Mail Mastery 📧: Wie schreibe ich gute E-Mails?

00:00:00: Digital Kompakt.

00:00:01: Heute aus dem Bereich Führung.

00:00:03: Mit deinem Moderator Joel Kaczmarek.

00:00:06: Los geht's!

00:00:15: Hallo Leute, hier ist Joel und ich sitze wieder mit dem lieben Erik van Möller zusammen.

00:00:18: Ihr erinnert euch vielleicht.

00:00:19: Erik ist richtig krass drauf in Sachen Firmkultur.

00:00:21: Der hat nämlich die Culture Code Foundation und bringt anderen Leuten bei, wie man eine gute Firmkultur baut.

00:00:26: Und mir hat er schon beigebracht, Kultur ist unter anderem das schlechteste geduldete Verhalten.

00:00:30: Und sind wir mal ganz ehrlich, ganz viel schlechtes geduldetes Verhalten gibt es bei der geschriebenen Kommunikation.

00:00:35: Also bei E-Mail und bei Messaging im Unternehmen.

00:00:38: Und wir machen jetzt einen Zweiteiler.

00:00:39: Heute gibt es Teil eins.

00:00:40: Wir reden nämlich darüber, was sind Erik's sieben Best Practices für gelobene?

00:00:44: eine schriftliche Kommunikation, vorwiegend E-Mailing.

00:00:47: Und im zweiten Teil reden wir über einen neuen Best-Practices.

00:00:50: Ich sage mal so ein bisschen seine Sieben und seine neuen Gebote.

00:00:52: Teil zwei wird sich nämlich um Messaging speziell richten.

00:00:55: So, also heute fangen wir mal an.

00:00:56: Sieben Gebote in Sachen geschriebener Kommunikation.

00:00:59: Lieber Erik, schön, dass du da bist.

00:01:00: Moin moin.

00:01:01: Hallo, du erfreut mich, wie immer bei dir zu sein.

00:01:03: Hast du zum Start, wenn wir gleich über E-Mails, Messaging und allgemein geschriebene Kommunikation reden, hast du ein bisschen Statistiken bei The Way oder mal Studien angeguckt, was so geschriebene Kommunikation angeht?

00:01:12: Weil mein Verdacht, da verbrennt man unfassbare Wirtschaftsleistungen, wenn man schlecht kommuniziert.

00:01:16: Es gibt eine McKinsey-Studie, die sagt, Menschen, die gut kommunizieren und gute soziale Kommunikationstourts, wie Teams zum Beispiel, nennen, dass die zwanzig bis zwanzig Prozent effizienter sind.

00:01:28: Außerdem ... Gibt es Studien, die sagen, Menschen, die viel Zeit auf E-Mails verbringen, sind im Durchschnitt weniger produktiv.

00:01:35: In anderer Art und Weise E-Mail-Kommunikationen zum Zweck.

00:01:37: Du musst nicht viele E-Mails schreiben, du musst die nur richtig gut machen, ohne.

00:01:40: idealerweise sind sie kurzknackig, prägnant und kosten dich nicht viel Zeit und nicht viel Zeit beim Leser.

00:01:45: Also E-Mails und Messaging ist ein großes Thema und ein Dauerbrenner.

00:01:49: Und nochmal kleine Off-Topic-Frage.

00:01:50: Ich glaube, wir kommen gleich dazu.

00:01:51: Weil ich meine, ich habe da einen Geburtzug gesehen, aber ich saß neulich im Restaurant mit einem Unternehmer und einem Manager und dann haben sie sich beide freudig ihre Handys gezeigt und haben geguckt, wer mehr ungelesene E-Mets hat.

00:02:01: Und wir reden von einem hunderttausender Bereich,

00:02:03: wo die waren,

00:02:04: wo ihr Steak so ein bisschen war, hey, wenn was wichtig ist, schreiben sie noch mal oder besprechen mich drauf an.

00:02:09: Das kriege ich schon mit.

00:02:10: Ich bin gar nicht auf diesem Inbox Zero Trip.

00:02:12: Ist es so deins, dass du versuchst, es immer organisiert zu halten?

00:02:15: Es gibt ein ganz klares Best Practices, das ist täglich inbox zero.

