünfzehn.

00:18:28: Da kam halt die Notice of Violation von der IPA.

00:18:32: und in dem Moment war klar Es gibt einfachen Thema und ab dann läuft bei allen möglichen beteiligten Unternehmen eigentlich so einen Ausnahmezustand an.

00:18:41: Also wir nennen das dann gerne, dass es so der Feuerwehreinsatz in den ersten Wochen.

00:18:46: Und vor allem die ersten achtundvierzig Stunden sind da absolut kritisch.

00:18:49: Denn wenn sowas publik wird und... Da sind wir jetzt auch wieder ein bisschen beim Wesenskern des Menschen!

00:18:56: Wenn ich denn es in der Zeitung lese und realisiere, Ich bin da nah dran gewesen und weiß vielleicht sogar Mist.

00:19:01: Da habe ich ja damals auch ihm zugeschrieben und hab gesagt Let's do it oder gibt´s dann Probleme?

00:19:06: dann ist es eben tatsächlich sehr naheliegend in der Panik oder spontanen Reaktion zu sagen, jetzt lasche ich mal schnell diese ganzen E-Mails.

00:19:14: Oder es gab ja durchaus auch schon bekannte Wirtschaftsstrafverfahren wo das angewiesen wurde von der Unternehmensleitung?

00:19:19: Oder eben auch von dem General Counsel, der gesagt hat so Jetzt geht's mal an den Schredder und wird alles zudem komplex vernichtet weil vielleicht kommt morgen die Staatsanwaltschaft Und das ist natürlich Das falscheste was man in dem Moment tun kann.

00:19:32: aber es hilft auch als Unternehmen die eigenen Mitarbeiter davor zu schützen Denn erstens kann das natürlich auch strafrechtlich relevant sein, wenn man solche Beweise vernichtet.

00:19:41: Aber ich möchte ja selber aus den Gründen die wir eben schon erklärt haben habe ich ja selbst als Unternehmen Interesse daran tatsächlich selbst die unangenehmen Emails zu behalten um einfach zu verstehen was passiert.

00:19:54: denn ich kann Dinge das wissen alle die per E-Mail verschickt werden ja auch nicht mehr ungeschehen machen, die liegen noch bei den Kommunikationspartnern rum.

00:20:01: Die mögen in anderen Unternehmen liegen und wenn dann jemand damit kommt und ich selber hab diese E-Mails nichts mehr, dann stehe ich schlechter da als wenn ... Als wenn ich sie eben frühzeitig selbst kannte und mich darauf vorbereiten

00:20:12: kann.".

00:20:13: Das heißt was ist das Wichtigste?

00:20:14: Was man tun muss?

00:20:15: der erste Anruf also wenn uns in so einem Fall ein Unternehmen anruft Dann ist er alle als allererste Gespräch dass wir führen tatsächlich mit dem IT zuständigen.

00:20:23: Also wir sagen dann als erstes okay Wir wissen wissen Wo werden eure E-Mails gehostet, wer hat darauf Zugriff?

00:20:29: Wie sind die Löschroutinen?

00:20:30: Können Mitarbeiter eigenständig löschen.

00:20:33: Viele Mitarbeiter wissen das nicht.

00:20:34: Aber wenn ich in meinem Outlook-Posteingang auflösche und drücke, dann fällt es in so ein Art Auffangkorb, der noch mal dreißig Tage aufbewahrt wird, der beim Unternehmen nachgehalten wird aus verschiedenen gesetzlichen Pflichten.

00:20:46: Das ist viel unangenehmer als Mitarbeiter.

00:20:48: Dann lösche ich das.

00:20:51: Daten Einsammlung dann, also das heißt es gibt eigentlich zwei ganz konkrete Maßnahmen nach denen du gefragt hast.

00:20:56: Das eine ist ein sogenannte Technical Hold und das andere ist ein Legal Hold der dann sehr schnell ausgesprochen werden müsste.

00:21:02: Der Technical Hold heisst wirklich am besten zentral über die IT.

00:21:05: Das können inzwischen auch die meisten Unternehmen zu sagen okay mach jetzt einfach einen Freeze.

00:21:10: Also die Daten müssen so wie sie gerade sind... bewahrt bleiben ist keine löschung mehr möglich?

00:21:15: vielleicht schafft man sogar schon das komplett einmal zu spiegeln oder jedenfalls sicherzustellen dass eben nichts mehr verloren geht und.

00:21:22: Das muss man als Allererstes machen.

00:21:23: und dann muss man also nach den US Verfahren oder Verfahren mit US Bezug ist das tatsächlich auch von den US Behörden regelmäßig gefordert, sogenannte Legal Hold Notices zu versenden.

00:21:33: Das ist eine deutschenrecht übersetzende arbeitsrechtliche Anweisung.

00:21:37: da bekommen die Mitarbeiter die potenziell involviert sind in kleinen Unternehmen vielleicht sogar alle oder gewisse Abteilungen einen Hinweis entschreiben.

00:21:44: Da steht drin also es gibt die Vorwürfe.

00:21:46: haben sie wahrscheinlich der Presse entnommen?

00:21:47: wir nehmen das ernst.

00:21:48: wir gehen ihm jetzt nach.

