Reibung im Unternehmen abbauen: 5 Wege, die 100.000 Stunden sparen

00:00:00: Boah, was ist das hier für eine Grütze?

00:00:01: Diese Abstimmung braucht kein Mensch.

00:00:02: Wir

00:00:02: brauchen ein neues Meeting, wir brauchen neue Regeln, neues Tool und wir denken sehr viel weniger über das Weglassen nach.

00:00:09: Frictionen zu lösen – das gibt in der Regel keinen Applaus!

00:00:13: Über hunderttausend Stunden Arbeitszeit zurückgewonnen Hi, five Leute.

00:00:22: hier ist Joellen.

00:00:22: Ihr wisst am Money Monday da interessiert mich immer Wachstum im Business.

00:00:25: und mal ganz ehrlich was verhindert eigentlich Wachztum?

00:00:27: Ganz oft Reibung kennt ihr das?

00:00:29: es gibt so manchmal dieses Bullshit-Work in Unternehmen Und dann gibt's ja gute und schlechte Reibungen habe ich gelernt.

00:00:35: dazu gleich mehr.

00:00:36: und heute schauen wir uns fünf Wege an wie man diese Reibungs reduzieren oder sogar komplett los werden kann.

00:00:41: und Das mache Ich mit der lieben Stella.

00:00:43: Stella sie war es dies nämlich Agile Master bei Signal Iduna und bezeichnet sich selbst als Organisationsentwicklerin.

00:00:48: das heißt die ist hingegangen von sich, hat die ganze Bude einmal auf links gedreht und sich angeguckt.

00:00:53: Prozesse angeschaut wie sie das gemacht haben.

00:00:55: Lernen wir gleich!

00:00:56: Und hat richtig geile Wege gefunden, wie man Friktionen also Reibung aus dem Unternehmen nimmt.

00:01:00: Ey und das will ich natürlich lernen.

00:01:01: Von daher liebe Stella schön dass du da bist hallo.

00:01:04: Hi Joel Ich freue mich jetzt zu sein.

00:01:07: Ja und ich habe schon gelernt... Das fand ich ein bisschen cool ihr habt irgendwie so einen ähm.. Also der Name ist ja legendär von den Typen.

00:01:13: Es gibt so einen Stanford Professor, deren Buch über das Thema geschrieben hat und mit ihm habt ihr glaube ich sogar zusammen gearbeitet.

00:01:18: auch ne?

00:01:18: Kann es

00:01:19: sein?!

00:01:20: Genau, wir haben zu Anfang dieses Projekts einen Bootcamp mit ihm in Berlin gemacht wo er uns ein bisschen auf die Reise genommen hat.

00:01:26: was heißt eigentlich Friktion oder Reibung?

00:01:30: und der war für uns eine große Inspiration.

00:01:33: Hat uns glaube ich auch so ein bisschen das Selbstbewusstsein gegeben um dieses Projekt wirklich durchzuziehen.

00:01:39: Wer ist denn eher?

00:01:40: Kannst du mal erzählen was es für ein Buch ist?

00:01:42: Genau, das ist Hagi Rao.

00:01:43: Der hat zusammen mit seinem Kollegen Bob Satten das Buch The Friction Project geschrieben und da geht es eigentlich um die Frage warum Unternehmen es häufig so schwer machen Arbeit zu erledigen und da unterscheiden sie eben zwischen guter und schlechter Reibung wie du schon angeteasert hast.

00:02:04: Ja, lasst uns das mal als ersten Punkt vielleicht als ersten Weg aufnehmen.

00:02:06: Dass wir das mal lernen zu unterscheiden weil ich kannte lustigerweise Friktion, weil vor Urzeiten mal Klauselitz gelesen habe so aus dem Militärischen.

00:02:14: also das kennt man ja dieses Buch vom Kriege und da weiß ich noch es hat sich mir eingebrannt, weil ich das so Bilder fand der immer von Friktion geredet und meinte damit wenn ich jetzt im Krieg bin und dann passieren Dinge die den reibungslosen Ablauf der Heeresbewegung unterbrechen.

00:02:27: Also was war's Ich?

00:02:27: Das Wetter wird schlecht Der Untergrund wird morastig Keine Ahnung jemand wird krank.

00:02:32: Es gibt verschiedene Reibungen die mich sozusagen im Kriege davon abhält, meinen Zielen zu folgen.

00:02:38: Und jetzt hab ich von dir aber schon mal so als ersten Take mitbekommen.

00:02:41: in einem Unternehmen mag's ja parallelen geben zum Glück stirbt da niemand.

00:02:45: es geht nicht um Leben und Tod Aber es gibt nicht nur schlechte Reibung.

00:02:48: Ich erzähl mir mal ein bisschen was ist gute Reibungen, was ist schlecht?

00:02:50: Wie kann ich vielleicht auch beide voneinander unterscheiden?

00:02:53: Genau gerne.

00:02:56: Schlechte Reibung ist eigentlich genau das, was du beschreibst.

