Projekttetris: Erfolgreich mehrere Projekte managen | #ITProjektmanagement 💻

00:00:00: Hallo und herzlich willkommen zu einem neuen Innovate or Die podcast von digital kompakt.

00:00:11: Mein Name ist Shaya Kashmar-Rek und heute geht es um ein Thema, was ich glaube gefühlt jeden beschäftigt der sich mit Thema IT auseinandersetzt.

00:00:17: Aber eigentlich generell mit Unternehmertum nämlich Projekt Tetris.

00:00:20: Ihr werdet wenn ihr euch darin wiederfindet zu viele Projekte auf einmal machen zu wollen viel viel Tipps kriegen.

00:00:25: in die Richtung sollte ich eigentlich parallel oder sequenziell arbeiten.

00:00:28: Was für Beispiele gibt das eigentlich gerade so im IT aber auch im Kommausbereich wo der gute Boris zu ihm gleich mehr herkommt Und natürlich auch Best Practices Das heißt hinterher hat man eigentlich einen kleinen Marschplan.

00:00:38: Wie sollte ich mit Projekten umgehen wenn nicht zuviel auf einmal will die Krankheit, glaube ich jedes Unternehmers immer alles auf einmal und immer möglichst gestern.

00:00:45: So lieber Boris, schön dass du da bist, herzlich willkommen!

00:00:47: Ja vielen Dank, frohes neues Jahr

00:00:50: an alle

00:00:50: Zuhörer hier.

00:00:51: Ebenso ein neues Jahr neue Vorstellung.

00:00:53: Erzähl doch mal nochmal zwei drei Sätze zu dir vielleicht auch mal einen Satz was dich gerade umtreibt und dann starten wir hier im Unterein.

00:00:58: Ich bin Boris mit einer der Co-Gründer und CEO von Spryker Systems.

00:01:02: Technologieanbieter aus Berlin bauen eine moderne Commerce-Lösung für den BtoB, B to C Markt.

00:01:08: Für Händler, Marken und Hersteller haben da glaube ich da ganz spannende Dinge vor.

00:01:12: Wir haben das letzte Jahr sehr erfolgreich verlassen in knapp zwei mal fünfzig Leute mittlerweile im Berliner Hamburg primär auch an sieben Standorten im Ausland expandieren jetzt in Benelux UK Nordics arbeiten mit glaube ich ganz vielen spannenden Use Cases zusammen und die helfen dann immer so ein bisschen auch hier die Themen Tüte zu befüllen.

00:01:26: für diesen

00:01:27: Podcast Meine gute Benelucsicht!

00:01:28: Da müssen wir nochmal ne Folge machen über Internationalisierung von IT.

00:01:32: Also das erklärt schon ein bisschen, wir werden sicherlich einige Beispiele aus dem Commerce-Bereich haben.

00:01:35: Die sind ja aber auch immer so schön anschaulich und ich bin großer Boris-Fan, sag' ich ja immer!

00:01:38: Also hast du mal on air Kompliment von mir hier?

00:01:40: Boris macht es immer so schoen strukturiert und ich kann euch schon sagen heute zu Projekt Hetris wird auch cool Aber straight reingestartet.

00:01:45: als wir ankamst meine ich weiß nicht das Thema machen wir eigentlich nass.

00:01:47: gesagt Ja was aktuell ist.

00:01:49: Was mich beschäftigt Ist es so dass Du oft darauf triffst Dass Leute viele Projekte gleichzeitig machen.

00:01:53: Genau, also das passiert glaube ich sehr häufig.

00:01:55: Ich würde sagen acht von zehn Cases die jetzt an uns herangetragen werden ist es glaub ich immer so dass sich die Leute mit zu vielen Dingen gleichzeitig beschäftigen sei es in Form der Ausschreibung ja die dann auf dem Tisch landet oder auch einfach im Form der Vorgespräche die wir dann haben merkt man einfach ja dass es eben nicht nur um das Covers Projekt geht sondern dass da eine ganze System Landschaft gezeigt wird was erstmal per se nicht verkehrt ist.

00:02:12: Es gibt eben viel Innovations und Transformations- und Migrationsdruck momentan.

00:02:16: Vor allem BDB-Segmente, wo immer noch viele veraltete Systeme da sind.

00:02:20: Die Frage ist ihm nur wie gehe ich das an?

00:02:21: Ist es schlau alles auf einmal vorzunehmen?

