Messenger Mastery: Wie kommuniziere ich gut auf Slack, Teams & Co.?

00:00:00: Digital Kompakt mit einem Moderator Joel Kaczmarek.

00:00:03: Los geht's!

00:00:14: Hi, five Leute, hier ist Joel und herzlich willkommen zu einem neuen Money Monday und ich habe wieder den lieben Erik van Möller zu Gast.

00:00:20: Denn Erik, der ist ja spezialisiert darauf, wie man gute Firmkultur baut.

00:00:25: Denn mit der Culture Code Foundation hat er eine Spezialberatung aufgebaut, genau zu diesem Thema, weil er irgendwann an den Punkt kam, dass ihm sehr Käufer seines Unternehmens gesagt hat, dass sein Team signifikant besser funktioniert als das andere.

00:00:36: So, da dachte ich, okay, krass, jetzt will ich von Erik lernen, wie man gute Kultur baut, weil es zeigte sich nämlich, dass es an seinem Kulturverständnis liegt, warum seine Firma so gut funktioniert hat.

00:00:44: Und vielleicht erinnerst du dich, ich verlinke das auch noch mal unten in den Show-Notes.

00:00:47: In der letzten Folge haben wir nämlich darüber geredet, wie ... funktionieren gute Emails.

00:00:51: Also wie schreibe ich vernünftige Emails, dass das Team gut damit arbeiten kann?

00:00:54: Und heute machen wir den zweiten Teil, wir reden über Messenger.

00:00:56: Also mal drüber zu sprechen, wenn ihr sowas wie Slack, Teams und Co.

00:00:59: benutzt, wie man die am besten einsetzt, damit alles möglichst reibungslos und gut funktioniert.

00:01:04: That being said, lieber Erik, moin, erstmal hallo, schön, dass du wieder da bist.

00:01:07: Hallo Joel, freue mich wieder, bei dir zu sein.

00:01:09: Bist du dein selber Messenger Nutzer.

00:01:10: by the way, nimmst du hier deine eigene Medizin?

00:01:12: Ja natürlich, ich glaube am Moment muss ich erstmal sagen, was ist überhaupt Messaging.

00:01:15: Und jeder von uns kennt Messaging, jeder benutzt WhatsApp und WhatsApp per Definition ist ein Messenger.

00:01:20: Und im Geschäftskontext ist es typischerweise Microsoft Teams oder Slack oder auch Google Chat, je nachdem in welcher Sphäre man unterwegs ist.

00:01:27: Aber der große Unterschied zu E-Mails ist, dass Dinge gruppiert sind und die heißen auch Social Messenger, weil man eben was miteinander interagieren kann.

00:01:35: In gewisser Art, dann weiß es ja, wie in sozialen Netzwerken.

00:01:38: Und das ist auch der Kern von Messaging.

00:01:40: Das ist eine andere Art der Kommunikation, die aber, wenn sie gut gemacht ist, total signifikant besser performt als die Events, die schon dreißig Jahre alt sind.

00:01:48: Gut, verstanden.

00:01:49: In deiner E-Mail-Folge war, glaube ich, sogar der letzte Hinweis, den du gegeben hast, dass man sich unbedingt ein Messenger hat.

00:01:54: anschaffen sollte.

00:01:55: Also ich habe sogar schon ganz extreme Gäste hier gehabt, die haben gesagt, e-mail ist bei mir komplett tot, nutze ich für berufliche Sachen gar nicht, sondern nur Messenger.

00:02:02: Also es ist auch, sag ich mal, ein Best Practice schon, den Messenger überhaupt einzusetzen, richtig?

00:02:06: Definitiv ist das so.

00:02:08: Und ich glaube, E-Mails kann man nicht wegdenken, weil E-Mails sind nach außen ein extrem kompatibles, perfekt funktionierendes System.

00:02:14: Das heißt, E-Mailing mit extern, total klar.

00:02:17: Die meisten Kunden, die wir haben, sagen intern, wollen wir die Hauptkommunikation über den Messenger machen.

00:02:24: Und das ist auch gut, weil es ist ein neues Tool und das funktioniert gut.

00:02:27: Es hat seine Daseinsberechtigung.

00:02:29: Okay, also wir lernen schon mal zu unterscheiden zwischen interner und externer Kommunikation.

00:02:32: Und dann lass uns doch mal rein starten, weil wir haben ja heute sowas wie die zehn Gebote sozusagen für gute Messenger-Kommunikation uns als Thema gesetzt.

00:02:40: Wir können ja immer so ein bisschen why-how-what bisschen ran gehen, dass wir sagen, okay, warum so?

00:02:44: Wie mache ich das?

00:02:45: Und worauf kommt es an?

00:02:46: Was ist denn so?

00:02:46: das erste, was du sagst, was wichtig ist, wenn du mit einem Messenger über Messenger kommunizierst?

00:02:50: Wenn wir diese Sachen in Unternehmen präsentieren und das vielleicht vorab für die Messenger-Gebote, wir machen das immer ganz praktisch.

00:02:55: So die Sachen, die eigentlich jeder wissen sollte, aber die eigentlich keiner drüber spricht.

00:03:00: Und ich fange mal an mit no hello.

00:03:03: Sag nicht, hallo und dann wartest du und tippst deine Nachricht, weil der andere sieht ja die Nachricht vielleicht schon und wartet dann, während du tippst sozusagen auf das, was kommt.

00:03:12: Und das ist ja genau das Gegenteil von Effizienz, sondern... Das ist jedem von uns schon mal passiert, Joel, du lachst.

00:03:17: Per WhatsApp passiert das privat oft.

00:03:19: Hallo, ich wollte dich mal was fragen.

00:03:22: Ich öffne mein Telefon und warte, okay, jetzt muss ich warten, bis du deine Nachricht getippt hast.

00:03:26: Das heißt, einfach nur Hallo zu schreiben, macht keinen Sinn.

00:03:29: Es geht wahrscheinlich wenigstens darum, dass Leute gerne diese Staccato-Nachrichten machen.

00:03:34: Dass du so, so, hallo, neue Nachrichten.

00:03:36: Ich hab mal eine Frage, neue Nachrichten.

00:03:38: Wir saßen noch letztens in diesem Projekt, neue Nachrichten.

00:03:40: Dann kriegst du ein riesiger Inbox und wartest die ganze Zeit, bis es sich runterkaskert.