00:02:19: Wir können gerne mal anfangen und, weil es ja aufgefallen ist, es ist total wichtig zu verstehen, nach dem Motto Leute schreiben wir noch mal, nee, wenn mir jemand etwas schreibt, dann sollte ich darauf antworten.

00:02:30: Wenn mir zu viel Leute schreiben, muss ich strukturell dafür sorgen, dass mir weniger Leute schreiben, dass ich weniger E-Mails kriege.

00:02:35: Aber wenn ich mir eine E-Mail vorstelle, wieso?

00:02:38: jemand ruft mich an und sagt, hey, Er sagt mir was und ich muss es mir anhören und dann kann ich überlegen, was ich tue.

00:02:43: Warum sollte ich mir das durchlesen oder kriegen?

00:02:46: eine E-Mail kriegen, die ich kann nicht beantworten.

00:02:47: Das heißt, wenn man außerdem in Geschwindigkeit denkt, dann sehen wir, wir machen ja auch Führungskräfte-Training.

00:02:51: Ganz oft ist das Thema Führungskräfte sind overwhelmed, sind nicht responsiv, und es hängt an der Führungskraft.

00:02:57: Natürlich auch, wenn man eher Micromanagement macht, was achtzig, neunzig Prozent der Firmen machen.

00:03:01: Ich sage immer, Daily Inbox Zero, es gibt keine Nachricht, auf die du nicht reagiert hast.

00:03:06: Und die Reaktion heißt nicht die Antwort.

00:03:08: Die Reaktion heißt, ich hab's gesehen, ich melde mich darauf.

00:03:11: Und es gibt nur die Ausnahme.

00:03:13: Wenn Leute wissen aus dem Kontext heraus, das ist eine E-Mail und das ist abgesprochen, dass ihr erst in zwei Wochen antwortet, ist natürlich okay.

00:03:19: Aber wenn ich eine neue Nachricht kriege, dann sollte ich sie lesen und darauf reagieren.

00:03:23: Zumindest bei internen Nachrichten, bei externen gibt es eine andere Bearbeitungszeit.

00:03:27: Der große Trick ist einfach, mache ich total oft zu sagen, danke habe ich gesehen, melde mich, bis zudem mit dem Tag bei dir.

00:03:33: Dann ist klar, dass es angekommen ist und es gibt ein klares Commitment.

00:03:36: Wie machst du denn das?

00:03:38: KI ist natürlich so ein Thema, dass jetzt Leute, glaub ich, dazu übergehen, sich damit um hier einen abzuwerfen.

00:03:42: Aber wie machst du das denn?

00:03:43: Wie kommst du denn hin zu Daily in Box Zero?

00:03:46: Ich glaube, das Wichtigste ist, genug Zeit zu haben und E-Mails ein, zwei, drei Mal am Tag zu lesen.

00:03:51: Es gibt aussieht mit zwei Minuten Regel.

00:03:53: Wenn du eine E-Mail anab von zwei Minuten beantworten kannst oder eine Nachricht, nicht nur E-Mails, tust einfach.

00:03:58: Und ansonsten, schreib zurück, danke, hab ich gesehen.

00:04:00: Ich werde dir bis dann und dann antworten.

00:04:02: Und dann gibt's ja das Scheduling-Feature.

00:04:05: wo du sagst, erinnere mich übermorgen an diese E-Mail.

00:04:08: Dann ist sie ein geplantes To-do in der Zukunft.

00:04:10: Manchmal kriegt man, dass das große E-Mail-Thema ist.

00:04:13: Du liest E-Mails und hast ein E-Mail-Rabbital, weil du siehst eine Nachricht und fängst an dir zu bearbeiten, aber die dauert länger.

00:04:20: Dann bist du eine Stunde in E-Mails drin, hast aber eigentlich nur ein einzelnes Thema bearbeitet.

00:04:25: Und zum Schluss führt das auch zu Time and Task Management.

00:04:28: KI-Verantwort bist du mir noch ein bisschen schuldig geblieben, arbeitest du damit?

00:04:30: Insbesondere bei komplizierten E-Mail-Antworten gebe ich zu, nehme ich mittlerweile den E-Mail-Thread, gebe den an eine KI, dektiere meine Nachricht via Audio und sag, bitte formulier das so, wie ich es typischerweise formulieren würde.

00:04:43: Und das spart mir einfach Zeit.