00:02:23: mache ich das eher nacheinander?

00:02:24: was sind so die Pros und die Kons?

00:02:26: darüber glaube ich können heute ein bisschen diskutieren.

00:02:28: Gut

00:02:28: dann hat man ja im Prinzip so diese beiden Optionen parallel fahren versus sequenziell.

00:02:32: Jetzt war so meine Hypothese, spezielle Unternehmer wollen immer alles parallel machen.

00:02:36: und wie gesagt eigentlich gestern was ist denn so deine Beobachtung?

00:02:39: Was spricht denn wofür?

00:02:40: Also wir können das immer ein bisschen auseinander nehmen.

00:02:41: die Makro-Perspektive ja und dann ein bisschen tiefer eintauchen in den Punkt.

00:02:44: also ich glaube wenn man erstmal darauf schaut und sich überlegt okay ich habe eine gewisse Zahl an Projekten.

00:02:48: mach mal mein Beispiel.

00:02:49: Ich hab irgendwie ein Kommissprojekt und ich möchte gleichzeitig vielleicht nochmal meinen PIM erneuern weil ich brauche schöne Stammdaten.

00:02:54: ich möchte sie vielleicht über mehrere Kanäle ausspielen.

00:02:56: Das Produkt Informationsmanagement System Häufig, wenn ich über viele Kanäle verkaufe online-offline ja vielleicht irgendwelche Printkanälen noch her.

00:03:04: dann habe ich Daten zu meinen Produkten an einem zentralen Ort und dann spiele ich die in die verschiedenen Kanäler aus.

00:03:08: Das heißt ich brauche natürlich Produktdaten, ich brauch natürlich Bilder.

00:03:11: das heißt ich hab noch Digital Asset Management System wo meine Bilder und Grafiken und Banner und alles schön strukturiert in verschiedenen Größen und Auflösungen und für die verschiedenen Devices voraufbereitet quasi abgelegt wird.

00:03:20: so und dann überlege ich mir okay ich möchte eigentlich ein Commerce Projekt machen PIM und dann eben einen Damm einführen oder eine Website durchlaufen was gibt's da für Pros und Cons?

00:03:27: Also Timelines glaube ich ist das erste.

00:03:29: Ich glaube man könnte natürlich die Behauptung aufstellen, dass wenn ich parallel Projekte abwicke jetzt mal über das Thema kann ich das überhaupt und was brauche ich dafür können wir nachher nochmal sprechen.

00:03:37: Dann bin ich schneller fertig.

00:03:38: im idealen Fall ein gut gemanagtes, paralleles Projekt dazu führt, dass ich einfach schneller fertig bin mit der ganzen Baustelle und dann kann der Zug einfach wieder sauber rollen.

00:03:45: ja und ich kann mich eben da vorne raus konzentrieren.

00:03:48: Ich habe so einen Peak Stretch für meine Organisation.

00:03:50: das heißt ich hab immer eine gewisse Zeit super viel Belastungen weil meine ganze Leute müssen vielleicht mit mehreren Systemen parallel arbeiten.

00:03:55: Trainings als Zusatz irgendwie Aufgabe pro Tag.

00:03:58: Ich habe gleich nochmal hier und da so ein paar Hiccups mit meinen Daten, Fehler und Co.

00:04:02: Aber das ist eben ein Peak!

00:04:03: Und irgendwann ist dieses Peak auch weg und ich hab alles abgearbeitet, dann bin ich wieder im Tagesgeschehen.

00:04:08: Ich habe aber die Schwierigkeit auf der anderen Seite, dass ich es schwerer habe beim Finden der Fehler bei der Ursachenforschung.

00:04:15: Wenn ich zwei, drei, vier Dinge ausgetauscht habe und irgendwas funktioniert nicht, kann ich sie nicht klar verorten oder zurückführen auf ein konkretes System, sondern muss mir belegen sind die Daten jetzt schlecht abgelegt worden in meinem PIM?

00:04:26: Ist die Schnittstelle schlecht, wurden die Daten schlecht übertragen oder ist der Shop vielleicht fehlerhaft, zeigt er sich falsch an?

00:04:32: Team und auch Ressourcen sind glaube ich schwerer.

00:04:35: Auf der anderen Seite, wenn die sequenziell mache strecke ich natürlich die Timeline das heißt ich mach Projekt A, ich mach zuerst mal PIM Sorge dafür dass es eingeführt wird, dass die Daten sauber sind, dass sich vielleicht auch nochmal integriere mit meinem alten System.