00:03:44: Genau und jetzt hast du direkt schon die erste Sache mit der zweiten kombiniert, weil oftmals schreiben Leute nur Hallo, also no hello ist ganz klar so ein best practice und da würde ich direkt die Überleitung machen und sage eine Nachricht pro Thema.

00:03:56: Also keine fragmentierten Nachrichten, denn es gibt ja dieses tolle Merkmal und das führt uns dann gleich noch weiter, dass man so mit Threads antworten kann.

00:04:05: Das ist für dich, die sich nicht so auskennt mit Messaging Tools.

00:04:07: Du hast eine Nachricht und dann kannst du zu dieser Nachricht wie ein Thread, wie ein Reddit oder wie ein so einem Forum dazu diskutieren und jeder weiß worum es geht.

00:04:15: Wenn man aber ein Gedanken in vier oder fünf verschiedene Nachrichten packt, worauf soll ich dann antworten?

00:04:19: Und deswegen ist es ganz klar, dieses schreibt keine fragmentierten Nachrichten, sondern eine Nachricht sollte sowas wie eine E-Mail sein, ein durchdachter Gedankenguss, der an sich ein Thema bearbeitet.

00:04:31: Ja, ich weiß glaube ich was du meinst, weil wir haben in unserem mit unserer IT Agentur, als wir unseren Relounge gebaut haben, haben wir so einen eigenen Kanal gehabt auf Slack und dann habe ich so eine Nachricht geschrieben, hey guck mal, ich bin nochmal durchgegangen, die noch offenen Sachen und ab so, ich glaube zwölf Dinge aufgelistet, durchnummeriert und dann haben wir gethreadet.

00:04:48: Also im Prinzip auf die Nachricht kannst du dann drauf klicken und dann kommt sozusagen Kommunikation nur zu dieser Nachricht in so einem Seitenfenster.

00:04:54: Also wir hatten Slack in unserem Fall.

00:04:56: Und ich glaube, es fiel den total schwer oder die ganze Kommunikation war total edgy.

00:05:00: Dadurch, dass du halt zwölf Themen hattest in einer Nachricht und man musste dann mal schreiben so zu siebten.

00:05:07: Es ging schon irgendwie.

00:05:08: Aber ich weiß, was du meinst.

00:05:10: Es ist natürlich deutlich sauberer, wenn man so.

00:05:12: ein Kommunikationsstück und ein Thema hat, wie bei E-Mails eigentlich auch.

00:05:16: Genau.

00:05:16: Und zum Thema fragmentierter Nachrichten, genau das, was du beschreibst, das gibt es oft im Sinne von, ich habe doch fünf Punkte, über die wir sprechen wollen.

00:05:22: Und was ich dann immer mache oder was wir beibringen ist, schreibe diese Nachricht komplett, aber sende sie in fünf einzelne Nachrichten ab, die an sich geschlossen sind.

00:05:31: Und dann kannst du zu Punkt eins den Thread eröffnen, zu Punkt zwei den Thread eröffnen, zu Punkt drei diese Unterkommunikation haben.

00:05:37: Und das ist etwas, das kann E-Mail nicht.

00:05:40: In gewisser Art und Weise kann man das emulieren mit E-Mails, aber das ist einer der großen Vorteile in diesen sozialen Tools, dass man sagen kann, hey, wir sprechen über das Thema und dann kannst du ja auch Leutemenschenin.

00:05:49: Du kannst sagen, hey, du liebe Person, guck doch hier mal kurz rein.

00:05:52: Du kannst Dinge verlinken, du kannst Files hochladen und du kannst Dinge miteinander connecten.

00:05:57: Du kannst Querverlinkungen machen zu anderen Gesprächen, wo man so per Klick drauf, also in ein anderes Gespräch, reinspringen kann.

00:06:05: Und das funktioniert dann besonders gut, wenn man eben keine fragmentierten Nachrichten oder abgeschlossene Nachricht.

00:06:10: Ja, weil, und ich würde dir das so total recht, wenn von den zwölf Sachen jetzt noch drei offen sind, dann viel Spaß bei vierzig Nachrichten, die in dem Thread gelandet sind, daraus zu arbeiten.

00:06:20: Okay, hat der schon irgendwas zu Nummer zehn geschrieben?

00:06:22: Warte mal, nein, nein, nein.

00:06:23: Während, wenn du natürlich jeden einzeln hast, bei WhatsApp kennt man diese schöne Funktion mit dem Finger so rüber, swipes und antwortest auf eine Nachricht, dann siehst du halt sofort, gibst du ein Thread zu dem Thema ohne, gibts nicht und dann kannst du sozusagen in mediasres gehen.

00:06:35: Und by the way, das ist auch für mich einer der Gründe, warum ich WhatsApp zum Beispiel für viele berufliche Kontakte dass du ein schwieriges Tool findest.

00:06:41: Wir haben das in unser Business Club eingesetzt.

00:06:43: A, sieht ja jemand, der später reinkommt, nicht die Vergangenheit.

00:06:46: Das find ich ein bisschen blöd.

00:06:47: B, hast du aber nicht diese Threading-Funktion.

00:06:49: Die hast du nur, wenn du eine Community machst.

00:06:51: Und dann auch nur im Ankündigungs-Space.

00:06:53: Eigentlich kann es WhatsApp, aber für die normalen Cases wird es nicht benutzt.

00:06:57: Jeder kennt das, wenn ein Elternschätzt alleine schon ist.

00:06:59: Das Befehl für Kindergarten.

00:07:04: WhatsApp ist super, weil es eine Marktdurchdringung von gefühlt hundert Prozent hat, vielleicht so acht oder neunzig Prozent.

00:07:09: Und WhatsApp funktioniert super.

00:07:11: Aber genau das, was du beschreibst, ist eben der Unterschied zwischen einem privaten Tool und einem geschäftlichen Tool.

00:07:16: Stell dir vor, du hast diese zwölf Punkte wirklich als zwölf einzelne Nachrichten geschrieben.

00:07:20: Und dann gibt es da zu Threads, wo ihr die ausdiskutiert.

00:07:22: Und dann könntest du ja als der Schreiber sowas wie eine Haken dran machen, wenn das Thema bearbeitet ist.

00:07:27: Und einen X oder so einen Baustellen-Icon, den mag ich nach dem Motto, das ist noch Work and Progress.