00:04:45: Das heißt, es geht schneller, gerade so, weil manchmal sitzt man an schwierigen komplizierten Emails, die superwohl formuliert sein müssen.

00:04:50: Da sitzt man eine halbe Stunde dran und so geht es in fünf bis zehn Minuten.

00:04:52: Das ist das Sparzeit.

00:04:54: Es gibt bis Auto-Complete-Feature.

00:04:56: Einfach die E-Mail schon weiter für dich geschrieben wird.

00:04:58: Und ansonsten würde ich schon noch einen Schritt zurückmachen beim Thema KI und Automation.

00:05:02: Es gibt hilfreiche Dinge, wie E-Mails klustern.

00:05:05: Aber zum Schluss sind E-Mails eine Kommunikation, zu die man lesen und beantworten muss.

00:05:09: Genau.

00:05:09: Gut.

00:05:10: Okay, also erstes der Gebote, der sieben, die wir von geschriebene Kommunikation jetzt mal vornehmen, ist Daily Inbox Zero.

00:05:18: So, zweites trägt den schönen Titel Read Three Times and Shorten.

00:05:22: Also liest es dir dreimal durch und kürzt es dann, bisschen selbst erklären, trotzdem wollen wir natürlich verstehen, was dahinter steckt.

00:05:28: Geplante, strukturierte, kurze Kommunikation, spart einfach Zeit.

00:05:33: Und diese Nachfrage, wenn Leute was missverstehen, ist ein Riesenthema.

00:05:36: Wenn ich eine Nachricht schreibe.

00:05:37: dann nehme ich, dann schreibe ich sie und lese sie noch mal.

00:05:40: Ich strukturiere sie noch mal.

00:05:42: Ich überlege, deren den ich das schreibe, hat er den Kontext.

00:05:44: Ganz oft schreiben Leute, so wird er wie ... zu diesem Thema.

00:05:48: Und solche Wörter wie dieses Thema oder darum oder das zu ersetzen, mit dem echten Substantiv oder dem Werbung, dass es geht, hilft total, um Missverständnisse zu vermeiden.

00:05:57: Bei jeder zwanzigsten Nachricht schreibt man was in der anderen, versteht es einfach falsch.

00:06:01: Und deswegen ist es dreimal lesen und verkürzen.

00:06:04: Habe ich es richtig formuliert?

00:06:05: War ich freundlich?

00:06:06: Habe ich Fachbegriffe verwendet, die irgendjemand vielleicht nicht versteht?

00:06:08: Und wenn er sie nicht versteht, kann er nicht gut auf Antworten.

00:06:10: Das heißt, als allererstes read three times and shorten.

00:06:13: Das hilft total.

00:06:15: Zum Thema Lesen und Verkürzen, da kann KI helfen.

00:06:17: Das mache ich wirklich, wo ich sage, nimm die finale Nachricht von dir, kopier sie in einer KI und sag, verändere weder den Ton noch was anderes und verkürz du sie um die Hälfte.

00:06:26: Das funktioniert.

00:06:27: Und es kommt trotzdem der gleiche Inhalt rüber.

00:06:29: Und ganz zum Schluss, ganz oft das Thema Anlage vergessen.

00:06:32: Links nicht getestet.

00:06:33: Wenn du einen Link machst, bevor du die Nachricht schickst, klicke selbst auf den Link und guck, ob es funktioniert.

00:06:37: Insbesondere bei geteilten Dateien, machst du dann mit Cognito-Modus und guck, dass die Datei auch mit der Person geteilt ist.

00:06:42: Und das kostet mehr Zeit.

00:06:43: auf deiner Seite ist aber Vollständigkeit.

00:06:46: So wird das Gebot.

00:06:47: Bottom Line Up Front.

00:06:49: Also das, worum es sozusagen unter dem Strich geht, willst du am Anfang genannt wissen.

00:06:54: Das hängt zusammen mit pyramidaler Kommunikation.

00:06:57: Das heißt, Menschen denken ja in Geschichten.

00:06:59: Das heißt, wir fangen an zu erzählen, ich habe heute das gemacht und das gemacht und das ist passiert.

00:07:03: Und deswegen ist das das Ergebnis.

00:07:05: Und wenn man diesen Gedanken hat, die Bottomline, dann schreibt sie ganz am Anfang.