00:04:45: Das ist auch ein wichtiger Punkt zum Thema Kosten auf dem wir nachher zukommen Und sobald das Projekt erfolgreich ist nehme ich mir quasi neues Projekt an und sage jetzt ist das PIM da Jetzt kann ich das integrieren bei einem Shop und wenn das Shop da ist dann mache ich irgendwie wieder.

00:04:55: das nächste Bottom Line würde wahrscheinlich sein, dass auf der Bruttozeitachse das Projekt länger dauert.

00:04:59: das heißt also weniger Stress habe für meine Organisation nicht drei, vier, fünf oder sechs Baustellen gleichzeitig.

00:05:04: Aber ich habe es eben dann auf einen längeren Zeitpunkt gestreckt.

00:05:06: Das heißt also meine Fähigkeit wirklich nach vorne an Themen zu arbeiten ist halt zeitlich versetzt.

00:05:10: Ich hab dafür aber eine leichtere Testbarkeit ja.

00:05:12: Ich habe natürlich immer so ganz einzelne isolierte Baustelle wenn irgendwie Daten schlechter sind und das ist halt ein PIM.

00:05:18: Der Shop ist immer noch der gleiche als hier nichts verändert und ich kann natürlich dann leichter auch meine Leute ranführen trainieren, Schulen ausbilden und Co haben da ein bisschen weniger Belastung.

00:05:25: Also erstmal so ein bisschen auf die Makro-Level.

00:05:27: Gut, jetzt hast du ja eigentlich schon mal das Thema Kosten angedeutet.

00:05:30: Das Makro-Level war ja bei dir idealisiert.

00:05:31: Du hast gesagt wenn ich jetzt irgendwie parallelisiere und es gut manag'e und dann stellt sich die Frage wie viele Leute managen ist gut wahrscheinlich kommt einfach in der Praxis viel dazwischen... ...ist es wahrscheinlich schneller und damit irgendwie favorisiert bei vier?

00:05:43: Aber was sagt denn so die Erfahrung?

00:05:44: also kosten müssen wir nicht nur monetär sein das kann ja manchmal auch irgendwie.

00:05:47: was du gerade Peak Stretch genannt hast, dass deine Organisation sehr am Stresslevel ist,... ...dass du Debuggingfehler hast, das kann irgendwie Verzögerung durch Projektfehler sein, die dich an anderer Stelle Geld... Also hast du so einen Erfahrungswert, was mehr kosten produziert parallel oder sequenziell?

00:06:01: Das Parallel

00:06:02: wird vermutlich mehr Kosten produzieren.

00:06:04: Man nennt das Programmmanagement ja.

00:06:05: das heißt also wenn ich mehrere Projekte habe die werden dann so ein Programm zusammengefasst.

00:06:08: Mein Digitalisierungsprogramm oder mein Customer Facing System Programm wo ich da neben meinen PIM mein CMS mein Shop Austauscher.

00:06:14: Wenn man jetzt in paar Folgen zurückdenkt da hatten wir auch bisschen uns unterhalten über Projektmanagement Methoden und Do's and Don'ts.

00:06:19: Viele haben ja tatsächlich immer noch mega Schwierigkeiten digitale Projekten sauber zu managen weil es einfach andere Meträgen sind ja andere Risikomanagement Frameworks, das wird natürlich nicht leichter dadurch dass ich dann drei vier fünf Projekte dieser Art habe und dann auch noch parallel mit wahrscheinlich auch vielen Abhängigkeiten.

00:06:34: Das heißt ich muss nicht nur jedes Projekt für sich überwachen und schauen dass das irgendwie gesund ist und ein Track ist und der Burndown des Budgets und der Timeline des Cropes vernünftig ist und dass die eben auch auf einen abgestimmten funktionieren.

00:06:43: Und das sind natürlich eine Fähigkeit die dann noch weniger Companies haben.

00:06:46: ja was wir da ganz häufig sehen ist dass man sich da eher verstärkt nochmal mit extern gibt.

00:06:50: viele Beratungen Management Project Management Beratung die sich explizit auf sowas konzentrieren die dann top leute die einfach sehr komplexe Programme geleitet haben.

00:06:58: So ein bisschen wie in so einer Schaltzentrale von der Deutschen Bahn, wo man dann ganz viele Gleise und viele Züge- und Fahrpläne aufeinander abzustimmen hat.