00:21:50: Sie sind ab sofort angewiesen, keinerlei Daten zu verändern oder zu löschen die irgendwie eben damit zu tun haben könnten.

00:21:57: Und dann gibt es sehr detaillierte Anweisungen tatsächlich technischer Art auf das Unternehmen zugeschritten.

00:22:02: was die Mitarbeiter jetzt tun sollen manche müssen sich durch Fragebögen klicken soll dann angeben wo sie Daten zu dem Thema abgelegt haben Und dann wird in den ersten Tagen ihm auch oft wirklich so Datensicherungsgespräche geführt mit Leuten, die eben wissen was damals passiert ist oder die jedenfalls nah dran waren.

00:22:16: Dass man überhaupt weiß wo wurden denn Themen zu dem Bereich abgelegt?

00:22:19: Das klare E-Mails ist naheliegend aber vielleicht gibt es Abteilungslaufwerke, die keiner mehr kennt und das gibt tatsächlich noch das Hard Copy Archiv im Keller dass man jetzt wenn man als externe Anwalt reinkommt natürlich auch nicht kennt.

00:22:31: und deswegen am Anfang ist wirklich, bevor man überhaupt in den eigentlichen Verstoß eintaucht oder versucht zu verstehen was passiert ist.

00:22:38: Ist das allererste immer so eine Datenkarte zu machen und zu verstehen wie läuft es bei euch im Unternehmen?

00:22:44: Wo sind die relevanten, wo könnten diese Daten sein?

00:22:46: und wie?

00:22:46: stellen wir sich ja dass sie auf keinen Fall verloren gehen und das muss man auch oft gegenüber Behörden dann nachweisen.

00:22:51: damit kann man es dann dadurch auch schaffen die auch nicht immer aber ab und zu ist uns das durchaus schon gelungen Behörden zu überzeugen, dass sie nicht selber kommen müssen.

00:23:00: Weil eben alles unter Kontrolle ist, weil die Daten gesichert sind und sie separat abgelegt sind.

00:23:05: Und dann so auch rausgegeben werden können ohne das jetzt wie David es in unserer ersten Folge beschrieben hat damit mit Dingenbussen und Kugelgesicherter Weste reinkommen müssen was natürlich immer noch zu viel mehr Unordnung und tatsächlich Unruhe sorgt.

00:23:19: also das ist eben das ganze Thema Datenverlust.

00:23:22: Ich hab grad so diese Bilder im Kopf, wenn die Menschen in Kellerräumen mit Leuchtstoffröhren an fünf unterschiedlichen Schreddern stehen und immer alles noch reinpressen.

00:23:30: Diese Filme hat man dann so im Kopf ne?

00:23:32: Genau!

00:23:33: Also ein bisschen der Klassiker eigentlich wie bei den Kids auch das Wende mit der Hand, wie in der Kekstose erwischt wurde, dass du noch schnell die Krümel wegräumen willst... der unschlauchste Weg ist.

00:23:43: Ja, okay!

00:23:43: Vielleicht können wir von hier aus auch uns mal gleich weiterhangeln weil ich finde das da sozusagen sehr nah dran auch.

00:23:49: Der vierte Punkt nämlich, der vierte Hauptfehler rund um den Gedanken wie eigentlich so ein Untersuchungsplan aussehen sollte also wenn der fehlt es ja quasi so des nächste Kindes viert in dem Fall dann in den Brunnen gefallen.

00:23:59: vielleicht nimmst du uns damit man noch an die Hand ist Doktor da genau gut an Kaolin?

00:24:02: Genau, also vielleicht noch eine Brücke zwischen den beiden Themen Und zwar das Thema, was mache ich dann mit diesen Daten, die ich jetzt hoffentlich nicht verloren habe und gesichert habe?

00:24:10: Das führt ganz gut über zu dem Unternehmensplan.

00:24:13: Ich will sie auswerten – es hat ja schon angeklungen.

00:24:16: Da muss ich mich immer fragen, darf ich das überhaupt?

00:24:20: Wir haben ein strenges Datenschutzrecht in Deutschland.

00:24:25: Nur weil meine Unternehmen Daten sind, heißt das nicht, dass ich mich nicht an gewisse Regeln halten muss, in die reinzuschauen.

00:24:31: Das betrifft Mitarbeiterdaten besonders.

00:24:34: Denn natürlich Mitarbeiter-Datenschutz ist tatsächlich ein hohes Gut bei uns in Deutschland und auch in Europa.

00:24:42: Und das heißt, ich sollte immer einen sehr klaren Plan haben – Ich habe eben von diesem Data Freeze gesprochen – Das ist jedenfalls nach herrschender Meinung so ein Akt, den kann ich wirklich schnell machen bevor ich jetzt mir lange Datenschutzfragen gestellt habe, dass ich erst mal dafür sorge, dass nichts verloren geht.

00:24:57: aber eigentlich schon in dem Moment wo ich anfange Daten zu sichern Das heißt auf ein anderes Medium rüberzuziehen, auf eine Data Review Plattform zu laden.

00:25:05: Das sind alles schon Daten erhebliche Vorgänge und die müssen eben zulässig sein.

00:25:09: das heißt da brauche ich einen Grund.