00:07:09: Man kann also Executive Summary nennen.

00:07:11: Aber es heißt absichtlich Bottomline upfront.

00:07:14: Das gilt für jede lange Nachricht.

00:07:16: wo man zum Beispiel sagen kann, in einem Satz diese Nachricht ist darum, dass ich von dir Hilfe brauchte, seht ihr mit dem Thema, und dann fängst du an, die Erklärung zu machen.

00:07:24: Zum Beispiel auch für E-Mail-Betreffs.

00:07:26: Schreibt das E-Mail-Subject E-Mail zum Schluss der Nachricht.

00:07:29: Nicht vorher.

00:07:30: Weil erst zum Schluss der Nachricht weißt du, worauf du eigentlich hinaus willst.

00:07:33: Außerdem, wenn du Stichpunkte machst, dann formulieren Menschen typischerweise die Stichpunkte mit, zum Beispiel, wie habe ich im letzten Quartal thirty-neue Kunden gewonnen und haben unsere Vertriebszahlen so und so viel überfüllt.

00:07:43: Und wenn du den Stichpunkt nimmst, dann überlegst, wenn ich den in drei Wörtern zusammenfassen muss.

00:07:47: Wie würde ich ihn zusammenfassen?

00:07:48: Dann sage ich, zehn Prozent Quarter, Overachieve mit MQ zwei und dann die Erklärung.

00:07:52: Wir haben so viele neue Kunden gewonnen.

00:07:54: Und wenn ich Stichpunkte mache zum Beispiel, da gibt das auch.

00:07:57: Du machst einen Stichpunkt, machst Fett, zwei, drei, vier Wörter, die die Überschrift des Stichpunktes sind.

00:08:03: Und dann erklärst du sie sozusagen in normalen Text.

00:08:05: Das heißt, am Anfang sagen, worum es geht, hilft dem Leser zu verstehen, worauf du hinaus willst.

00:08:10: Weil du kannst ja eine lange Nachricht schreiben und du brauchst Hilfe oder du sagst, das ist für dich nur zur Info oder ich brauche eine Entscheidung von dir.

00:08:17: Hier sind meine Argumente.

00:08:18: und dieses Framing ganz am Anfang, Bottom-Line-Up-Front, pro Nachricht oder auch in einem Stichpunkt hilft unglaublich für die Übersichtlichkeit.

00:08:27: Ich glaube auch einfach so argumentativ, wenn du jemandem sozusagen vorne weg schon deine Haltung erzählst, dann versteht er die ganze Argumentation, die nach hinten raus folgt, viel, viel besser.

00:08:35: Weil manchmal ist es ja so, wenn du von A nach Z argumentierst, gehst du so ein bisschen im Prozess verloren.

00:08:40: Was willst du dir jetzt eigentlich sagen?

00:08:42: Und ich weiß nicht, wie es dir geht, aber ich stelle so fest, Menschen... Hören überraschend wenig von dem, was man sagt.

00:08:48: Also, Sende sieben Botschaften und es kommt vielleicht zwei an.

00:08:51: Jetzt mal überspitzt formuliert, ne?

00:08:52: Okay, so, und dann kommt so ein Klassik, an den habe ich mich sogar auch schon ein bisschen gewöhnt, nämlich deine Viertesgebot.

00:08:58: one topic per message.

00:09:00: Also sich anzugewöhnen, dass man nur ein Thema pro E-Mail macht, weil man ist ja immer so ein Stück weit verführt, bin ich der Meinung, dass man so, ich schreib dem Erik gerade, ich hab drei Punkte, dann schreib ich dem doch gleich alles in eine E-Mail und dann bist du so in der Antwort und Position ein bisschen undankbar dabei.

00:09:14: Als ich argumentiere, jetzt eigentlich musst du es erzählen, aber mir geht es immer so, dann denkst du, fuck, der hat jetzt drei Sachen hier erzählt.

00:09:19: Das wird dann so eine verklausulierte, ineinander geschachtete Antwort, die man dann schnell baut.

00:09:23: Also das ist so meine Vermutung.

00:09:25: zu dem Punkt, hab ich's getroffen.

00:09:26: Joel, du hast das hundert Prozent getroffen.

00:09:27: Und das ist ja das Spannende bei diesen Programmen, über das wir hier sprechen.