00:07:04: Ein bisschen sieht das bei denen auch aus.

00:07:05: Die sitzen da und überlegen sich was auf dem kritischen Pfad?

00:07:08: Was muss bis wann passieren?

00:07:09: Managen auch das Budget?

00:07:11: Vielleicht habe ich in einem Projekt etwas über.

00:07:12: In den anderen bin ich vielleicht ein bisschen überbudget.

00:07:15: Das heißt, ich versuche es irgendwie gegeneinander auszugleichen.

00:07:17: Wer muss wann anfangen mit Testen?

00:07:19: Was passiert mit der Datenmigration?

00:07:20: Also dass ist kein leichtes Unterfangen.

00:07:22: Von daher würde ich die These aufstellen, dass sie parallel geführt sind.

00:07:24: das Projekt, damit es überhaupt funktionieren kann.

00:07:27: Deutlich senioriger und erfahrene Ressourcen braucht entweder intern also teure Managementzeit von Leuten intern oder eben von externen Leuten.

00:07:35: bei den sequenzialen Projekten ist es ein bisschen schwierig.

00:07:37: ja weil man hat ja da das Risiko was wir glaube ich auch schon mal traumatisiert hatten dass die Projekte endlos werden das unterm Striche auf dem Brutto-Zeitraum von vielleicht irgendwie zwei Jahren strecken wenn man dann sozusagen die einzelnen Kostenpositionen addieren würde.

00:07:48: ja dass das wahrscheinlich auch keine günstige Rechnung ist.

00:07:50: aber ich glaube die meisten würden sich eher schwer tun mit dieser parallelen Geschichte dort in einem sehr kurzen Zeitraum einfach so ein Peak an Kosten entstehen würde.

00:07:58: Jetzt juckt es ja natürlich in den Fingern schon mal zu fragen, wem würdest du was empfehlen?

00:08:01: Aber ich glaube wir sollten als erstes vielleicht ein paar Beispiele und Best Practices durchdeklinieren.

00:08:04: Was wären dann so typische Beispiele von Projekten wo Du beobachtest die irgendwie werden gerne parallelisiert.

00:08:09: also ein Beispiel hatten wir jetzt schon.

00:08:10: oder was sonst gibt's so Klassiker?

00:08:12: Genau der absolute Klassik vor allem im Commerce-Umfeld ist Kombination mit einer Neueinführung eines ERPs.

00:08:17: das heißt ich habe einen Warnwirtschaftssystem und möchte dem Parallel mein Commerce System ablösen.

00:08:20: Das ist glaube ich so die Mutter aller Projekte.

00:08:22: erstmal inhaltlich gar nicht so viel gegen zu sagen weil tatsächlich auch die meisten ERPs Systeme relativ veraltet sind und sich auch schwer tun mit der Integration, mit soz.

00:08:30: moderner Technologie plus auch Geschäftsmodelle sich natürlich bei den Kunden wandeln viele Prozesse auch anders werden ja mit zunehmendem Digitalisierungsgrad.

00:08:37: von daher ist ERP plus Shop eine ganz gern genommene Mischung.

00:08:40: aber um das gleich vorher weg zu sagen oder vielleicht in so einer Ampelsprache also absolut auf vorrot.

00:08:44: also dass es die absolute Anti-Best Practice no go wenn hier einer zuhört und sein Projekt dann noch nicht aufgesetzt hat.

00:08:49: also davon würde ich ganz stark die Finger lassen.

00:08:51: das einfach zwei sehr komplexen Themen blöcke gerade eine Warnwirtschaft hier super tief reinschneiden in alle möglichen Prozesse quasi einen vertikalen Schnitt durch die Organisation macht, der über Einkauf, Logistik, Zahlungsprozesse, Zahlungströme, Reporting, Finanzsysteme.

00:09:03: Also das ist glaube ich ganz schwer... Was wiederum schon geht oder was man machen sollte ist wenn man Plan sein ERP zu ersetzen, ist es total relevant sich auch im Kontext von eben den digitalen Frontensystemen schon mal ein paar Dinge so und paar Blueprints sich an die Wand zumahlen also konkret z.B.

00:09:16: sowas wie Abstraktion für einen Schnittstellen.