00:02:58: Der Morass der Ballers, der uns irgendwie aufhält.

00:03:01: voranzukommenden Unternehmen zeigt sich dass in unnötigen Abstimmungen schleifen wenn ich schon wieder eine Präsentation erstelle die eigentlich irgendwo in einer Schublade landet und keine interessiert.

00:03:12: aber auch wenn Prozesse einfach unnötig kompliziert sind, ich ein Formular extra ausfüllen muss und so eine Bürokratie die wir auch aus unserem Alltag kennen.

00:03:21: Das ist alles sozusagen der Sand im Getriebe der Organisationen, der uns verlangsamt.

00:03:27: aber es gibt auch Dinge, die uns verlangsamen, die total notwendig sind also so einen Vier-Augenprinzip Qualitätschecks dass sich bestimmte Recht und Compliance-Vorgaben einhalten das für uns als Versicherung natürlich besonders wichtig, dass wir unsere gute Reibung auch schützen und intelligent einsetzen, um zum Beispiel Kundendaten zu schützen.

00:03:49: Okay also wenn du sag ich mal jetzt im Signal die Duna Kosmos unterwegs bist verstehe ich das da geht es ja wirklich um sensible Daten.

00:03:55: auch ja wenn auch was passiert?

00:03:56: man zahlen muss und und und alles was sage ich mal Sicherheit angeht oder Sicherung von Prozessen eher gute Reibungen Alles was so... Ich habe so an meine Frau hab ich das erzählt Ja ich rede heute über Friktion dann meint sie ja die CC Falle Wenn dich jeder aufs CC setzt was das ohne die Reibung macht.

00:04:12: Ich meine, was ist denn so das Werkzeug, dass ihr dann auch gelernt habt und es eine vom anderen zu unterscheiden?

00:04:16: Also wie ihr das so erkannt habt.

00:04:17: Weil manche von den Dingen sind ja auch gemein weil die haben gar nicht so einen Ort.

00:04:21: also die CC-Falle zum Beispiel macht ihr wahrscheinlich jeder mit über euch ich jetzt noch den Bernd mit drauf oder die Susanne.

00:04:27: Wir hasten das sozusagen im Griff gekriegt hat einen guten Blick darauf zu kriegen!

00:04:31: Ja, das ist nicht so einfach muss man ehrlich sagen.

00:04:33: Weil manche Friktion die sich für mich persönlich total nervig anfühlt kann für jemand anderen total wichtig und gut sein Und wir haben uns immer als erstes die Frage stellt okay was frustriert Menschen?

00:04:47: Was nervt sie?

00:04:48: Was hindert uns daran voranzukommen?

00:04:50: Haben diese Dinge gesammelt und dann wirklich mit der Lupe reingegangen und geschaut Was steckt da dahinter?

00:04:56: Also welche positiven Gründe könnte es vielleicht auch geben, dass es notwendig ist, dass wir dieses Formular ausfüllen statt eben schnell selbst im System der Änderung vorzunehmen.

00:05:06: Und das muss man sich eben näher anschauen und auch mit den betroffenen Einheiten sprechen um herauszufinden was davon ist.

00:05:12: vielleicht auch gut ,dass wir es haben.

00:05:15: Wir haben's vielleicht nur noch nicht so verstanden.

00:05:17: Jetzt

00:05:17: kommt Werbung!

00:05:19: Wenn ihr einen Online Shop betreibt, dann gibt es eine ziemlich einfache Stellschraube die euch vor dem Weihnachtsgeschäft noch einmal anschauen solltet.

00:05:26: Wie früh zeigt ihr euren Kundinnen und Kunden eigentlich welche Bezahlmöglichkeiten sie haben?

00:05:31: Denn PayPal ist längst mehr als der bekannte Bezahl-Button im Checkout.

00:05:35: Mit PayPal später bezahlen, können Kundinnen je nach Verfügbarkeit nach dreißig Tagen oder in monatlichen Raten bezahlen und für euch als Händler ist das praktische.

00:05:43: die später bezahlten Optionen sind bereits in den Paypal-Checkout integriert.

00:05:47: ihr müsst sie also nicht zusätzlich integrieren.

00:05:49: Und interessant sind dabei zwei Zahlen.

00:05:51: Dreiundsechzig Prozent der befragten KonsumentInnen bevorzugen die späterbezahlen Option von PayPal gegenüber anderen.

00:05:58: später bezahlen Anbietern im Check out

00:06:00: Und,

00:06:01: thirty-eight Prozent geben an, dass sie einen wahren Kopf abbrechen würden wenn die später bezahlen Optionen von PayPal nicht verfügbar sind.

00:06:08: Deshalb der Tipp für alle Onlinehändler zeigt euren Kundinnen diese Möglichkeiten nicht erst ganz am Ende im Checkout.

00:06:14: ihr könnt schon auf der Startseite oder direkt auf euren Produktseiten mit später bezahlbaren Bananen oder dem entsprechenden Button darauf hinweisen!