00:09:30: Das sind eigentlich die Sachen, wo man embarrassed ist, wenn man es dann nicht sieht.

00:09:33: Und die meisten Leute haben das verstanden, aber sie haben es nie so klar gelehrt bekommen, gezeigt bekommen an Beispielen.

00:09:40: Deswegen machen wir das ja.

00:09:41: Weil das so wichtig ist für die Effizienz in einer Firma, eine Kultur zu haben, wo man gut kommuniziert, dass das E-Mails oder Nachrichten sind, Themen bezogene Themen.

00:09:50: Und wenn du in einer Nachricht drei Themen hast, Und du antworten willst, dann antwortest du auf eins und dann musst du dir merken, dass noch zwei Themen offen sind.

00:09:58: Und dann kommt eine andere Nachantwort zu einem anderen Thema von einer anderen Person.

00:10:01: Es ist total vermischt alles.

00:10:04: Das heißt, best practice ganz klar.

00:10:06: Wir machen ganz klaren Bottom-Liner-Pfront, ein ganz klares Subject und schreibe drei E-Mails zu dem Thema.

00:10:11: Diese Struktur, diese Klarheit hilft zu sagen, okay, dieses Thema muss eine Woche warten, Daily Inbox Zero, Scheduling.

00:10:18: auf nächste Woche.

00:10:19: Das andere Thema können wir abhaken, ist auch Archive zu meiner Email-Inbox.

00:10:23: Und das große Thema ist eigentlich in Kommunikation und für eine schriftliche Kommunikation zu wissen, wo steht was wann und das in so kleine Bits und Pieces aufzubrechen.

00:10:32: Manchmal ist es ja so, dass du wirklich mehrere Themen hast und manchmal ist es so, dass die aber so interdependent sind.

00:10:38: Also, dass die einen Bezug zueinander haben.

00:10:41: Es ist dann mehr so was wie eine Art Unterthema.

00:10:42: Wir haben so das Dach, weiß ich nicht, Erik und Joelle wollen ihre Kooperation ausloten.

00:10:47: Und dann gibt es entweder klares, okay, drei To-dos, jedes To-do eine E-Mail oder manchmal gibt es aber auch im Bereich eins, haben wir noch einen Klärungsbedarf, nämlich bei zwei Punkten.

00:10:55: So, und zack, bist du quasi multi-topic, dann kannst du es gar nicht so gut trennen.

00:10:59: Wie machst du das denn?

00:11:00: Jetzt

00:11:00: sind wir im Bereich Dokumentation und Echtzeit-Kollaborationstools.

00:11:03: Wir sprechen ja über Teams oder über E-Mail gerade, also über Messaging oder über E-Mails in schriftliche Kommunikation.

00:11:10: Wenn ich ein kompliziertes Thema habe, dann benutze ich Notion oder Confluence oder Microsoft OneNote oder irgendein Dokumentationstool oder Google Docs und ich würde deinen Dokument machen und würde sagen, Joel, wir haben diese zehn Themen, so eine Art Miniprojektplan und dann würde ich eine Emoji an die Überschrift machen, die kann man wegtoggeln, wegklicken und sagen, du drei Themen hacken dran, ein Thema besprechen.

00:11:29: und ich schicke dir nur noch, hey, das war zu diesem Dokument, das ist Linksscheid am Browser, und vielleicht mach mal zehn Minuten Meeting dazu und besprechen das und lösen das.

00:11:37: Das heißt, das ist eine andere Art der Kommunikation.

00:11:39: Wir leben im Zeitalter der echtzeit browser-synchronisierten Dokumente.

00:11:44: Die haben alles verändert.

00:11:46: Dadurch ist Remote-Arbeit possible, weil wir gleichzeitig in Echtzeit auf das gleiche Stück digitales Papier gucken können und das mit Menschen teilen können.

00:11:53: Und wir können unterschriften, dass dieses Weckropieren von Überschriften, von Themen.

00:11:57: Das heißt, wenn wir fünf Themen hätten, Dann würde ich dazu keine E-Mail schreiben, würde ich sagen, du drill das in unsere fünf Themen.

00:12:02: Hier ist ein Dokument.

00:12:03: Lass uns gemeinsam draufschauen.

00:12:04: Hm, okay, klingt heimzämlich, gefällt mir.