00:07:32: Und schon hat jemand visuell einen Übersicht.

00:07:35: über die Struktur und Kommunikation.

00:07:37: Und wir werden in der nächsten Folge Kommunikationssprechen generell, nicht sozusagen Messaging, die Struktur ist wichtig und diese Struktur am Kopf zu haben.

00:07:45: Und alles, was wir hier gerade beschreiben, wir haben am Anfang gesagt, schreibt nicht Hallo, keine fragmentierten Nachrichten.

00:07:51: Wir werden gleich über das Thema Threading nochmal kurz sprechen.

00:07:54: Das ist alles eine Art Struktur.

00:07:56: Weil wenn man sich vorstellt, alle rufen was in einem Raum, wie so ein Klassenraum in einer Firma, dann geht das unter.

00:08:01: Du musst eigentlich wissen, wo findest du was und wie sortierst du die Kommunikation.

00:08:06: Und dieser Messenger oder diese Messaging-Funktionalität in einem Business Messenger wie Slack oder Teams, die sortiert Kommunikation.

00:08:13: Und das ist der große Trick in dieser vielen Kommunikation, die existiert, in dieser Flut nicht zu ertrinken, sie zu strukturieren.

00:08:20: Ich wollte es nur noch mal ganz klar sagen, immer Threads benutzen.

00:08:24: Es gibt Menschen, Und ich meine das gar nicht böse, weil es ist einfach schwierig, das richtig zu machen.

00:08:29: Die Antworten im Hauptkanal auf eine Nachricht.

00:08:31: Wenn du das einmal machst, wie soll dann die andere Person darauf Antworten und Bezug nehmen?

00:08:37: Weil in diesem Threat, da werden ja, also der Hauptkanal, wenn man sich das so vorstellt, da gibt es ja den Kanal Marketing Team oder Vertrieb oder ProjektteamXY oder Scrum Team AB, in dem Hauptkanal sollten nicht viele Nachrichten kommen.

00:08:50: Also nur so die wichtigen.

00:08:52: Und dann sollten die eigentlichen Diskussionen in den Threads stattfinden, wenn man darüber nachdenkt.

00:08:56: Das sind wir so, hey, ich muss dieses Thema besprechen, wenn du aber einen Hauptkanal hast, wieder der Eltern-Chat.

00:09:01: Das ist das eigentliche Problem mit dem Eltern-Chat, das jeder, der zumindest Kinder hat oder in einer Chatgruppe mit vielen Leuten in einem Verein ist.

00:09:08: Da ist manchmal so viel los, dass man das gar nicht schafft, das mitzulesen.

00:09:11: Und wenn das passiert, dann ist man, ich lese es ja gar nicht mehr mit und dann ist es irgendwie overwhelming.

00:09:18: Und dann hört man ja ganz oft, ja, das ist mir zu viel.

00:09:21: Ich hab, da passiert mir zu viel in dem Kanal.

00:09:23: Das will man verhindern und deswegen immer Threads benutzen.

00:09:27: So, gut, also wir fassen zusammen kein Hallo, fragmentierte Nachrichten vermeiden und unbedingt Threads benutzen.

00:09:32: Was ist noch so wichtig?

00:09:33: Jetzt kommen wir in den sozialen Bereich.

00:09:34: Irrelevante Kanäle verlassen.

00:09:37: Es ist ganz einfach, jemanden hinzuzufügen zu einem Kanal.

00:09:39: Das funktioniert ja so, du hast einen Kanal mit einer bestimmten Gruppe, zum Beispiel Marketing Event XY.

00:09:44: Könnt ihr jetzt ein Kanal oder ein Projekt spezifischer Kanal sein?

00:09:47: Und dann fügst du jemanden hinzu aus einem Nicht-Marketing-Team.

00:09:51: Zum Beispiel jemand aus dem Vertrieb, der da vielleicht mal unterstützen soll.

00:09:54: Wenn die Person drinnen bleibt, dann kriegt sie immer wieder die Notifications, immer wieder sozusagen die Nachrichten.

00:09:58: Das heißt, die Vertriebsperson, die in den Marketingkanal reinkommt, soll ihn wieder verlassen.

00:10:02: Und das ist wichtig.

00:10:04: Und das muss man in sich als Habit machen.

00:10:05: Das ist aber eine soziale Hürde.

00:10:07: Das ist die gleiche Hürde.

00:10:08: Wir haben auch über Meetings gesprochen.

00:10:09: In Meetings haben wir gesagt, verlasse irrelevanter Meetings.

00:10:12: Das kostet dich Zeit und keinen Aufwand mehr.

00:10:14: Und genauso musst du die Kanäle verlassen.

00:10:16: Wenn man das bis zu Ende denkt und ... jede Person in zwanzig andere Kanäle reingezogen wird, auch wenn sie nur kurzfristig relevant waren, dann hat man irgendwann dieses, oh, da passiert wieder was, da passiert was, kommt diese Informationsflut.

00:10:26: Wenn ich nicht im Marketing-Team bin, gehe ich wieder raus aus dem Kanal.

00:10:30: Gleichzeitig muss die Person, die die Leute reinholt, auch überlegen, will ich die Person wirklich reinholen in den Kanal?

00:10:35: Gleichzeitig ist Kommunikation wichtig.

00:10:37: Man hat ja Angst, dass die Kollegen denken, man hat kein Interesse, deswegen sollte man, bevor man einen Kanal verlässt, wichtig ist bevor, aber danach kann man keine Nachrichten mehr schreiben, nette Nachrichten schreiben.

00:10:46: Vielen Dank, liebe Kollegen, dass ich mich in den Kanal rein gehabt habe.

00:10:49: Ich habe das Gefühl, das ist nicht mehr relevant für mich, deswegen verlasse ich den Kanal.

00:10:52: Wenn ihr mich wieder braucht, könnt ihr mit einem Admenschen mir jederzeit eine Notifikation schicken, ansonsten fokussiere ich mich auf meine Arbeit.

00:10:58: Das ist jetzt so ein Standardsatz, aber wenn man manchmal die Nachricht immer wieder so schreibt, dann kommt das nicht falsch an und es ist nur professionell.