00:06:21: Aktivieren könnt ihr das je nach Shopsystem direkt im Backend oder über die Einstellungen in eurem Paypal-Geschäftskundenkonto.

00:06:27: Gerade vor Black Friday, Cyber Week und dem Weihnachtsgeschäft kann das dazu beitragen, Eure Umsatzchancen zu steigern!

00:06:34: Mehr Informationen zu PayPal später bezahlen findet ihr über den Link www.digitalcompact.de.

00:06:40: PayPal oder auf unserer Sponsorenübersicht unter digitakompakt.de slash Sponsuren.

00:06:46: und noch der rechtliche Hinweis, die Verfügbarkeit von PayPal später bezahlen ist abhängig von Händlereignung und Kundenkreditwürdigkeit.

00:06:53: gegebenenfalls gelten regulatorische Vorgaben zur Kreditvermittlung.

00:06:56: so weiter geht's mit dem Podcast

00:06:58: das war es mit der Werbung

00:07:02: Und jetzt können wir mal vielleicht so einen kleinen Blick drauf werfen, wie ihr das quasi projektiert habt.

00:07:07: Weil es geht ja gar nicht einmal nur darum jetzt Reibung zu verstehen und dann, wie leg ich los?

00:07:11: Sondern du brauchst ja auch so eine Infrastruktur die um dich rum gebaut ist!

00:07:14: Also... Ich hab gelernt dass ihr im Prinzip so vier Personen habt, die in diesem Bereich arbeiten und wie das bei Läden von eurer Größe so ist.

00:07:21: Habt ihr dem Ganzen wahrscheinlich auch wieder einen schönen Namen gegeben

00:07:23: oder?!

00:07:24: Genau, wir sind das Momentum-Macher-Kernteam ähm.. und ähm...

00:07:28: Momentum machen!

00:07:29: Ja, genau.

00:07:32: Also unsere Unternehmensstrategie Momento um zwanzig dreißig hat so ein bisschen die Vorlage für den Namen für das Projekt geliefert und uns war von vornherein klar okay es geht darum zu machen ins Tunen zu kommen zur Handeln und deswegen der Name Momentum Macher und unser Kernteam stellt eben genau dieses Rahmenwerk zur Verfügung die Infrastruktur auf der dieses Projekt dann nachher funktioniert.

00:07:57: Okay, so und jetzt geht es um eine Vierermannschaft von euch zu dem Hagi Rao.

00:08:00: Also ich werde das Buch mal in den Show notes oder in der Beschreibung verlinken quasi in die Schule in Anführungsstrichen.

00:08:06: Lernst du ein bisschen des Vorgehen?

00:08:07: Und wie ihr seid ihr dann weiter vorgegangen?

00:08:08: also was war denn quasi der Ablauf, wie ihr das durch eure Organisation gebracht habt?

00:08:13: Der Ablauf war eigentlich dass wir erstmal achtundzwanzig motivierte Kolleginnen und Kollegen aus den operativen Bereichen gesucht haben, die Lust haben mit uns auf diese Reise zu gehen Und die waren dann bei diesem Bootcamp in Berlin.

00:08:28: Also wir waren nicht nur zu viert da und haben das gelernt, sondern wir waren eigentlich über dreißig Leute da, die von HG Rao direkt gelernt haben... Das erste Schritt aus der Komfortzone für viele unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewesen, weil Englisch ist bei Signal Luna keine Unternehmenssprache.

00:08:45: Das hat man vielleicht vor Jahrzehnten das letzte Mal in der Schule benutzt und das war für uns auch ein wichtiger Punkt die Menschen zu identifizieren, die bereit sind wirklich die Komfortzone zu verlassen und erstmal an so einem Bootcamp teilzunehmen und sich mit diesen Themen auseinanderzusetzen.

00:09:02: Und danach sind dann die Kollegen ausgeschwirt als Friktionsdetektive in ihren Abteilungen und Teams, um Reibungen aufzudecken.

00:09:11: Reibungspunkte zu sammeln überhaupt erst mal genauer hinzuschauen wo wir überhaupt Zeit und Energie verlieren.

00:09:20: Ja, weil ich habe gelernt der zweite Weg oder das Zweite was wir beachten sollten wenn wir uns dem das Thema anschauen ist Reibung braucht Zuständigkeit.

00:09:27: Also war da so ein bisschen die Idee dass diese Leute dann quasi in die Org reingegangen sind und haben so ein bißchen eine Zuständigkeit auch gebaut?

00:09:35: Ja, das stimmt.

00:09:37: Letztendlich haben wir festgestellt, also Friction Fixing wie Hagi das nennt, also die Reduktion von Reibung ist eigentlich etwas was jede Organisation tun muss und auch beständig tun sollte damit Friction nicht immer wieder nachwächst.

00:09:52: Und gleichzeitig passiert es aber total selten und das liegt einfach daran dass Reibungen oft keine Zuständigkeit hat in Organisationen.