00:12:08: Nummer fünf von deinen Geboten ist Formatting Is King.

00:12:11: Wie formatiere ich denn die E-Mail richtig gut, Erik?

00:12:14: Man kann es einfach besser lesen.

00:12:15: Struktur hilft unserem Gehirn, wir sind visuelle Menschen.

00:12:18: Schreibe keinen langen plaintext.

00:12:20: Nicht mehr als zwei, drei Sätze.

00:12:22: Eine ganz klare Sache ist, wichtige Wörter in Fett zu highlighten.

00:12:25: Das heißt, wenn ich fließt Text schreibe, dann highlight ich ein paar wichtige Wörter Fett.

00:12:29: Manchmal geht die Hintergrundfarbe, wenn ich von Leuten wirklich was will.

00:12:32: Dann highlight ich es so in einem leichten Gelb.

00:12:34: Nicht dieses Signalgelb, sondern ein leichtes Gelb, wo ich sage, das brauche ich von dir.

00:12:37: Das ist auch eines der anderen Best Practices.

00:12:39: What do I need from you?

00:12:40: Ganz zum Schluss am Ende, was brauche ich von dir?

00:12:43: Ich bin ein ganz großer Freund von Bullet Points.

00:12:45: Wir hatten vorhin bottom line-upfront auch in Stichpunkten.

00:12:47: Zwei, drei fette Wörter, Doppelpunkt, Erklärung in normalem Text.

00:12:50: Das hilft, das zu scannen.

00:12:52: Du hast auch logische Stichpunkte, fünf Stichpunkte, kurze Zusammenfassung, dann die Erklärung.

00:12:57: Und ich glaube, in Summe sind so Emojis auch cool.

00:12:59: Wenn du sagst, äh, die Glühbirne für eine Idee.

00:13:02: Oder ich hab immer diesen Pfeil, der nach rechts guckt, für so eine Art Conclusion.

00:13:06: Das hilft.

00:13:07: Und jetzt mal Hand aufs Herz.

00:13:09: Gut kommunizieren ist ja das eine.

00:13:10: Trotzdem wollen die Menschen sich auch ein Stückchen Zeit sparen.

00:13:13: Lauf ich Gefahr, wenn ich sowas tue, was wir jetzt hier alles schon jetzt besprochen haben.

00:13:17: Also schonmal zu sagen, ich lese es einmal durch, ich kürze es.

00:13:20: Die Bottom Line nach vorne.

00:13:22: Ich formatiere das Ding.

00:13:23: Frisst sowas nicht unglaublich Zeit, dieses ganze Formatieren?

00:13:27: Wir sprechen immer über einen Investment in gute Kommunikation.

00:13:30: Ja, das kostet Zeit.

00:13:32: Aber in Summe kriege ich eine bessere Antwort zurück.

00:13:35: Ich verhindere auch mehr Zeit bei mir, weil die Leute nachfragen stellen, weil sie was nicht verstehen.

00:13:41: Und dem Kern für das dazu, dass die Kommunikation schneller abläuft.

00:13:44: Das heißt, ich höre das oft in diesen Workshops.

00:13:46: Ja, das ist ja so aufwendig.

00:13:48: Das ist nicht aufwendig.

00:13:49: Es ist einfach auch nur nett dem anderen gegenüber, ihm strukturierte, gut formatierte, wohldurchdachte, kurze Nachrichten zu schreiben.

00:13:56: Okay, wir machen weiter.

00:13:57: Nr.

00:13:57: sechs, da kommen wir ein Stück weit auf.

00:13:59: deinen ersten Punkt, nämlich Daily Inbox Zero, lautet ... Also innerhalb von vierundzwanzig Stunden Antworten.

00:14:06: Warum ist es wichtig?

00:14:07: Das ist wichtig, um eine hohe Geschwindigkeit zu haben.

00:14:10: Man kennt es vielleicht von Behörden, manchmal Behörden zwei, drei Monate antwortzeitig.

00:14:14: Ich habe gerade was mit der ... Ich lebe ja in Österreich, aber bin in Deutschland streulich ansässig.

00:14:19: Ganz normale Geschichte ist ein Sonderfall, so Grenzgängerstatus.