00:11:04: Also vielleicht noch ein Tipp, was die Kultur angeht, weil ich glaube, dieser Habit, aus einem Meeting rauszugehen, was mich nicht betrifft, bei einer E-Mail, die Leute zu bitten, sich zu DCC'n, bei einem Select Messenger oder bei einem Messenger zu sagen, der Kanal ist für mich nicht relevant.

00:11:19: Ich glaube, das hat bei vielen Leuten den Effekt, dass die so das Gefühl haben, Leute vor den Kopf zu stoßen.

00:11:24: Und ich frag mich gerade, was braucht es kulturell, dass einem das nicht übergenommen wird und das es für alle feines und das es gelebte Praxis ist?

00:11:31: Das Wichtigste ist Vertrauen.

00:11:32: in meine eigene Fähigkeit und Vertrauen, dass meine Kollegen das positive sehen.

00:11:37: Und gleichzeitig ist es aber auch Kommunikation.

00:11:40: Wenn ich natürlich, und das hat jeder schon mal gesehen in einer WhatsApp-Nachricht, wenn jemand einfach aus einer Gruppe rausgeht, manchmal ist man in einer so Gruppe mit Freunden und man geht raus und ist, oh, der Gruppe hat die Gruppe verlassen, der mag uns wohl nicht mehr.

00:11:50: Das ist die normale soziale Interpretation.

00:11:53: Das heißt dieses Vertrauen auf, okay, das ist nur professionell.

00:11:57: Und deswegen, was kann die Person tun?

00:11:59: Eine positive, proaktive, ehrliche Wertschätzende Nachricht schreiben.

00:12:04: Wertschätzende Kommunikation ist wichtig.

00:12:06: Hey, vielen Dank, ich glaube, ihr macht dir einen super Job, aber ihr macht den Job am besten ohne mich weiter bei diesen Marketing-Bind, weil ich habe auch einen Job zu tun.

00:12:13: Und das Ganze nicht wie es ist blöd, was ihr tut, sondern du, danke, ich bin raus.

00:12:18: Ich glaube, das ist wichtig.

00:12:19: Und wir sagen ja, unsere Mission bei der Cartel Confrontation, unsere Firma ist ja, wir fördern positive, wertorientierte Verhaltensweisen.

00:12:26: Wenn man das bis zu Ende denkt, dann ist das das alles, was die Basis ist.

00:12:29: Gutes Miteinander und ein effizientes Arbeiten.

00:12:31: Bei mir war's ja oft so, wenn ich gesehen hab, jemand ist aus so einem Kanal rausgegangen, dass ich das immer als so ein Wegruf nehme, dass der damit irrelevanter geworden ist.

00:12:39: Also, dass der an Bedeutung verloren hat.

00:12:41: Würdest du das auch so sehen, oder ist das vielleicht Befehldeutung?

00:12:44: Fehldeutung.

00:12:45: Es gibt Studien, wir haben uns sehr viel mit dem Thema auseinandergesetzt, die sagen, Menschen, die viel E-Mails schreiben und bearbeiten, sind weniger effizient in ihrer Arbeit.

00:12:55: Es geht nicht darum, viele Nachrichten zu schreiben, sondern es geht darum, klug zu kommunizieren.

00:13:00: Also, es gibt ja den Fehler erster und den Fehler zweiter Art in jedem Algorithmus.

00:13:04: Man kann den Fehler machen, dass man zu lange in unwichtigen Kanälen ist oder dass man zu früh aus wichtigen Kanälen aussteigt.

00:13:09: Menschen machen typischerweise den Fehler, dass sie zu lange in irrelevanten Kanälen drin sind und deswegen sagen wir, geh lieber raus.

00:13:17: Wenn was wichtig ist und Leute dich brauchen, dann werden sie das Adzeichen machen.

00:13:21: Wir kommen noch zum mentioning und werden sagen, hey, lieber Joel, ich brauche dich hier.

00:13:25: weil so funktioniert Messaging.

00:13:26: Genauso wie in der E-Mail.

00:13:27: Wenn ich jemanden was schicken will, dann muss ich in das an ihm schreiben, weil ich nicht davon ausgehe, dass er im Marketing-Team ist.

00:13:33: Und wenn du das Beispiel von vorhin mit dem Vertriebler für ein Marketing-Event brauchst, dann kannst du nicht davon ausgehen, dass der alles zum Event wissen muss, sondern wenn er spezifisch wissen muss, musst du ihn fragen.

00:13:43: Deswegen, wenn man sich definiert über ich möchte dabei sein.

00:13:46: verliert man vielleicht dann Relevanz.

00:13:48: Aber wenn man sich definiert über ich möchte meinen Job gut machen, dann sollte der Vertriebler nicht in allen Marketing-Event-Karliniellen drin sein.

00:13:55: Hast du, ich habe es doch umgekehrt aus Sicht des Kanals eher gedacht, dass der Kanal irrelevant ist, wenn Leute dort aussteigen.

00:14:01: Aber ich glaube trotzdem hast du recht, dass es der Vielwahrnehmung ist, weil... ist, glaube ich, nur bedeutet, dass die Person aus diesem Kanal keinen Mehrwert zieht oder in der Rolle nicht gebraucht wird.

00:14:09: Heißt ja nicht, dass der ganze Kanal obsoliert

00:14:11: ist.

00:14:11: Aber deine Interpretät ist uns richtig.

00:14:13: Wenn Menschen einen Kanal nicht gut finden und daraus gehen, dann ist das ja nun Marktfeedback.

00:14:17: Na toll, siehst du, zwei Mal daneben gelingen.

00:14:18: Okay, machen wir lieber weiter.

00:14:23: Lass uns doch vielleicht auch mal als nächstes Gebot so ein Stück weit über die Ausgestaltung der Kanäle reden.

00:14:29: Also du hast ja jetzt gesagt, rausgehen, wenn sie nicht relevant sind.

00:14:31: Wie würdest du sie denn konfigurieren?

00:14:33: Wir

00:14:33: haben da drei Themen, die ich gern gleich zusammenfassen würde.

00:14:36: zum Thema Kanäle.

00:14:38: Zuallererst, es gibt ja das Thema sozusagen, du hast einen Workspace und ein Workspace hat permanente Kanäle.

00:14:44: Permanente Kanäle ist typischerweise, der heißt Announcement Infos, der heißt vielleicht sowas wie Social.

00:14:50: Jedes Department hat ein Team, die sind einfach da.