00:10:00: Also Hagi nennt das Often Problems Verweiste Probleme Und deswegen ist der erste Schritt, um Reibungen anzugehen.

00:10:09: Eigentlich eine Zuständigkeit dafür zu schaffen und bei uns war das das Mandat dass die Momentumacher bekommen haben, um genau die Reibungspunkte anzugehnen, um die Dinge wirklich so hinterfragen und das verbunden mit einem Tag pro Woche den sie auch für diese Aufgabe Zeit hatten.

00:10:25: Okay, also du hast im Prinzip achtundzwanzig Leute die dann gelernt haben gute von schlechter Friktion zu unterscheiden und was man damit machen kann.

00:10:33: Die sind in ihre Bereiche gegangen, hatten einen Tag in der Woche Zeit und jetzt frage ich mich ja so ein bisschen wenn die da anmarschiert kommen?

00:10:39: Sind da die ganzen anderen Kollegen nicht erstmal so'n bisschen am Abkotzen dass sich sagen alles klar ist?

00:10:43: kommt hier eine Person die da einmal mit zum Ami irgendwie in Berlin zusammen saß und jetzt will sie mir erzählen was hier falsch läuft?

00:10:50: Also wie habt ihr das denn so mitigiert dass es nicht zu Konflikten führte?

00:10:54: Ja, ich glaube wie bei jedem Veränderungsprojekt war die Skepsis und Vorsicht am Anfang erst mal groß.

00:11:00: Also sicherlich auch bei den Momente machen, die selber dabei waren, die waren total motiviert und inspiriert.

00:11:06: aber gleichzeitig haben sie natürlich auch ihre Erfahrungen mit Change-Projekten gemacht.

00:11:11: und sich die Frage stellt okay ist es jetzt wirklich gewünscht dass ich hier wirklich mal sage was für absurde Prozesse wir hier haben?

00:11:20: Und da war's glaube ich einfach wichtig Ja durch Taten zu zeigen, dass das wirklich Veränderungen erwünscht ist und Themen anzugehen.

00:11:30: Und da auch im Dialog mit dem Vorstand und den Führungskräften diese Dinge besprechbar zu machen.

00:11:38: Da haben unsere MOMAS glaube ich auch ... MOMAS übrigens die Abkürzung für Momentumacher bei uns!

00:11:43: Für alles gibt es eine Abkurzung... Da haben wir unsere Momentumacher eben auch ganze Arbeit geleistet, ihre Kolleginnen und Kollegen zu überzeugen dem ganzen Thema eine Chance zu geben und ihre Themen mit einzubringen.

00:11:57: Und da glaube ich auch einfach dadurch dass es darum ging genau diese Themen zu hören die Stimme der Mitarbeitenden zu hören dann schnell Gehör gefunden.

00:12:08: Da bist du bei etwas Spannendem dran, finde ich.

00:12:09: Weil es passt auch zu dem dritten Faktor den wir uns aufgeschrieben haben für das heutige Thema nämlich eine mutige Tat hat die größte Wirkung.

00:12:16: oder wie ich immer so schön sage Taten sprechen lauter als Worte.

00:12:19: weil was da ja drinsteckt ist ja folgendes wenn ich jetzt auf einmal Personen habe die durch meine Organisation laufen und sagen hier das ist aber schwierig da haben Verreibung das ist blöd da können wir mal hingucken da haben wir ein Problem dann macht es ja was mit so einem kulturellen Mindset.

00:12:32: also auf einmal kannst du über Fehler reden und über Dinge die nicht gut sind und hast sozusagen so einen Struktur und einen Weg, um solche Dinge anzusprechen.

00:12:39: Das ist ja ganz oft ein Problem diese fehlende Fehlerkultur.

00:12:42: Und gleichzeitig – das klang bei dir eben so an und das möchte ich mir noch mal besser verstehen – braucht es ja so ein bisschen diesen Safe Space also auch die Rückentdeckung von oben?

00:12:50: Wie habt ihr das denn aufgehangen dass das quasi mit den Führungskräften Vorstand wie auch immer orchestriert ist?

00:12:58: Das ganze Thema erst mal in den Piloten durchgeführt, im ersten Zug mit diesen dreißig Mitarbeitern.

00:13:04: Es war also in einem Ressort der Signaliduna, so in einem großen Bereich der Signal Iduna wo wir gesagt haben okay hier haben wir eine gewisse Durchschlagskraft, hier haben wir kurze Wege oder möglichst kurze wege und wir haben alle Führungskräfte mit an Bord.

00:13:19: Und vor allen Dingen den zuständigen Vorstand auch der das Thema unbedingt will Der Hagi Rao damals persönlich bei seinem Studium in Stanford kennengelernt hat.

00:13:29: also Das war so ein bisschen die Grundlage auf der diese Zusammenarbeit überhaupt entstanden ist.