00:25:11: das ist meistens natürlich der potenzielle Verstoß dass sich also begründe.

00:25:15: warum habe ich ein Unternehmensinteresse diese Daten anzuschauen?

00:25:18: Das muss ich dokumentieren.

00:25:20: Ich muss Mitarbeiter gegeben falls darüber auch informieren dass die Daten jetzt zu diesem Zweck ausgewertet werden Überauftragten dazu sprechen.

00:25:29: ich sollte, wenn ich es habe mit meinem Betriebsrat.

00:25:32: Es gibt dann ganz viele sehr technische prozedurale Steps die ich durchgehen sollte und Datenschutz ist jetzt nur ein gutes Beispiel dafür warum ein Untersuchungsplan sehr sinnvoll ist.

00:25:43: Ein Untersuchung Plan den gibt's in ganz vielen Beschreibungen oder Namen oder Titel die es dafür gibt.

00:25:48: also teilweise wird der eben tatsächlich einfach als Investigation planen oder als Terms of Reference beziffert und darin sollte stehen erstens was untersuche ich überhaupt?

00:25:57: Also das klingt total banal.

00:26:00: Aber ich hatte schon Untersuchungen, die sind über Jahre gelaufen und man hat in der Regel so einen sogenannten Follow-the-Evidence-Approach.

00:26:08: Das heißt, ich fang irgendwo an zu suchen und hoffe dann, dass ich natürlich immer besser verstehe was damals passiert ist.

00:26:14: und dann mag es ja auch sein, dass sich meinen Untersuchungsrahmen etwas erweitern und sage jetzt sollten wir uns doch noch die Tochter in Singapur anschauen oder den Mitarbeiter, denen wir am Anfang gar nicht auf dem Zettel hatten.

00:26:24: Und das ist alles möglich.

00:26:25: aber ich sollte trotzdem einmal aufgeschrieben haben was ist denn eigentlich der Untersuchungsauftrag?

00:26:29: Das machen wir als Anwälte dann immer, um uns selber abzusichern.

00:26:32: Was möchte ich eigentlich

00:26:33: rausfinden?".

00:26:34: Und das kann wahnsinnig viel bringen wenn man ... Ich hab's auch schon erlebt tatsächlich in Untersuchung mit US-Bezug, dass man den auch mit dem Behörden abstimmt.

00:26:42: und wenn dann irgendwann kommt ja warum habt ihr euch eigentlich das nicht angeguckt?

00:26:45: oder wieso habt ihr das angegückt?

00:26:46: und nicht dass man halt sagt Ja wir hatten genau diesen Auftrag und genau in diesem Rahmen haben wir agiert.

00:26:52: Daran denkt am Anfang keiner und es sind noch so Dokumente wo jeder denkt Das ist doch jetzt superunnötig, der Hauptzeit zu verwenden.

00:26:58: Aber es lohnt sich immer... Also ich habe selten solche Dokumente geschrieben und die dann nie wieder angefasst, sondern in der Regel... Und da steht eben wie gesagt drin was untersuche ich?

00:27:08: Wie untersuche Ich Es?

00:27:09: Da stehen auch Regelungen drin, wie internen Befragungen stattfinden und welche Unterlagen ausgewertet werden an welche Datenquellen ich eben rangehe.

00:27:19: Und das sichert eigentlich alle ab, die an so einer Untersuchung mitwirken.

00:27:22: Und da kann auch stehen mit wem, also wer ist das Untersuchungsteam?

00:27:24: Mit dem Punkt den David vorhin erklärt hat.

00:27:27: Dass ich eben zum Beispiel Vorbefassungsprüfungen mache wenn nicht mein internes Untersuchungsteam erweitert.

00:27:32: Das immer steht es wird einmal gescreent dass diese Person zb in den gesicherten Daten nicht relevant vorkommt und dann kann die halt auch mit ins Team.

00:27:39: Und das sind alles so Dinge womit man sich selber besser sicherstellt, dass so eine Untersuchung auch unabhängig erfolgt.

00:27:45: Das ist ja immer der Anspruch, der natürlich sehr schwer ist.

00:27:47: Wir haben eben schon besprochen warum.

00:27:49: aber man möchte eben so unabhängig wie möglich sein um erstens allen Stakeholder gerecht zu werden und eben auch eine gewisse Zuverlässigkeit und Vertrauen auf Behördenseite schaffen zu können.

00:27:59: Und das kann man nur wenn die einem glauben, dass man nichts verschwinden lässt und auch die unschönen Wahrheiten aufarbeitet und da auch nicht in der Untersuchungen beschränkt ist.

00:28:07: und vielleicht noch einen Punkt zu dem Untersuchungsplan Weil das ein ganz konkretes Beispiel ist.

00:28:13: Die Frage ist auch oft, mit wem spreche ich wann?

00:28:15: Also ganz naheliegend ist ja es kommt so einen Vorwurf rein und gerade in kleinen Unternehmen können die den Vorwurf empfangen dem sehr schnell einordnen wer an dem Thema nach dran war.

00:28:25: Und dann ist es ganz oft so dass sie dann erst mal... Das ist schon zig informelle Gespräche gab mit der Person, die da relativ tief drin steckt.