00:14:53: Das ist der Kommunikation für ein Team, Marketing, Vertrieb, Finance, HR, wo denn jeweils immer die relevanten Leute drinnen sind.

00:14:59: Aber dann ist ganz klar ein Best Practice, dass man innerhalb von Teams offene Themen spezifischer Kanäle macht.

00:15:08: Zum Beispiel Marketing-Event, das habe ich absichtlich vorhin so gesagt.

00:15:11: Wenn du im Marketing ein bestimmtes Event organisierst, dann sollte ein konkretes... zeitlich begrenztes Projekt in einem eigenen Kanal behandelt werden und nicht im Standard-Marketing-Kanal, weil da nur die super wichtigen fürs Marketing relevanten Themen sind.

00:15:24: Und zum Beispiel kann man das lösen, wenn man sagt, Projekt XYZ mit dem Sufix oder Eventunterstrich beim Kanalnamen.

00:15:30: Und dann weiß jeder, dass es wie ein E-Mail betrefft, wenn man sich das vorstellt.

00:15:34: Wenn ich lese, Projekt XY, dann weiß ich, darum geht's, nur wenn ich den Namen sehe.

00:15:39: Und der zweite Fehler, den die Leute machen, ist, die geschlossen zu machen.

00:15:42: Das heißt, fünf Leute arbeiten an dem Thema zusammen und machen eine private Chatgruppe auf mit Peter, Paula, Joel und Eric.

00:15:49: Aber eine geschlossene Gruppe in diesen Messagen ist geschlossen, die ist privat.

00:15:53: Da kannst du nicht eine fünfte Person so einfach reinholen und du kannst auch Nachrichten daraus nicht so einfach teilen, weil es eben eine private Konversation ist.

00:16:00: Und deswegen ist es ganz klar so, mach einen offenen, themenspezifischen Kanal.

00:16:04: Es sollte nichts zu Verheimlichen geben, ein Arbeitsschätz.

00:16:07: oder Projektrelevanten Chats.

00:16:09: Der große Vorteil ist, dass du dann dritte Personen sagen kannst, das haben wir hier besprochen.

00:16:13: Hier sind Informationen zu der Kanzleute dazuholen.

00:16:16: Deswegen offene, themenspezifische Chats.

00:16:18: Wie entscheidest du denn?

00:16:19: Ich finde es erst mal eine interessante Art, so ein Messenger zu sehen, weil ich wäre auch, glaube ich, immer in die Krankheit verfallen, das so globale Kanäle zu machen und keinen spezifischen.

00:16:27: Aber es ist ja so, dass wenn du einen Projekt auf der Arbeit hast, dass du in der Regel auch ein Projektmanagement-Tool hast.

00:16:32: Also, was ich, ein Asana, ein Klicker, Monday, irgendwas von der Atlassian, you name it.

00:16:36: Und wie entscheidest du denn, ob eine Kommunikation zu einem Projekt jetzt in deinem Messenger liegt oder in deinem Projektmanagement-Tool?

00:16:42: Das

00:16:43: ist eine strategische Firmenentscheidung, wie du das machen willst.

00:16:45: Jetzt sind wir bei einer anderen... Dimension von sozusagen operative Arbeit, wenn die ganze Firma in Assana arbeitet.

00:16:53: Und alle wissen, dass ein Kommentar in Assana eine E-Mail Trigger, die man bearbeiten muss.

00:16:58: Dann ist es vollkommen okay in Assana zum Beispiel, als Kommunikationszul zu arbeiten.

00:17:02: Es ist aber oft so, dass es auch Kommunikation runter gibt, zum Beispiel Projektmeetings.

00:17:07: Und wenn du Projektmeetings hast, dann hast du jetzt wahrscheinlich Notizen oder dann schreibst du da was rein und ich glaube, dass es oftmals gut ist, eine Kommunikationskanal zu haben und ein Arbeitskanal.

00:17:17: und in dem Kommunikationskanal zum Beispiel Ankündigungen zu machen.

00:17:20: Hey, wir haben doch unser Projektmeeting XY am nächsten Tag.

00:17:22: Ich muss das mal verschieben.

00:17:23: Wer hat Zeit?

00:17:24: Das kannst du nicht einfach in der Sana kommunizieren, weil es da keine Gruppenchats gibt.

00:17:28: Da kannst du sowas wie konkret auf eine Aufgabe bezogen sagen, hey, du, ich find das gut, passt das so.

00:17:34: Das heißt, es gibt die übergeordnete Kommunikation, die würde ich in dem Kommunikationstool machen und dort einfach links verschicken.

00:17:41: zum Projektmanagementool.

00:17:43: Finde ich einleuchtend, weil du hast natürlich recht.

00:17:45: Projektmanagement-Tools benutzt man eher so Taskbasiert und zu einzelnen Aufgaben, wenn man so global galaktisch was zum Projekt sagt, ist das dann so ein bisschen schwierig, dass man da so ein Wasserloch hat, wo man das alles sieht, ist dann quasi eine sinnhafte Arbeit.

00:17:57: Okay, aber lass uns dann doch mal weiter robben, weil du hast ja eben das Thema Menschen schon so ein Stück weit aufgegriffen.

00:18:02: Das waren drei Kanalkonfigurationen oder Kanalspezifiker.

00:18:06: Das erste war offene, themenspezifische Kanäle.

00:18:08: Das zweite ist, ich nenne es No-Menschen, No-Reaction.

00:18:11: Und das ist was Neues mit diesem Add.

00:18:14: Und dann Name, fast jeder Messenger.

00:18:16: Du drückst das Ad, wie von der E-Mail-Adresse, und dann fängst du an, J.O.

00:18:20: zu tippen und dann kommt Joel.

00:18:21: Und dann sagst du, Ed Joel, und dann wird das meist farblich hinterlegt oder fett oder blau.

00:18:25: Und dann kriegst du wie eine Nachricht, eine Notification.

00:18:28: Das heißt, dann kriegst du in deiner Glocke, die hat ja jeder oben eine Plus-Eins, und dann weißt du, ja, hier ist was passiert.

00:18:34: Oder du ist jetzt ungelesen.

00:18:36: Und wenn man die Logik von Messagern versteht, wenn du nicht menschendst, dann müssen die Leute nicht reagieren, dann müssen sie es nur lesen.

00:18:44: Und deswegen sage ich no mention, no reaction.