00:13:38: Das hat dann auch dazu geführt, dass wir uns getraut haben mutig Themen anzugehen die vielleicht auch schon lange bekannt waren und vielleicht auch ein Stück weit politisch heikeln.

00:13:48: Und wenn du schaffst das solche Themen dann gelösend umgesetzt werden Dann gibt es natürlich Glaubwürdigkeit und lässt den Menschen eben auch ja Den Mut haben weitere Themen an zu gehen.

00:14:00: Okay jetzt haben wir gesagt Mutige Tarte hat die größte Wirkung.

00:14:03: kannst Du mal so ein bisschen Wirkung beschreiben?

00:14:05: also was hatten das ganze bei euch so hervorgebracht eigentlich?

00:14:09: Also wir haben damals, ich glaube im ersten Zug Hundertseptzig Friktionen gesammelt und überhaupt erst mal geguckt was steckt denn da dahinter.

00:14:20: Und dann haben die Momentummacher letztendlich abgewogen welche Themen sind dann besonders wichtig für sie?

00:14:26: Und das kann man einmal natürlich entlang des empfundenen Frusts machen, den so ein Thema mit sich bringt.

00:14:33: Wir haben aber auch immer gleich versucht es ganze irgendwie messbar zu machen und sozusagen dem Ganzen eine Metrik gegeben und wir haben das in Stunden gemessen, in Stunden an Arbeitszeit die sozusagen in unserem System gefangen sind und damit haben wir sozusagen das Gewicht der Friktion bemessen.

00:14:48: und die Momentumacher haben dann letztendlich Die ersten zehn größeren Themen ausgewählt und in einer Review auch dem Vorstand vorgestellt, die sie dann im ersten Schritt angegangen sind.

00:15:00: In kleinen Missionsteams crossfunktional besetzt um da möglichst schnell und kurzfristig Ressourcen schon gute Lösungen zu entwickeln.

00:15:13: Und bist du dabei ein bisschen auf das Thema gestoßen, was du vorhin beschrieben hast?

00:15:16: Dass der eine sagt, boah.

00:15:17: Was ist es hier für ne Grütze?

00:15:18: Diese Abstimmung braucht kein Mensch und jemand anders sagt nein.

00:15:20: Nein!

00:15:21: Für meinen Arbeitsbereich ist es aber total wichtig.

00:15:22: also wie viele von den auf zehn eingedampften Hundertsiebzig-Friktionen sind dann so ein bisschen auch zerschält?

00:15:30: Ja nicht direkt zerschelt, aber es braucht einen langen Atem um die Themen anzugehen.

00:15:35: Also ein Thema bei uns immer wiederkehrendes ist das Thema... Lock ins, in Systemen.

00:15:42: und wir hatten zum Beispiel als eine Friktion entdeckt dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Laufe des Tages immer wieder aus ihrem Telefonsystem unbemerkt ausgelockt werden.

00:15:52: Und dann irgendwie feststellen so oh jetzt muss ich mich wieder einloggen.

00:15:56: Ich muss wieder einen Passwort eingeben.

00:15:58: es ist irgendwie nervig und das ist unnötig.

00:16:00: und wenn ich im Zweifelsfall auch längere Zeit nicht mitkriege ist es auch für meine anderen Kolleginnen und Kollegen die Belastung.

00:16:06: Und da sind wir dann in den Dialog gegangen mit dem Verantwortlichen für das System und haben überhaupt erst mal geschaut, okay wieso braucht es denn diesen Timeout aus dem System?

00:16:19: In diesem Fall war's relativ einfach gelöst.

00:16:23: Es gab eine Effizienzeinstellung im Browser durch die das sozusagen hervorgerufen wurde.

00:16:27: Das konnte jeder Mitarbeiter also für sich selber einstellen so dass er nicht mehr automatisch ausgelockt wird.

00:16:32: aber es gibt bei uns auch IT-und Sicherheitssysteme die das erforderlich machen, dass es da einen regelmäßigen Timeout gibt und dass man dann im Zweifelsfall auch nochmal öfter seinen Passwort eingeben muss.

00:16:45: Einfach aus Sicherheitsgründen wo wir das nicht so einfach lösen konnten.

00:16:51: Okay, weil ich habe so eine kleine Spickzettel bekommen im Vorfeld.

00:16:54: Da sagte dein Teamier ihr habt insgesamt mit dieser ganzen Aktivität über hunderttausend Stunden Arbeitszeit zurückgewonnen im Jahr.

00:17:02: Macht doch mal ein paar weitere Beispiele noch auf!

00:17:03: Weil ich finde das glaube ich auch für viele andere Unternehmen mal ganz spannend zu horchen was es eigentlich so ist.

00:17:07: also wir haben jetzt schon gehabt hier Telefonsystem ausgelockt und was ist sonst noch so am Start bei euch gewesen?

00:17:12: Also es sind super viele unterschiedliche Dinge und teilweise auch extrem fachspezifisch.

00:17:18: Und macht doch deutlich, dass da einfach um Kleinigkeiten geht oder nicht um die großen Projekte.