00:09:17: So wenn ich schon weiß dass nach dem Shopprojekt mich auch um die Warnwirtschafts-Einführung kümmere dann macht's wahrscheinlich nicht so viel Sinn unendlich viel Fleiß und Liebe und Mühe ja in den oldschooligen Schnittstellen zu meiner alten Wavi zu bauen, sondern wahrscheinlich dann eher zu abstragieren.

00:09:29: Das heißt sich irgendwie saubere Interfaces überlegen und vielleicht eine Middleware zu verwenden oder irgendeine andere Art von Integrationsschicht um hinterher einfach leichter das ERP unter der Haube quasi austauschen zu können.

00:09:39: Das geht ganz gut!

00:09:40: Und auch die Überlegung was gehört wohin?

00:09:42: So ein bisschen aus der alten Welt kommend sind viele Unternehmen irrationalerweise muss man dazu sagen dabei ihre wahren Wirtschaftssysteme unnötig aufzublasen mit Funktionalität.

00:09:50: Was so ein bisschen widersprochen sich ist weil wenn es einen Standardsystem gibt, dann ist es das ERPs.

00:09:53: Ich finde nicht das Shoppern, das ist auch nicht das Comedy-System oder das CMS.

00:09:56: Das ist dann die Mutter aller Standardsysteme.

00:09:58: und wie der Name schon sagt, Standardsystem lebt natürlich davon dass ich Geschäftsprozesse habe, die standardisierbar sind ja, die ich auch leicht bekomme, die über Konfiguration bekommen, die kaufmännischen Regeln entsprechen in einer Finanzbuchhaltung oder irgendwie einen legalen Anforderungen sprechen also die ich wirklich gut standardisiert einkaufen kann.

00:10:12: wo ich mich nicht differenziere wie wir so schön sagen in der Commercewelt über Customizing, ich auch kein MVP oder kein hunderttages Lounge von meiner Finanzbruchhaltung irgendwie wie Planer.

00:10:21: Doof ist natürlich wenn ich meinen Warnwirtschaftssystem einkaufe Alles andere damit mache, als es eben als Standardsystems verwenden.

00:10:25: Also wir sehen immer noch Projekte vor Tausende von Customizing-Tagen in so ein Wavi reingehen wo man sich schon fragen muss ist das eigentlich sinnvoll?

00:10:32: Kann ich nicht für weniger Tagesatz in höherer Geschwindigkeit und auch in höhere Interaktion meinen Custom Geschäftsprozess eigentlich im Frontendsystem abbilden?

00:10:39: Da gibt es auch ein paar Beispiele für.

00:10:40: Wenn ich planen, beides dem abzulösen würde ich darüber nachdenken am Whiteboard in den Moment wo ich sozusagen Scope und IT Landscape zeichnen habe.

00:10:45: Wie habt ihr drei hier die Schnittstellen?

00:10:47: Tipp eins.

00:10:47: Welche Geschäftsprozesse gehören wohin?

00:10:49: Was mache ich mit Order Management?

00:10:50: Was mach' ich mit Produktmanagement?

00:10:51: Was machen wir mit CRM?

00:10:52: Und was ist da vorne raus das führende System?

00:10:54: Das muss nicht binär sein.

00:10:55: Schwarz-Weiß, Eins Null sondern kann sich mal überlegen im ersten Wurfes ist das.

00:10:58: aber perspektivisch gehören die Daten da und dahin und dann kann man schon die Weichen richtig stellen.

00:11:02: Aber ERP und Shop parallel einführen Ampel rot

00:11:05: Gut, wir können mal Worst Practices ableiten.

00:11:07: Also du sagst das ist jetzt ein Beispiel für eine Parallelisierung die du nicht vornehmen würdest weil hoher Komplexitätsgrad?

00:11:13: Hohe Komplexität grad unmöglich zu debaggen.

00:11:16: ja weil einfach der Fehler überall sein kann unmöglich sozusagen die Fehler zu finden.

00:11:20: Maximaler Stretch für die Organisation ja weil eigentlich so ziemlich jeder eingebundenes und davon betroffen ist.

00:11:26: Ampel auf gelb wäre bei einem anderen Beispiel zum Beispiel shop plus PIM Produkt- und Informationsmanagement ganz häufig auch gefordert.

00:11:33: Und klingt ja erst mal total logisch, gerade wenn ich mit Hersteller in der Bitubi-Unternehmensspreche dann sagen die Kommas kann nicht machen will ich auch.

00:11:39: aber guck mal hier meine Daten sind total dünn.