00:28:34: Bis man irgendwann darüber nachdenkt, sollte das vielleicht in einem formalen Rahmen stattfinden?

00:28:38: Sollten wir uns dazu Notizen machen was uns die Person erzählt hat.

00:28:41: Sollte die Person vielleicht einen eigenen Anwalt bekommen.

00:28:43: Das sind dann alles so Dinge also auch Staatsanwaltschaften mögen das gar nicht selbst die geplanten internen Untersuchungen oder gut strukturierten weil sie immer das Gefühl haben ihnen werden ihre Zeugen verbraucht.

00:28:53: ja wenn jemand halt schon zwanzigmal eine Story erzählt hat weiß er ja auch nicht mehr.

00:28:57: Was ist das, was ich mir nach und nach zusammengesponnen habe?

00:29:00: Dadurch dass ich selber noch mein E-Mails geguckt hab.

00:29:02: Und was erinnere ich aktiv über diesen Sachverhalt damals der oft Jahre zurückliegt.

00:29:08: Deswegen ist auch da ganz wichtig, dass man sagt wann beginnen wir mit Befragungen?

00:29:12: wie führen wir die?

00:29:13: wer ist dabei.

00:29:14: Ist jemand aus Betriebsrat dabei?

00:29:15: machen das externe Anwälte?

00:29:16: macht man das intern und eine Regel ist ja sowieso also gerade wenn man jetzt mal von Opfer und Täter sprechen will Dass das beides Personen sind, die man nicht unnötig oft sprechen sollte, weil wie gesagt einfach die Qualität der Aussage darunter leidet.

00:29:29: Und man sich dann gut die Frage stellen muss mit wem spreche ich zuerst und wem zuletzt?

00:29:33: und auch versuchen sollte das klappt nicht immer aber eben mehrfach Befragungen zu verhindern oder möglichst zu reduzieren denn es sind auch enorme Belastungssituationen für Mitarbeiter da oft stundenlang in Interviews zu setzen mit externen Anwälten und auch da verspielt man natürlich wieder viel Goodwill der Mitarbeiter und insofern einfach eine gute Planung.

00:29:54: wenn man wie gesagt diese ... diese hektischen achtundvierzig Stunden überlebt hat und hat schon mal sichergestellt, dass keine Daten verloren gehen.

00:29:59: Dann hat man wirklich Zeit dann kann man sich hinsetzen... ...dann macht man einmal den Punkt zwei den David angesprochen hat was ist die richtige Governance?

00:30:06: an wen berichten wir?

00:30:06: wer macht's wie machen wir es?

00:30:08: Und dann schreibt man das auch alles einmal in einem Dokument runter und damit hat man dann meistens einen Fahrplan für die nächsten Monate und manchmal sogar Jahre

00:30:15: vielleicht eine Ergänzung von meiner Seite der auch immer wieder in diesen Investigations dabei ist.

00:30:19: meine Erfahrung ist, dass werden die Unternehmen das selber machen.

00:30:22: was in manchen Punkten ja vor kommt und natürlich auch im Grundsatz rechtlich völlig in Ordnung ist, ist einmal das was Caroline beschrieben hat dass man keine klare Struktur in die Frage wann will ich Daten auswerten?

00:30:33: Und wann will Ich mit Personen sprechen.

00:30:35: Mit wem möchte ich Wann sprechen hineinbringen sondern eher so opportunistisch situativ beginnt und sich dadurch eben In Gespräche begibt ohne die Person wirklich hinterfragen zu können weil man die E-Mails ja noch gar nicht kennt oder dann diverse Male mit der Person spricht.

00:30:51: Der zweite Klassische Fehler ist aber eben dann, dass die Themen nicht sauber dokumentiert werden.

00:30:57: Da würde man jetzt erstmal denken, naja gut!

00:30:58: Man war ja dabei.

00:31:00: nur darüber was in solchen Gesprächen beispielsweise gesagt wurde gibt es hinterher oftmals sehr unterschiedliche Erinnerungen gerade wenn es dann über längeren Zeit passiert und vielleicht auch Die Ergebnisse am Ende des Tages nicht so ausfallen, wie sich die Gesprächspartner das so vorstellen.

00:31:15: Was bei der Untersuchung rauskommen soll?

00:31:17: also der Betroffene will sich verteidigen und am Ende wird ihm trotzdem in der Vorwurf gemacht dass man den Vorwurf bestätigt hätte und sagt du hast es ja an denen den Punkten selber bestätig dann sagt er das habe ich ganz anders gemeint.

00:31:26: das habe Ich ganz anders gesagt und da erlebe ich das ganz oft dass Personen die nicht so häufig solche Gespräche führen oder solche Untersuchungen machen sehr grob zusammenfassende Vermerke zu solchen Gesprächen machen die aber am Ende des Tages für beide Seiten nichts Belastbares belegen.

00:31:45: Vielleicht auch der anderen Person nicht mehr vorgelegt worden zur Freizechnung oder Bestätigung, dass das der Gesprächsinhalt war?

00:31:51: Also wenn man einen guten Plan hat und Maßnahmen umsetzt, dann sollte man diese Maßnahmen auch noch so sauber gut dokumentieren, dass man mit denen später weiterarbeiten kann sowohl für die Ergebnisse der Untersuchungen als auch für etwaige gerichtliche Prozesse, arbeitsgerichtliche oder schrafgerichtlicher oder was auch immer alles denkbar ist.