00:14:22: Und dann sprichst du mit der Familienkasse, die für Auslandsdeutsche ... zuständig ist und es dauert zwei Monate, eine Antwort zu bekommen.

00:14:28: Und wenn man in dieser Geschwindigkeit arbeitet, ich übertreibe jetzt mal, wir haben auch größere Mittelständler, wo es manchmal sagt, ja, da braucht es zwei Wochen für eine Antwort.

00:14:35: Die Geschwindigkeit ist einfach viel geringer.

00:14:38: Und manchmal braucht es einfach eine Antwort.

00:14:40: Und deswegen ist eine Reaction-Time relevant.

00:14:42: Das gehört zu DailyInbox Zero.

00:14:43: DailyInbox Zero heißt, ich habe kein E-Mail-Backlock.

00:14:47: Dazu gehört, in vierundzwanzig Stunden sollte ich eine Art von Reaktion zeigen.

00:14:52: Die Reaktion muss aber nicht die komplette Antwort sein.

00:14:54: Die kann auch nur sagen, du hab ich gesehen, mach ich total oft.

00:14:57: Außer die Person weiß, dass es länger dauert und es ist ganz klar vom Kontext her.

00:15:01: Und da höre ich ganz, ganz oft dieses Miss-Anders-Ding zwischen Reaktion und Antwort.

00:15:06: Eine Reaktion kann auch einfach nur auf eine Teams-Nachricht oder Slack-Nachrichten in die Emoji sein.

00:15:11: Und wenn man eine Art von Kommunikationskultur hat, wo man sagt, ich gebe dir den zwei Augen-Emoji drauf, das heißt, ich habe die Nachricht gesehen.

00:15:18: Dann habe ich eine Reaktion gezeigt und der andere weiß, ich bin da.

00:15:21: Ich habe es gesehen.

00:15:22: Stellt dir vor im Kundenservice, dass du ein Service-Level-Objective in SLO.

00:15:26: Warum gibt es nicht das Service-Level für interne Kommunikation?

00:15:29: Und wenn wir das mit den Kunden besprechen, ist immer, was ist euer interne Service-Level?

00:15:33: Und alle sagen, ja, ein paar Tage, eine Woche.

00:15:36: Und dann frage ich, warum ist das so?

00:15:39: Und zum Schluss kommt man immer wieder drauf, dass an einem Arbeitstag, wenn ich eine Nachricht kriege, man typischerweise als wohlorganisierter, wohlstrukturter Mensch, der nicht völlig überarbeitet ist.

00:15:49: Jeden Tag schaffen sollte, alle seine Nachrichten einmal zu lesen.

00:15:52: Kommt ein bisschen auch drauf an, was man an Anzeig kriegt pro Nachrichten, oder?

00:15:56: Und wie viele von denen sinnhaft sind.

00:15:58: Also, ich meine, da haben wir ja noch gar nicht drüber gesprochen, dass vielleicht manchmal auch eine E-Mail unnötig ist oder ich sie gar nicht erst schreiben soll.

00:16:05: Hast du da auch ein Gebot für?

00:16:07: Das war eine schwierige Frage, Joel.

00:16:09: Die gibt es auf drei Ebenen.

00:16:10: Die erste Frage ist, wenn du einen Teams hast oder nennst Like, verlasse irrelevante Kanäle und Mute Notifications.

00:16:18: Das zweite Thema ist Monkey Management als Führungskraft.

00:16:21: Meistens kommen bei Führungskräften viele Themen an.

00:16:23: Man muss einfach sich auch mal rausziehen und so eine Art CC-Kultur nicht machen und sagen, ich will dann nicht dabei sein, kommt zu Minowals Eskaliert.

00:16:30: Also Monkey Management ist, Mitarbeiter wollen immer der Führungskraft den Affen auf die Schule setzen, die Führungskraft muss sagen, nein, nehmen den Affen wieder zurück und zu sagen, ich kann da nicht involviert sein, weil es ist nicht mein Job, das ist dein Job, das Thema zu lösen.

00:16:42: Wenn man zu viele Nachrichten kriegt, dann sollte man zu seiner Führungskraft gehen und sagen, ich habe zu viel zu tun.

00:16:48: Und dann sollte man gemeinsam analysieren, kriege ich zu viel Email-Notifications oder bin ich in zu vielen Kanälen in mein Messaging-System drinne.