00:17:24: aber andere Beispiele sind zum Beispiel unnötige Wiedervorlagen.

00:17:28: also unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erstellen sich im System wieder Vorlagen zu überprüfen, ob ein bestimmter Vorgang erledigt wurde oder einen bestimmten Arbeitsschritt erledigte.

00:17:38: Und da haben wir einfach ein paar Themen identifiziert wo wir gemerkt haben das kann man auch einfach weglassen.

00:17:44: Oder eine Prüfliste die von einem System erstellt wird in unserem Inkasso-Bereich die jeden Monat manuell von einem Mitarbeiter überprüft wird aber eigentlich schon längst automatisch das System sich darum kümmert und ist eigentlich nur so ein historisch gewachsenes Überbleibsel war.

00:18:00: also das sind ein paar absurde Beispiele.

00:18:08: Es gibt auch Beispiere, wo es vielleicht ein bisschen komplizierter war eine Lösung zu erreichen.

00:18:15: also zum Beispiel habe ich mir mal angeschaut und zeigen lassen von Kolleginnen und Kollegen die dann im System nach Versicherungsbedingungen suchen.

00:18:25: also wenn du bei uns anrufst Und dich erkundigst, ob eine bestimmte Veranstaltung oder ein bestimmtes Thema bei dir in der Versicherung mit abgedeckt ist.

00:18:34: Dann sucht die Kollegin ewig lange auf dem Laufwerk nach der passenden Versicherungsbedingung.

00:18:39: öffnet das schaut nach schreibt ihr dann die Antwort passt.

00:18:42: am Ende sind es nur wenige Minuten aber hoch summiert auf die ganzen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei uns in den Service Einheiten kommen da ne Menge Stunden im Jahr zusammen wenn wir diese Bedingungswerk einfacher zugänglich

00:18:57: machen.

00:18:58: Ich habe zum Beispiel bei euch gelesen, dass alleine ein KI-Agent der hilft den richtigen Ansprechpartner im Unternehmen zu finden das schon zwei tausend vierhundert Stunden mindestens gespart hat.

00:19:08: Das was du gerade geschildert hast ist es nicht auch so etwas, dass du vielleicht sagst okay ich kartografiere mal alle Daten die wir haben lasse deine KI drauf werfen und dann kann die das sozusagen mit einem Chatboard Artich quasi beantworten gehört ist es sozusagen Teil der Rechnung auch?

00:19:22: Genau, das ist dann das Zielbild dahinter.

00:19:25: Aber wir sind noch nicht ganz da dass wir heute schon eine Lage wären das mit KI zu durchforsten sondern Wir müssen erstmal also wie unser Unternehmen besteht aus verschiedenen Versicherungssparten die alle unterschiedliche Speicherorte für ihre Bedingungswerke nutzen.

00:19:39: Das heißt wir müssen erst mal dafür sorgen dass es einen zentralen Ort gibt der Dann auch gut mit KI verknüpfbar ist um Es dann wirklich das gesamte Potenzial heben zu können.

00:19:49: aber allein schon dass wir es an einem Zentral Speicherort haben und dort durchsuchbar haben, bringt uns wahrscheinlich um die achttausend Stunden zurück.

00:19:59: Also da ist der Ansprechpartner-Agent auch ein gutes Beispiel für die Suche nach Ansprech-Partnern kostet in Unternehmen unserer Größe wahnsinnig viel Zeit also potentiell mehr als diese zweitausend Stunden.

00:20:16: Gleichzeitig bringt es natürlich gewisse Herausforderungen mit sich, dass das immer aktuell ist.

00:20:20: Dass die Datengrundlage stimmend

00:20:22: etc.,

00:20:23: sodass wir sicherlich auch noch nicht in jedem Fall dann erfolgreich sind mit diesem

00:20:28: Ansprechpartneragenten.".

00:20:30: Ja ich habe gerade diese alten Bilder im Kopf vor, die immer so diese Kabel in dieser Telefonlist-Dinger da stecken mussten und zum richtigen durchzustecken ein bisschen das Bild.

00:20:38: Weil ich finde, also das ist ja vielleicht ein ganz interessanter Punkt jetzt mal dem wir hier aufmachen können.

00:20:42: So dass vierte was du mir mitgegeben hast war zu sagen hey und da bin ich jetzt mal neugierigst bisher zu verstehen was es genau heißt multipliziere Logistik Mit Liebe für nachhaltige Lösungen.

00:20:52: Was heißt das denn?

00:20:54: Ja das ist eigentlich ein Spruch auch der bei unserem Bootcamp geprägt wurde von Hagi Rao multiply love with logistics.

00:21:04: Und das ist so ein bisschen unsere Arbeitsphilosophie, weil Momentumacher eben nicht nur ein Effizienzprogramm ist.