00:32:07: Und sag mal, Caroline ... Also es klingelt fast ein bisschen Deutsch, was für Prozesshaftigkeit da drin steckt.

00:32:13: So unglaublich detailliert ... Was darf ich mit den Daten

00:32:15: etc.,

00:32:16: pp?

00:32:17: Würdest du sagen so einen Untersuchungsplan brauche ich für quasi jede Art von interner Aufarbeitung?

00:32:22: oder bezieht sich das eher auf die krassen vierzig Prozent?

00:32:25: also genau dass ich in separaten Für eine spezifischen Vorwurf schreibe?

00:32:31: Das mache Ich wirklich Genau wenn wir über so Themen wie diesel und anderes sprechen.

00:32:35: Da lohnt sich das.

00:32:36: Wo ich das nicht brauche sind Also so kleine Hinweise, die ich einfach intern aufkläre.

00:32:40: Aber da habe ich in der Regel eben ein allgemeines Protokoll.

00:32:44: Das hatte David vorhin auch schon mal angesprochen, dass man sich schon vorab abstrakt Regeln gibt.

00:32:49: also wer ist zuständig für Vorwürfe und denen den Bereich fallen?

00:32:54: Wer arbeitet das intern auf?

00:32:55: und dann gibt es eben... Und mit dem Hinweisgeber-Schutzgesetz inzwischen teilweise auch verpflichtend weil da braucht man eben dann auch interne Regelungen wie solche Hinweise aufgeklärt werden Benutzern eines solchen Tools zur Verfügung stellen.

00:33:10: Das heißt, die wissen dann auch wer ist die interne Meldestelle?

00:33:13: Wo kommt mein Hinweis an und was wird damit in der Regel gemacht?

00:33:16: das heißt es gibt quasi zwei Möglichkeiten.

00:33:18: Es gibt wirklich den spezifischen Untersuchungsplan für große Investigations der sich lohnt Und es gibt den allgemeinen.

00:33:23: also dass ich einfach interne Richtlinie haben sollte.

00:33:25: wie gehe ich generell mit internen Aufklärung um An dem mich eben orientieren sollte womögliche Interests Konflikte oder so eben schon schon gelöst sind im besten Falle.

00:33:34: Und dann nehme ich den zur Hand und schreib dir nicht aktiv um, sondern nutze den

00:33:37: einfach.".

00:33:37: Das ist halt so eine allgemeine guideline.

00:33:40: Ich glaube das sind die beiden Wege, die man gehen sollte.

00:33:43: Datenschutz ist doch auch ne kleine Ausnahme.

00:33:45: Das sollte für jeden separaten Fall machen.

00:33:49: Ich hab selber welche geschrieben diesen fünfzig Seiten lang.

00:33:52: Das muss sicherlich auch nicht für jede kleine Investigation sein.

00:33:55: aber das kann... Ich habe das in Unternehmen oft gesehen, die es intern machen.

00:33:59: Die haben dann so eine Art Tatsächlich mal Blaupause.

00:34:02: Die haben ein Formular, da steht oben der Anlass der Untersuchung die Betroffenen worum es geht und unten einen Kasten wo man eben die Abwägungserwägungen reinschreiben soll.

00:34:10: das wird dann zu dem eigentlichen Fall geheftet.

00:34:13: auch das ist jetzt gesetzlich notwendig dass man eine Akte führt zur solchen internen Untersuchungen und da muss genau sowas weit oben mit rein.

00:34:21: wenn man E-Mails oder Unterlagen auswertet Es gibt ja auch durchaus interne Untersuchingen wo man wirklich nur zwei drei Gespräche führt und das war's Da braucht man auch keine datenschutzrechtliche Prüfung.

00:34:30: Aber wenn man eben e-Discovery macht, das heißt insbesondere E-Mails und andere Unterlagen elektronisch auswertet sollte man jedenfalls ein OnePager immer haben.

00:34:41: aber auch da kann dann wie gesagt formularmäßig sein Und man passt es nur auf die Gegebenheit an.

00:34:46: Aber dieses ich habe mir intern mal Gedanken gemacht Wie und wer bei uns intern Themen aufarbeiten würde Die Aufkommen Das lohnt sich schon runter zu schreiben Auch für kleinere Fälle.

00:34:55: Aber Joel ein Gedanke von mir zu der Frage Prozess, weil ich kann das total nachvollziehen.

00:35:00: Es ist im Strafrecht und in strafrechtlich relevanten Sachverhalten ganz oft so dass die Leute den Eindruck haben es ist aber sehr also sehr technisch und sehr kompliziert wie man damit umgeht.

00:35:10: Wir müssen uns bei internen Untersuchungen eins klar machen interne Untersuchung machen meistens dem Unternehmen selber keinen Spaß und führen Unternehmensintern eigentlich immer zur Unzufriedenheit.

00:35:20: Und das ist auch total klar.

00:35:23: Es gibt jemanden, entweder einen extern oder intern der gibt ein Hinweis auf den Fehlverhalten und dann wird aufgeklärt.