00:18:47: Das heißt, Joel möchte mir was mitteilen, dann schreibst du einfach in den Kanal rein.

00:18:51: Wenn ich hier im Kanal bin, muss ich ihn lesen.

00:18:53: Wenn du möchtest, dass ich etwas tue, solltest du mich mentionen.

00:18:57: Hey, Ed-Erik, bitte mache das bis dahin.

00:19:01: Weil ansonsten geht in dieser ganzen Flut von Nachrichten verloren, was ich wirklich tun muss.

00:19:06: Und da ich selbst einstellen kann, ob ich Benachrichtigungen bekomme, kann man typischerweise nicht ausstellen, oder sollte man nicht ausstellen, dass man bei ad-Benachrichtigungen keine Benachrichtigung kriegt.

00:19:18: Und dieses no-mention, no-reaction ist die Übersetzung von der physischen, hallo Joel, mach das bitte zu, hey Joel, hier, Handheben, du musst mal gucken und mal lesen und was tun.

00:19:29: Ich habe so eine Hypothese und da würde mich mal interessieren, wie sich das bei dir in der Praxis bestätigt oder falsifiziert.

00:19:35: Läuft man Gefahr, dass Leute dann immer jeden Hans Wohls Ad Reply'n in dem Wunsch, dass sie das Thema wahrnehmen, so wie man jeden immer auf CC setzt?

00:19:43: Genau, das ist eines der großen Probleme.

00:19:45: Und danke, Joel, dass du direkt die Überleitung machst zum nächsten Thema, nämlich... Die dritte Etikette bei dem Thema Kanälen ist, es gibt dieses At All Mentioning, wo man sagt, At Kanal.

00:19:55: Und wieder, ich mache, vergleich das mit diesem Meeting-Kontext.

00:19:57: Du hast das Meeting zum Projekt XY und da sind jetzt vielleicht auch zehn oder zwanzig Leute drin in einem Kanal.

00:20:03: Das muss ja nicht immer klein sein, da sagst du, At All.

00:20:06: Aber du witz ja gar nicht alle ansprechen.

00:20:07: Wir nennen das Limit At All Mentioning, also wenig davon benutzen.

00:20:12: Es kann total sinnvoll sein, zu sagen, Hey, liebes Marketingteam, das hier sind die neuen Jahresziele, die wir haben.

00:20:19: Und dann sagst du, at all, bitte lese das in Detail und bei Fragen meldet euch.

00:20:24: Wenn aber es um Projekt XY geht und ich nur ein Tudu von Joel brauche und ich brauche ein Tudu von dem Kollegen, dann schreibe ich genau diese zwei Leute an mit einem Ad-Mensioning.

00:20:33: Und deswegen, wenn man das jetzt so kaskadieren runterbricht über, wir haben offene, themenspezifische Kanäle, wir arbeiten in Threads miteinander, wir Menschen, wen wir direkt ansprechen wollen, Und wir Menschen, nicht alle.

00:20:45: Stellt euch vor, der Marketingleiter hat ein Meeting und das Marketingdienst groß, zwanzig Leute.

00:20:50: Wenn du alle ansprechen willst, dass alle etwas tun sollen, dann sagst du, hey, lieber jeder macht das bitte.

00:20:57: Und wenn du einzelne Personen ansprichst, machst du das.

00:20:59: Und jetzt ist die Frage, wie oft braucht der Marketingleiter von seinem Marketingteam oder der CEO von jedem in der Firma was?

00:21:06: Manchmal braucht man das, wo man sagt, hey, wir machen eine Mitarbeiterumfrage, alle sollen das tun, aber das ist selten.

00:21:11: Alles, was wir tun, kommt ja aus unserer Programm Effizienzibuse.

00:21:13: Es geht um Effizienz.

00:21:14: Wenn du zehn Leute menschendst und zehn Leute überlegen müssen, was muss ich denn jetzt hier machen, kostet das kognitive Energie.

00:21:21: Und wenn das nicht einmal passiert, sondern zehnmal oder fünfzigmal am Tag, dann bist du als Mitarbeiter, als Kollege überfordert von Kommunikation.

00:21:29: Wenn es früher so war, dass der Erik sich an seine Schreibtmaschine setzen musste und einen Brief schreiben, für jeden, den er sozusagen in dem Gespräch mit einer Frage behältigen wollte, dann hat sich der Erik das dreimal überlegt.

00:21:40: Während er jetzt eine E-Mail tippt, ist halt der Kollege mit CC ganz schnell dabei und die Wandert auf den Kollegen über.

00:21:45: Weshalb also wichtig ist, dass der Absender, also in dem Fall der Erik sich halt Gedanken macht, was für Lasten baue ich jetzt hier gerade auf?

00:21:52: Bei wem?

00:21:52: Also es ist im Prinzip so eine Verantwortungsübertragung.

00:21:55: Und sag mal, wenn wir bei dem Thema schon sind, dann gilt das ja genauso bei den Antworten oder bei den Reaktionen darauf.

00:22:03: Also das andere ist ja, wenn ich jetzt so was teile, dann habe ich ja gerne mal, wenn ich halt viele Leute im Kanal habe, dass ich auch viele Antworten kriege, was auch wieder Aufwand produziert.

00:22:13: Was ist denn so dein Gebot dafür?

00:22:15: Wir sagen reagieren, aber nicht redundant antworten.

00:22:19: Eine Reaktion, das kennt jeder von WhatsApp, sind zum Beispiel der Daumen hoch.

00:22:24: Hey, kannst du das machen?

00:22:25: Ja, kann ich machen.

00:22:26: Lieber Papa, kannst du mich vom Bahnhof abholen?

00:22:28: Okay, Emoji.

00:22:29: Das heißt, diese Emoji-Reaktionen helfen etwas zu kommunizieren, das man aber nicht tippen muss.

00:22:36: Erstens sind sie schneller für den, der es macht.

00:22:38: Und zweitens, wenn du jetzt eine Nachricht an fünfzehn Leute schickst im Marketingkanal, wäre es super klug zu sagen, hey, ich habe hier etwas zu tun, bitte, jede, der es getan hat, macht doch den grünen Haken an diese Nachricht.

00:22:48: Und dann weißt du, wie viele Haken dran sind.

00:22:50: Du siehst auf einen das wie so eine Art Status Tracker, wer hat was gemacht.