00:21:11: Es geht nicht darum jetzt einfach nur Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten sondern gleichzeitig kombiniert mit einem tiefen Verständnis für die Betroffenen in einer Empathie für die betroffenen Lösungen zu entwickeln, die wirklich als Entlastung auch empfunden werden und die die Frustration im Arbeitsalltag rausnehmen und eben nicht

00:21:33: Ah, okay.

00:21:33: Also Love damit ist quasi das Menschenverständnis gemeint.

00:21:35: und mit Logistik was es da gemeint?

00:21:37: Genau, Prozesseffizienz letztendlich.

00:21:40: Okay also im Prinzip besagt der Satz dass du das was für Prozisse notwendig ist oder vielleicht auch mal nicht notwendig quasi auf die Umsetzungsebene gibst, dabei aber den Menschen nicht aus dem Blick verliert.

00:21:51: Weil genau das was du vorhin so gesagt hast mit ja ich finde vielleicht etwas total unnötig, aber der Kollege oder die Kollegen auf der anderen Seite, die hängen da voll dran und ob sie aus guten oder schlechten Gründen daran hängen können wir mal sehen, dass man sozusagen diese Offenheit hat und damit sozusagen am offenen Herzen ein bisschen unterwegs ist.

00:22:07: Das ist sozusagen der Gedanke dahinter?

00:22:09: Genau!

00:22:09: Und auch gleichzeitig mit der Liebe für unsere Kundinnen und Kunden also das es auch total schön zu sehen wie Die Beseitigung von Reibungen bei uns intern auch dazu führt, dass wir unsere Kunden zufriedener machen.

00:22:22: Also da gibt es definitiv einen erkennbaren Zusammenhang wenn wir uns angucken welche Prozesse wir bearbeitet haben oder an welchen Prozessen wir Dinge vereinfacht haben.

00:22:31: das wird dort aussehen der NPS also die Weiterempfehlungsbereitschaft unserer Kunden gesteigert werden konnte allein dadurch dass wir da eben Lösungen gefunden haben die sich nicht für uns besser anfühlen sondern auch für unsere Kundinnen und Kunden.

00:22:46: Ja, aber da merkt man mal was das für ein kompliziertes Konstrukt ist.

00:22:49: Dass du auf der einen Seite Sicherheit im Hinterkopf haben solltest.

00:22:52: dann wir arbeiten die einzelnen Mitarbeitenden bei mir.

00:22:54: Was ist den wichtig und was bedeutet die für dir etwas?

00:22:57: Wie kommt es auch auf der Kundenseite an?

00:22:59: wie schlägt sich das in Kosten nieder und so?

00:23:01: also da haben jetzt alleine schon Mal so vier Säulen an denen man sich da quasi langhangeln kann.

00:23:05: also ich klingt gar nicht so trivial.

00:23:08: Ist das eigentlich jemals vorbei?

00:23:09: Ich hätte den Verdacht so einen Sweep aufräumen.

00:23:13: Das wird wahrscheinlich öfters anstehen, oder?

00:23:17: Ja, also je länger wir das machen, desto mehr merken wir dass es eigentlich eine Fähigkeit ist die wir uns kontinuierlich aneignen müssen.

00:23:25: Also diese Fähigkeiten zur Vereinfachung gerade KI zwingt uns alle dazu irgendwie Prozesse neu zu definieren und uns auf ne noch schnelllebigere Zukunft einzustellen.

00:23:37: Und das erfordert einfach, dass du deinen Keller aufgeräumt hältst einmal getan, sondern dann muss man irgendwie dran bleiben und es sind auch Dinge die teilweise einen langen Atem brauchen um sie zu lösen.

00:23:51: Von daher ist wie Hagi Rao das sagen würde Friction Fixings wie Rasenmähen also etwas wo du einfach dranbleiben musst was du nicht mit einem mal erledigst.

00:24:03: Okay, dann haben wir ja noch einen Faktor offen wenn wir jetzt richtig mitgezählt haben und ich liess das mal vor.

00:24:09: Ich habe so ein Verdacht worauf es hinausläuft aber du kannst das glaube ich besser erklären und zwar Es ist wichtig vom Edition Bayes zur zum Substitution Mindset zu kommen.

00:24:17: So speaking about englische Fachbegriffe hier was ist damit gemeint?

00:24:22: Ja Also Edition Bayer ist eigentlich die Tendenz, dass wir als Menschen versuchen Probleme immer durch das Hinzufügen von Neuem zu lösen.

00:24:31: Wenn wir darüber nachdenken wie wir ein Problem lösen können, fallen uns neunzig Prozent Dinge ein, die man neu hinzufügen kann.

00:24:38: Wir brauchen eine neues Meeting, wir brauchen neue Regeln, neues Tool und wir denken sehr viel weniger über das Weglassen nach.

00:24:47: Und ich glaube das ist das was uns sozusagen auch auf dem Weg zu einer lernenden Organisation als Signal Iduna wirklich am meisten helfen wird, ist wenn wir diesen Shift hinbekommen von diesem Edition-Base immer nur neue Dinge hinzuzufügen.