00:35:29: Und entweder dabei kommt raus Der Hinweis ist nicht richtig.

00:35:32: Jetzt, ich mache es etwas vereinfacht natürlich gibt's auch Graustufen der Hinweis Ist Nicht Richtig Dann ist der Hinweissgeber unzufrieden.

00:35:38: oder da Es Kommt Raus Da ist was dran.

00:35:39: dann sind auf Jeden fall Diverse Personen die Betroffen sind Unzufriedend dass sie erwischt worden sind.

00:35:44: das heißt es gibt immer Beteiligte Die Versuchen Das Ergebnis der Untersuchung zu diskreditieren.

00:35:49: Es ist Immer Relativ Schwierig Im Unternehmen Wirklich sozusagen Dieses Vizin an einem Strang wir Müssen Aufklären gefühlt Zu Entwickeln.

00:35:57: das heisst Es gibt immer diese Versuche durch bestimmte Freundlichkeiten, den Leuten nicht zu sehr auf die Füsse zu treten.

00:36:02: Das hattest du auch angesprochen dass man sich vielleicht gut kennt und so weiter.

00:36:06: aber am Ende des Tages machen sich alle die daran mitwirken halt angreifbar in dem Fall weil es geht immer jemanden der keine Lust hat und das das dabei rausgekommen ist was raus gekommen ist Und der einzige Weg wirklich Am ende das Ergebnis nicht zu kompromittieren ist ein integrativer objektiver, vernünftiger Prozess auf den man rekorieren kann und sagen so haben wir das gemacht.

00:36:28: So machen wir das immer.

00:36:29: Das ist dabei rausgekommen.

00:36:31: hier ist die Dokumentationfall zu nachfragst.

00:36:33: Und dass es jetzt das Ergebnis das wird immer noch nicht allen gefallen aber bietet einem selber einfach die Möglichkeit dieser diesen Angriffen und ich meine jetzt nicht als anwalt der untersucht sondern als der der intern untersucht zum Beispiel Zu entkommen indem man hoffen prozess verweisen kann.

00:36:47: und deshalb ist dieser prozess eigentlich total essentiell.

00:36:50: Da sind wir ja schon fast auch im letzten Hauptfehler, den man begehen kann.

00:36:53: Nämlich rund um das Thema Kommunikation.

00:36:54: Wenn ich eine schlechte Stakeholder-Kommunikation habe und ich glaube es können wir uns alle ausmalen dann wird das zu einem sehr unangenehmen Unterfangen was denn da so dein Weg braucht David?

00:37:04: Was ist denn dabei wichtig?

00:37:05: Ja Kommunikationskey ist natürlich überall wie immer bei internen Untersuchungen nicht anders vom Anfang bis zum Abschluss letztlich.

00:37:13: Erste Grundüberlegung ist natürlich klar, internen Untersuchungen sind ja meistens etwas was eher vertraulich ist und daher ist umfassende Kommunikation meistens jetzt nicht das Mittel der Wahl.

00:37:22: also man wird sehr selten allen Beteiligten unter Pressemitteilen dass man jetzt intern untersucht weil ein Fehlverhalten angezeigt wurde.

00:37:30: es gibt natürlich die beiden von Kaolin schon beschriebenen Konstellationen.

00:37:33: das Ganze wird durch einen internen Hinweis ausgelöst oder es wird durch den externen Hinwas ausgelösst vielleicht auch durch eine Presse Mitteilung.

00:37:40: Jetzt bleiben wir mal bei dem ersten, man hat einen internen Hinweis und man weiß nur selber darum.

00:37:43: Und untersucht dann wird es sich selten als sinnvoll zeigen aktiv von alleine erst einmal bevor man untersucht hat groß darüber zu sprechen.

00:37:51: aber Es gibt ja logischerweise Personen mit denen muss man sprechen haben wir ja schon gerade definiert.

00:37:56: also sei es die hinweissgeber sei es Die personen die vielleicht was über den sachfall intern sagen und wissen können und mit denen Muss ich ja irgendwie jedenfalls Mal umgehen und kommunizieren.

00:38:07: Da ist meine Erfahrung, dass es da zwei zentrale Probleme gibt.

00:38:11: Das eine ist man will zu freundlich sein das leuchtet erst mal ein.

00:38:15: Man will den Eindruck vermitteln hier ist sicherlich nichts Schlimmes passiert und wir wollen jetzt nur vorsorglich irgendwas angucken.

00:38:21: Dir machen wir sicherlich keinen Vorwurf.

00:38:22: Personics Y Wir wissen ja, dass du integer bist und und wir vertrauen dir dabei wird oft der Fehler gemacht das Unternehmen dann Mitarbeiter Dinge versprechen die sie nicht einhalten können.

00:38:31: also beispielsweise wir schützen dich Wir sagen Keim, dass du mit uns gesprochen hast.

00:38:36: Wir halten das alles geheim.

00:38:38: Dir kann am Ende des Tages nichts

00:38:39: passieren.".

00:38:40: Das dir kann nichts passieren und wir schützen dich, kann man unternehmensintern vielleicht aufrecht erhalten?

00:38:45: Man kann es aber nicht aufrechterhalten vor Dritten.