00:22:54: Oder wenn Leute einfach was Cooles finden, können sie diesen Emoji mit diesen Sternaugen machen.

00:22:59: Und da gibt es Common Sense, da gibt es kein richtig oder falsch.

00:23:01: Ich bei meiner Firma hatte definiert, was welcher Emoji?

00:23:04: für die Top-Fünf-Emojis hatten wir ganz klar definiert, was die bedeuten.

00:23:07: Zum Beispiel die Augen-Emoji für, ich schaue mir das an, ich schaue es mir an.

00:23:11: Der grüne Haken-Emoji für habe ich gemacht.

00:23:14: Klatsch-Emoji für Beifall oder für Kudos.

00:23:17: und den Daumen hoch für Ja und den Daumen runter für Nein.

00:23:20: Und wirklich nur echte Nachrichten schreiben, wenn es echte Informationen gibt.

00:23:23: Gut,

00:23:24: also wenn ich jetzt richtig mitgezählt habe, waren wir bei acht Geboten.

00:23:27: Gibt es noch weitere?

00:23:28: Haben wir noch was verpasst?

00:23:29: Jawohl, wir haben noch ein kleines letztes Verpasst.

00:23:31: Da steht absichtlich zum Schluss, weil es eine kleine Etikette ist, nämlich diese Echtzeit-Kommunikationstour.

00:23:36: Sie leben ja von Verfügbarkeiten, von Echtzeit.

00:23:39: Und wenn ich zum Beispiel in einem halben Tag in einem Workshop bin, dann sollte ich meine Status anpassen auf zum Beispiel den Kopfhörer.

00:23:46: Emoji im Sinne von, ich bin nicht verfügbar.

00:23:48: Oder es gibt auch den Do Not Disturb Mode oder Dino Disturb Status.

00:23:52: Das heißt, wenn ich im Urlaub bin.

00:23:54: dann stelle ich mich auf Out-of-Office.

00:23:56: Die kann man diesen voreingestellte Stati typischerweise.

00:23:58: Wenn ich einen Tag im Workshop bin, damit meine Kollegen wissen, ich bin nicht erreichbar, ich werde jetzt auch nicht antworten heute, stelle ich auf Do not disturb.

00:24:06: Das heißt, den Status zu aktualisieren, auch Intratag.

00:24:10: Es gibt auch Tools, die connecten deinen Kalender mit deinem Messaging-Tool.

00:24:14: Das steht in a Meeting.

00:24:16: Und dann steht teilweise sogar noch die Überschrift, in welchem Meeting ich bin, wenn man das so konfiguriert.

00:24:20: Das hilft deinem Gegenüber, zu sagen, wie die Response-Time ist.

00:24:24: kommen zu einem anderen Punkt.

00:24:26: Da hatten wir auch mit beim Thema E-Mails drauf gesprochen.

00:24:28: Was ist die typischerweise Reaktionszeit, die man hat auf Messages?

00:24:32: Und manche Menschen erwarten, das kennt jeder vom Privaten auf WhatsApps fünf Minuten Antwort, eigentlich muss es nicht immer so sein.

00:24:38: Das heißt, zu sagen, so bin ich gerade verfügbar, das ist der Status.

00:24:43: Und gleichzeitig ist es wichtig, gerade in einer großen Organisation aus deinem Profilab zu daten.

00:24:48: Dazu gehört ein Bild, der Name.

00:24:50: Typischerweise haben wir im Statusfeld, wer ist mein direkter Vorgesetzter und in welchem Team bin ich.

00:24:55: Und damit kannst du, wenn du in einem, wir sind ja bei sozialen Tools, bei sozialen Messaging, Teams, Slack, Google Chat, findest du raus, ah, der Joel, ah, der ist in dem Team, ah, das ist seine Aufgabe und der ist der Chef.

00:25:07: Adinam, hab ich schon mal gehört.

00:25:08: Dann hilft das zur Navigation.

00:25:10: Das heißt, den Status und das Profilabdaten macht total Sinn.

00:25:13: Und da sprichst

00:25:13: du was Interessantes an, die erwartbare Reaktionszeit.

00:25:18: Wie empfiehlst du denn, sowas auszuhandeln?

00:25:19: oder wo dokumentiert man sowas auch?

00:25:22: Wie schnell auf sowas geantwortet werden soll und vielleicht auch auf was geantwortet werden soll?

00:25:26: Das ist firmenspezifisch.

00:25:27: Da gibt es einen großen Unterschied.

00:25:28: Wir sprechen manchmal mit... einem Mittelstandler mit fünfhundert Mitarbeitern und einem Start-up mit dreißig Mitarbeitern.

00:25:34: Da gibt es unterschiedliche Geschwindigkeiten.

00:25:37: Grundsätzlich sage ich, use come in sense.

00:25:39: Wenn ich mit einem Kollegen den ganzen Tag hin und her schreibe und der weiß, ich habe keine anderen Termine, ich arbeite nur an dem Thema, dann sollte ich mein Message am Auge haben und sehr schnell reagieren.

00:25:49: Wenn ich aber ein anderes Thema habe, wo ich weiß, ja, da war eine Nachricht, da steht schon drinne, bis wann ich was von dir brauche und das ist eine Woche später, dann kann ich auch mal eine Nachricht später beantworten.

00:26:00: Dann sollte ich vielleicht nur kurz die Augen-Emoji machen, um zu sagen, ich habe die Nachricht gesehen und wenn der Augen-Emoji drauf ist, weiß ich, weiß der Gegenüber.

00:26:07: Derjenige hat aktiv gesagt, ich schaue mir das an und der Nachricht steht drinne.

00:26:11: Ich brauche eine Antwort bis in der Woche.

00:26:13: Wie setzt du das durch, diese Gebote, die du gerade beschrieben hast?

00:26:16: Wenn du den einen Kollegen hast, der irgendwie immer meint, auf Enter zu drücken und nicht eine zusammenhängende Nachricht, sondern fünf kleine, oder der das mit dem Threading nicht verstanden hat, oder dann hast du die andere Dame, die Patou ihr Profil nicht irgendwie updated, obwohl sie eine Woche im Urlaub ist, solche Geschichten.

00:26:30: Wie sehen so deine Erziehungsmaßnahmen aus?