00:16:57: Das heißt, ich sehe das ganz klar bei Nein zu sagen.

00:17:00: anstatt Ja zu sagen und Kommunikation zu destrukturieren.

00:17:03: Gut.

00:17:03: So, und dann lass uns noch mal ganz kurz in dein siebtes Thema reingehen, nämlich what I need from you, dass wir das noch mal ganz kurz einmal sauber aufbereiten.

00:17:10: Also damit meinst du, dass du am Ende einer Nachricht der Person sozusagen geheilert schreibst, was du genau von ihr brauchst?

00:17:17: Typischerweise vergessen die Menschen zu sagen, ja, was ist nie jetzt genau das zu tun.

00:17:22: Und wenn du immer am Ende denkst, was brauche ich denn jetzt von dir?

00:17:26: Nach dem Motto, ich schreibe dir was, was brauche ich jetzt von dir?

00:17:28: Und man diesen Gedanken hat und gerne auch die Überschrift, What I Need From You, sagt, ich brauche, dass du dieses Dokument bis zu dem Tag liest oder, dass du auf meinen Kommentar bist, zum einrassigsten Oktober antwortest oder, du hast kein To-do, das war rein informativ für dich.

00:17:42: Das hilft, den Menschen zu verstehen, was sie jetzt tun sollen.

00:17:46: Denn meistens sind die Menschen, denen man schreibt, nicht so tief in dem Thema drinnen.

00:17:50: Und wenn das Implizid drinnen steht, dann ist es ja, das habe ich dir doch geschrieben.

00:17:55: Wenn man aber explizit zusammenfasst, what I need from you, ich brauche von dir, das bis zu dem Thema, dann kann die andere Person das nicht mehr missverstehen.

00:18:04: Ja, cool, du komm, dann fasst du noch mal ganz kurz zusammen.

00:18:06: Deine sieben Gebote für geschriebene Kommunikation, was jetzt vorwiegend Mail war, aber sich auch, was man ja schon gemerkt, auf andere Bereiche bezieht, die gehen wir nochmal durch.

00:18:14: Also Nummer eins, Daily Inbox Zero.

00:18:17: Dass wir es schaffen, jeden Tag ein Inbox Zero zu haben, heißt ja nicht beantworten, sondern kann auch manchmal nur Reaktionen sein.

00:18:22: Nummer zwei, Read Three Times and Shorten.

00:18:24: Also liest du sie nochmal durch und kürze es.

00:18:26: Nummer drei, Bottom Line Up Front.

00:18:28: Also du fängst am Anfang zu erzählen, was du möchtest, was dir wichtig ist, dann machst du die Argumentation.

00:18:33: Nummer vier, one topic per message.

00:18:35: Wenn du mehrere Nachrichten in einer hast, dann teilst du das auf.

00:18:38: Nummer fünf, formatting is king.

00:18:40: Du kannst durch die Informatierung erreichen, dass die Leute deine Mails besser lesen können.

00:18:44: Nummer sechs, twenty-four hours reaction time.

00:18:46: Also Versuche binnen eines Tages zu antworten, muss nicht inhaltlich sein, kann auch einfach nur sein, ich hab's gesehen und melde mich bei dir.

00:18:52: Und Nummer sieben, what I need from you, du schreibst im Ende nochmal ganz klar heraus, was du von den Menschen brauchst.

00:18:59: So, das also die sieben best practices, deine sieben Gebote für Schriebene Kommunikation.

00:19:04: Und im zweiten Teil machen wir, wie besprochen, noch mal neun von diesen speziell für Messaging.

00:19:08: Also lieber Erik, freue ich mich schon drauf und bis zum nächsten Mal.

00:19:11: Vielen Dank Joel.

00:19:14: Danke fürs Zuhören beim Digital-Kompakt-Podcast.

00:19:18: Du merkst, jetzt siehst du massig Wissen für dich und dein Unternehmen heraus.

00:19:22: Wenn du mit uns noch erfolgreicher werden möchtest, abonniere uns auf den gängigen Podcast-Plattformen.

00:19:28: Und hey, je größer wir werden, desto mehr Menschen können wir helfen.

00:19:32: Also, erzähl doch auch deinen Kolleginnen und Kollegen von uns.

00:19:36: Bis zum nächsten Mal.