00:38:48: also ich habe schon Fälle gehabt wo Unternehmen einen Militarbeiterkreis versprochen haben.

00:38:51: wenn ihr gegen euren Abteilungsleiter in Anführungstrichen aussagt dann halten wir auch den Namen Geheimen.

00:38:58: Und dann kam die Staatsanwaltschaft weil sie davon Wind bekommen hat dass es Vorwürfe gibt und hat gesagt, wir wollen alle Protokolle haben.

00:39:05: Und dafür gab es überhaupt kein Verweigerungsrecht.

00:39:08: und dann musste man quasi sozusagen bei den Mitarbeitern zu Kreuze kriechen und sagen ja die Daten müssen jetzt doch an die Staatsanwaltschaft geben.

00:39:14: und dann hat der beschuldigte Abteilungsleiter ein Einsichtsrecht und auf einmal weiß er das dann eben doch alles.

00:39:19: Wenn man sich da nicht vernünftig vorher informiert hat was man eigentlich versprechen kann verliert man natürlich total viel Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei den Mitarbeiterinnen.

00:39:27: Die andere Problematik ist, dass man manchmal das Risiko hat.

00:39:30: Dass Personen vielleicht weil sie schon ausgeschieden sind oder weil sich sowieso im Unternehmen nicht mehr so wohl gelitten sind viel zu früh vor den Bus geworfen werden sag ich jetzt mal.

00:39:38: ganz bewusst also dass man so den Eindruck hat nur das klingt aber gar nicht gut was davor geworffen wird.

00:39:42: da distanzieren wir uns mal direkt als unternehmen bevor man überhaupt geklärt hat ob etwas dran ist.

00:39:47: also da ist vielleicht auch ein bisschen der Klassiker in den letzten jahren mitu Vorwürfe Dann ist klingt natürlich erst mal dann meistens so, als wären relativ klar wäre wer sozusagen Kaolin hatte vorhin die Formulierung Täter und Opfer sein könnte durch die Hinweise.

00:40:02: Und wenn man dann zu früh Kommunikationen wählt, die sich total distanzieren von der Person, die zu untersuchen isst schadet das auch der Integrität der Untersuchung weil die soll ja ergebnis offen objektiv sein.

00:40:12: Wenn am Ende rauskommt dass die Vorwürfe richtig sind dann kann man immer noch klar kommunizieren.

00:40:17: Man kann sich in Anführungsstrichen distanzieren, für den Fall dass der Vorwurf zutrifft.

00:40:20: Aber da wird häufig nicht hinreichend differenziert.

00:40:23: das ist meine Erfahrung weil man eben mit dem vorwürfen nichts zu tun haben will und sagen ja also das klingt alles ganz schlimm.

00:40:28: aber in Wirklichkeit muss man erstmal prüfen ob so war.

00:40:31: das wird dann manchmal ein bisschen vergessen.

00:40:33: bei externen Vorwürfe also Dinge die schon in der Presse sind wie gesagt kann man natürlich gar nicht gar nicht kommunizieren weil man wird meistens von den Medien angefragt entweder der anwalt oder das Unternehmen selber und da muss man sich überlegen was man sagt Und da gelten ein bisschen die gleichen Maßgaben, die ich gerade hatte.

00:40:49: Also wenn ich ganz frühzeitig mich schon entscheide, dass das ich mich distanziere von den Personen, denen das vorgeworfen wird dann wird das intern vielleicht als Vertrauensmissbrauch gewertet werden.

00:40:59: Vielleicht ist es auch unberechtigt.

00:41:00: Vielleicht bestätigt man damit Positionen, die am Ende des Tages als Verteidigung eigentlich noch erforderlich wären.

00:41:06: aber der Klassiker ist natürlich das Gegenteil.

00:41:07: Man sagt erst mal der Press ist überhaupt nichts dran Man ist es gar nichts dran und wir kooperieren vollumfänglich mit der Staatsanwaltschaft.

00:41:14: Das sind dann gerne so die Statements, die dann die Unternehmen schon vorbereitet haben wollen.

00:41:19: Und da war ich dann auch häufig vor weil wenn ich gar nicht weiß ob dann nichts daran ist, dann ist das natürlich nicht besonders vertrauensbildend gegenüber den Ermittlungsbehörden gegen über der Presse aber auch nicht gegenüber der Öffentlichkeit und meinen Geschäftspartnern.

00:41:32: Wenn ich diese Position dann sukzessive räumen muss und immer sagen ja gut da war jetzt doch ein bisschen was dran und da war vielleicht auch ein bisschen etwas dran Ja vollumfänglich kooperiere ich eigentlich auch nicht, weil ich bestimmte Sachen gar nicht mitteilen will und rausgeben.

00:41:44: Und prozessual gerade einen harten Kampf darum kämpfe dass sich das nicht muss.

00:41:48: da ist es meistens sinnvoller auch da eher auf den Prozess zu vertrauen und darauf hinzuweisen dass man Dinge ernst nimmt und dass man intern darum bestrebt es zur Aufklärung des Sachverhalts beizutragen.

00:42:00: Das ist in dem Fall immer richtig.

00:42:01: Auch da kann man jetzt nicht sagen, folgende Statement ist immer richtig.