00:25:02: Wirklich zu dem was wir Substraction Mindset also ein bisschen ja das weglassen als Fähigkeit zu verankern bei uns im Unternehmen und Vereinfachungen in den Mittelpunkt zu stellen.

00:25:16: Hast du mal so ein paar Tipps, was da euer Weg ist?

00:25:19: Also habt ihr euch sozusagen so Prozessabläufe zum Beispiel gebaut.

00:25:21: Dass ihr sagt hey Leute bevor wir jetzt hier noch wie die nächste KI-Lösung raufschrauben lasst man erstmal überlegen was wir streichen können weil gerade in Zeiten von KI mit diesem ganzen AI Slop es ja total verführerisch immer noch etwas dran zu frickelen.

00:25:34: Weswegen machten dir das in der Praxis?

00:25:37: Ich glaube wir haben darauf noch nicht die abschließende Antwort gefunden.

00:25:41: also im Moment eher so einen sich immer wieder daran zu erinnern.

00:25:45: Es geht auch darum, Dinge wegzulassen oder meine Frage zu stellen wie okay was würdest du denn tun wenn nur nur fünfzig Prozent der Ressourcen hättest?

00:25:52: und zu gucken was ist dann hier wirklich wichtig.

00:25:55: Und an fassbare Beispiele dafür zu schaffen die eine Bühne bekommen und auch Applaus dafür bekommen dass man etwas weggelassen hat weil ehrlicherweise ich glaube das Problem ist halt immer wieder als Organisation in diese Falle tappt Friktionen zu lösen, das gibt in der Regel keinen Applaus.

00:26:13: Das ist irgendwie was, was so unterm Rad da läuft und wir geben dem Ganzen mit Momentumache auch eine Bühne und dadurch erhält es vielleicht auch einen größeren Wert.

00:26:24: Ich habe es gerade so gedacht, da kann man einen richtigen Wettbewerb daraus machen.

00:26:27: Wer hat hier die meisten Stunden zurückgewonnen?

00:26:29: Wer hat den größten Pain hier irgendwie gelöst?

00:26:32: Merkst du das, dass die Leute bei euch jetzt ein bisschen williger sind über Fehler zu sprechen und auch Frektionen zu thematisieren oder ist es noch ein bisschen weg?

00:26:42: Also total, wir sind jetzt mitten in der zweiten Kohorte.

00:26:45: Im letzten Jahr haben wir sozusagen den Piloten gehabt und dieses Jahr geht es darum nochmal mit annähernd zwanzig Momentummachern ein bisschen erweiterten Scope zu schauen wie wir auch Themen angehen die so zwischen den verschiedenen Ressorts liegen und an den Schnittstellen.

00:27:03: deswegen ist unsere Kohorte jetzt noch mal ein bisschen crossfunktionaler aufgestellt Und das Interessante ist, dass wir im Piloten noch viel mehr Überzeugungsarbeit leisten müssen.

00:27:12: Wieso ist es notwendig?

00:27:14: Dass wir hier einen Tag die Woche investieren – also die Führungskräfte da berechtigterweise kritisch nachgefragt haben hey in der Zeit steht mir der Mitarbeiter ja nicht zur Verfügung um Kundenanliegen zu bearbeiten sondern er macht da irgendwie was wo ich nicht weiß was da am Ende rauskommt.

00:27:29: Und die Ergebnisse waren scheinbar so überzeugend, dass wir diese Diskussion auf jeden Fall in diesem Jahr nicht mehr führen müssen und das ist super cool.

00:27:37: Na

00:27:38: ja spannend!

00:27:39: Gut also ich werde mir jetzt mal das Buch recherchieren mit den Typen angucken weil Hagi da habe ich die ganze Zeit so ein Teddybären irgendwie vor Augen mal gucken was es feiner ist der

00:27:45: Kollege.

00:27:46: Ja passt man.

00:27:50: Die liebes dir da ganz herzlichen Dank, also ich finde das sind irgendwie echt viele gute Leitsätze drin.

00:27:54: Also mal zu verstehen... Ich kann es ja nochmal vorlesen, vielleicht ist das ganz hilfreich!

00:27:57: Also erstens lerne Gute und schlechte Reibung zu unterscheiden, zweitens Reibum braucht Zuständigkeit, Nummer drei eine mutige Tat hat die größte Wirkung oder Taten sprechen mehr als Worte, Nummer vier multipliziere Logistik mit Liebe für nachhaltige Lösungen.

00:28:12: und Nummer fünf vom Edition Bias zum Substruction Mindset.

00:28:16: Also das ist irgendwie ganz schön greifbar und dafür danke ich dir ganz herzlich.

00:28:20: Und bin gespannt, was du noch zu berichten hast wie dann so die nächsten Flights bei euch laufen.

00:28:24: für den Moment auf jeden Fall ganz herzlichen Dank dir viel Erfolg!

00:28:27: Ja cool sehr gerne.