00:26:32: Ich finde

00:26:32: es schön, dass du Erziehungsmaßnahmen sagst, weil es ist manchmal wirklich wie in einer Familie mit Kindern.

00:26:37: Ich würde nichts von der Folge Appreciation und Feedback zu viel vorwegnemen, aber die Antwort ist ganz klar Feedback geben.

00:26:44: Und zwar nett, konstruktiv, positiv, direkt und ehrlich.

00:26:47: Und wenn irgendwann das nicht klappt und die Dinge zu groß werden, dann ist es immer noch ein Feedback, aber dann muss irgendwann in das Feedback eingewoben werden vom Vorgesetzten und jetzt immer wieder bei Leadership Skills.

00:26:59: Du lieber Kollege, jetzt habe ich dir zehnmal Feedback gegeben.

00:27:02: Das funktioniert ja nicht.

00:27:03: Ich bin nicht sicher, ob wir eine Zukunft gemeinsam im Unternehmen haben, wenn sich die Dinge nicht ändern.

00:27:07: Und dann, und jetzt kommt der große Punkt, Konsequenzen aufzeigen, vom Projekt abziehen.

00:27:12: Vielleicht gibt es dann nicht den Bonus, weil Dinge nicht fast oder Zielvereinbarungen machen und ultimativ.

00:27:17: Ich will da ganz ehrlich sein.

00:27:18: Ich bin ein sehr netter und menschenzentrierter Mensch, aber arbeiten in einer Firma ist ein Vertrag.

00:27:23: Und zwar die Firma committet sich jeden Monat zum richtigen Zeitpunkt ein Gehalt zu zahlen und der Mitarbeiter committet sich ein Job zu machen.

00:27:30: Und wenn das Gehalt nicht zum Job passt, dann haben beide Seiten einerseits ein Kündigungsrecht zu einem Arbeitsvertrag und das ist fair.

00:27:37: Sowohl Mitarbeiter können das machen, weil die vertrauen auch, dass die Firma das Gehalt zahlt.

00:27:41: Und die Firma vertraut darauf, dass der Mitarbeiter seinen Job macht.

00:27:44: Deswegen, wenn man das in dieser Art von Vertragsverhältnissen sieht, dann ist es nur fair, was die Konsequenzen sind.

00:27:50: War so eskreativ, bist du da, dass du quasi ungelungene Messen gegen Kommunikation sanktionierst?

00:27:56: Wir haben ein ganz klares, wir machen auch strategische Kulturprojekte, wo wir sagen, es gibt Kulturveränderungen und manchmal müssen Firmen ihre Kultur verändern.

00:28:04: Es gibt das Wort Brilliant Jerks oder Cultural Skunks, also brillante Arschlöcher oder kulturelle Stinktiere oder da gibt es ganz viele lustige Namen dafür.

00:28:13: Das sind die Menschen, die eigentlich brillant sind.

00:28:15: fachlich, aber die Zusammenarbeit mit ihnen richtig schlecht ist.

00:28:18: Und es gibt viele, viele Studien, die immer wieder zum gleichen Ergebnis kommen, dass die toxische Zusammenarbeit deutlich schlechter für die Teammoral ist und für das Team oder das Firmenergebnis, als wenn die Person nicht mehr im Team wäre.

00:28:31: Und eine der größten Fehler von Kunden, die wir sehen im realen Leben, ist nicht Konsequent zu sein bei kulturellen Stinktieren.

00:28:38: Es ist leider die Realität und ich bin da so konsequent, weil es einfach eine schwierige, aber richtige Entscheidung ist.

00:28:43: Gut, wir fassen nochmal zusammen.

00:28:44: Also wenn ich richtig mitgezähle, haben wir neun Gebote für die richtige Messaging-Kommunikation.

00:28:49: Also zum einen kein Hallo, sondern direkt mit dem Thema starten, dann keine fragmentierten Nachrichten, sondern zusammenhängt und am besten eine Nachricht pro Thema oder ein Thema pro Nachricht.

00:28:59: So.

00:28:59: Threads benutzen, ganz wichtig, um die Kommunikation übersichtlich zu halten.

00:29:03: Unrelevante Kanäle verlassen, also aus denen Ausstellen, die für mich nicht passend sind.

00:29:07: Wenn ich Kanäle baue, dann immer offene und subjektspezifische, also Themenspezifisch bauen.

00:29:13: Wenn ich nicht angesprochen werde, reagiere ich auch nicht.

00:29:15: Also die Rolle von Menschen beachten, aber auch dahingehend, dass man nicht zu viele at all Menschenings macht, sondern nur dann, wenn sie sinnvoll sind.

00:29:21: Reagieren aber nicht redundant beantworten, also im Zweifel sei lieber mit Emojis arbeiten und den eigenen Status oder vielleicht auch so das Profil-Updaten, damit quasi das Team weiß, was Phase ist.

00:29:32: Ja, vielleicht noch als zehntes Geburt holt euch ein Messenger.

00:29:35: Also überhaupt mal einführen, dann haben wir zehn, freu ich mich hier gerade.

00:29:39: Ist es so das?

00:29:40: Das klingt alles so einfach und basal, aber in der Realität bringen das wenige Leute so auf den Punkt und deswegen trainieren wir das und helfen, Femme das besser zu machen.

00:29:49: Ich würde mich so freuen, wenn alle Menschen die Zenke Brute einhalten im Bereich Messaging auch im privaten WhatsApp.

00:29:54: Cool, also lieber Erik, ganz herzlichen Dank und bis zum nächsten Mal.

00:29:57: Magst du uns schon ein kleines Sneak-Preview geben, wenn du wieder zu Besuch bist?

00:30:00: Wo reden wir dann?

00:30:01: Wir sprechen über das Thema Kommunikation.

00:30:03: Na dann, in diesem Sinne.

00:30:04: Ciao.

00:30:07: Danke fürs Zuhören beim Digital-Kompakt-Pod.

00:30:10: Podcast.

00:30:11: Du merkst, jetzt siehst du massig Wissen für dich und dein Unternehmen heraus.

00:30:15: Wenn du mit uns noch erfolgreicher werden möchtest, abonniere uns auf den gängigen Podcast-Plattformen und hey, je größer wir werden, desto mehr Menschen können wir helfen.

00:30:25: Also, erzähl doch auch deinen Kolleginnen und Kollegen von uns.

00:30:29: Bis zum nächsten Mal.