00:42:04: Aber sich dahin zu setzen und nicht frühzeitig dem internen Drängen nach wir müssen eine klare Botschaft senden nachzugeben zahlt sich meistens hinten raus.

00:42:12: aus ist meine Erfahrung weil ich schon zu oft erlebt habe dass relativ schnell dann häufig auch in der Presse dann der Hinweisgeber oder ich mal drittes auf dieses Statement wieder reagiert und einen total unter Druck setzt.

00:42:23: Und diesem Druck kann man gar nicht standhalten wenn man ja gerade erst angefangen hat herauszufinden was eigentlich wirklich war.

00:42:27: Okay es interessant welcher damit gerechnet das es auch viel ums Thema Transparenz geht.

00:42:31: Also gibt ja vielleicht manchmal auch Unbetroffene in so einem Austausch, die natürlich überwissen wollen was ist da los?

00:42:37: In meiner Firma würdest du sagen also es fällt wahrscheinlich in die gleiche Kategorie oder?

00:42:42: Ja

00:42:42: und nein.

00:42:43: Beispielsweise Kommunikationen die man machen kann sollte man meines Erachtens auch machen sowohl intern als auch extern.

00:42:49: ich bin jetzt wieder bei den Mitarbeitern.

00:42:51: Es gab eine Durchsuchung, ich erinnere an unser allererstes Gespräch in Folge eins.

00:42:55: Das kriegen die Mitarbeiter ja mit.

00:42:56: und wenn ich morgens zur Arbeit gegangen bin und da kamen vierzig Beamte mit schussigerer Wesse dann frage ich mich vielleicht so ein bisschen was da intern los ist in dem Unternehmen wo ich arbeite?

00:43:05: Und wenn ich gar nichts kommuniziere als Geschäftsleitung, dann habe ich wahrscheinlich auch etwas falsch gemacht weil die Mitarbeiter dann anfangen zu spekulieren um sich Sorgen zu machen.

00:43:14: Da ist eine klare Kommunikation.

00:43:16: ihr könnt entnehmen es gab eine Untersuchung.

00:43:18: Wir werden das aufklären und die notwendigen Schritte unternehmen.

00:43:21: Und wir halten euch periodisch informiert, man kann ja Vertrauen schaffen in dem man das meine ich mit einem klaren Kommunikationsprozess und einen klaren Vorgehen aufwartet.

00:43:29: wenn ich sage dass ist alles Unsinn.

00:43:32: Kann nicht das machen aber wenn ich es nicht weiß habe ich einfach das Risiko dass sich relativ schnell anders darstellt und dann glaubt mir natürlich keiner mehr gar nichts.

00:43:38: also das ist einfach das klassische Problem auch bei Geschäftspartnern.

00:43:42: denen was zu sagen, von dem ich nicht weiß dass es richtig ist klingt erstmal transparent aber das ist ja gar nicht transparent.

00:43:47: Das ist einfach unrichtig.

00:43:49: D.h.,

00:43:49: es ist transparent.

00:43:51: zu sagen wir halten die Vorwürfe nach derzeitiger Einschätzung nicht für zutreffend sind aber bestrebt den Sachverhalt schnellstmöglich umfassend aufzuklären das ist schon eine ganz andere Aussage.

00:44:00: beispielsweise und dazwischen zu differenzieren klingt manchmal so ein bisschen wie Wortglauberei macht da beim Ende des Tages hinsichtlich Integrität und Transparenz einen signifikanten Unterschied.

00:44:12: Es ist ja auch menschlich, Caroline hat es gesagt.

00:44:14: Wenn einem was vorgeworfen wird will man erst mal sagen das stimmt nicht.

00:44:18: aber wenn man gar nicht weiß ob's stimmt trägt es meistens nichts zum Vertrauen bei es einfach zu behaupten

00:44:23: Gut also wir fassen nochmal ganz kurz zusammen die fünf Hauptfehler bei der internen Aufarbeitung von Verstößen.

00:44:28: Nummer eins Nichts tun.

00:44:29: Nummer zwei Interessenskonflikte ignorieren.

00:44:31: Nummer drei Daten verlieren oder falsch nutzen.

00:44:34: Nummer vier ein fehlender Untersuchungsplan.

00:44:36: und Nummer fünf schlechtes Stakeholder-Kommunikation.

00:44:39: Also, ihr beiden.

00:44:40: Ganz ganz herzlichen Dank!

00:44:41: Ich baue mal darauf, dass wir hier viele beschützt haben und dass sie daraus lernen können.

00:44:45: Und freue mich schon aufs nächste Mal mit euch und euch.

00:44:47: sehr langweilig.

00:44:48: Das hoffen wir ja.

00:44:48: Vielen dank dir Joel.

00:44:49: Vielen danke, wir freuen uns auch.

00:44:52: Danke fürs

00:44:53: Zuhören beim Digital-Kompakt-Podcast.

00:44:57: Du merkst, jetzt siehst du massig Wissen

00:44:59: für dich

00:44:59: und dein Unternehmen

00:45:00: heraus.

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00:45:11: Also, erzähl

00:45:12: doch auch deinen Kolleginnen und Kollegen von uns!

00:45:15: Bis zum nächsten Mal.