00:11:41: Ja sind alles irgendwie Artikelnummern und kryptische Bezeichnungen.

00:11:43: Die Fotos von den Schrauben wurden auch noch nie geschossen oder ich habe da irgendwie nur ein Bild.

00:11:47: Ich muss doch vorher erstmal meine Daten in Ordnung bringen.

00:11:49: von daher lasse mich doch erstmal das Pimp Projekt nochmal mit rein drücken Dann machen wir das zusammen.

00:11:52: Da ist die Ampel auf gelb.

00:11:53: warum?

00:11:54: Es ist nicht ganz so schlimm wie bei dem ERP.

00:11:55: deutlich weniger Stakeholder In der Kampagne sind davon betroffen insbesondere natürlich Einkauf, vielleicht ja Kategoriemanagement oder Produktmanagement.

00:12:02: Aber ich habe natürlich viele andere Prozesse nicht, die da reingreifen und es ist schon leichter zu isolieren.

00:12:06: Es ist ein notwendiger Bestandteil.

00:12:08: also wenn ich sozusagen keine Daten habe, habe ich Schwierigkeiten meinen Frontensystemen zu bauen.

00:12:11: auf der anderen Seite sind eigentlich fast alle modernen Kommissysteme auch mit PIM Funktionalitäten ausgestattet.

00:12:15: Also ich glaube das Wort PIM verleitet die Leute dazu zu komplex, zu groß zu denken.

00:12:19: Viele haben ja die Digitalisation gar nicht.

00:12:21: Wenn du dann fragst wieviel Leute habt ihr denn im Kategorien-Management?

00:12:23: Wieviele Leute werden die Produktdaten ändern, seotauglicher machen?

00:12:26: Dann haben sie halt noch gar keine.

00:12:27: Das heißt für die geht's Daum die Daten aus der Wavi zu nehmen, die drei Zeilen sie haben und sie noch mal anzureichern einmalig.

00:12:33: Und das kann glaube ich so ziemlich jedes moderne Commerce-System out of the box.

00:12:36: Wenn du halt eine größere Organisation hast dann fangen Leute an sowas wie Approvals und Workflows zu bauen.

00:12:41: Der Joel legt das Initialprodukt an, da geht es weiter.

00:12:43: Boris addet die Seodate, dann gehts weiter.

00:12:45: Der Alex macht schöne Bilder, gibt's jemanden der die Bilder freigibt?

00:12:48: Dann gibts nochmal jemanden den die Bilder für den Printkanal added.

00:12:51: Das ist ein Workflow, da gibt es Approvalprozesse.

00:12:53: Dann gibt es vielleicht Leute, die das irgendwie ganz schnell direkt am Fronten machen wollen.

00:12:57: also irgendwann... bekommt ein Trashhold, an dem sich wahrscheinlich ein explizites System wie ein Pim dann auch rechtfertigen lässt und man sagt okay jetzt machen wir das.

00:13:04: Aber der Punkt ist bei ganz vielen nicht am Anfang des Projekts.

00:13:06: Das heißt man kann es parallelisieren weil das isolierbarer ist.

00:13:09: Muss man das machen in ganz vielen Projekten, auf jeden Fall erst mal Fragezeichen?

00:13:12: Ja also stellt nicht die Frage ab wie ein PIM braucht sondern stellt die Frage welche Daten genau, Produktmanagement Features genau benötigt ihr.

00:13:19: mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit werden diese Funktionalitäten verfügbar sein auch im Neuern.

00:13:22: Kommersystem heißt dass kann ein erster Schritt sein und das PIM kann man dann sauber nachziehen in einem Schritt zwei.

00:13:28: So jetzt war natürlich noch ein Beispiel für eine grüne Ampel.

00:13:30: Genau eine Grüne Ampel was sich verhältnismäßig leicht umsetzen lässt oder parallelisieren lässt es Shop und CMS.

00:13:35: Erstmal ist das Content Management System relativ autark.

00:13:39: Die Stakeholder in der Kampagne sind auch relativ isoliert, also meistens Leute die Marketing sitzen oder Content Team... ...die beiden System haben jetzt erstmal per se nicht so super viele Schnittstellen untereinander,... ...wenn überhaupt dann teilen sich vielleicht sowas wie einen gemeinsamen Lock-in oder ein Custom Account und Single Sign On.

00:13:53: Vielleicht ist das aber mittlerweile sehr, sehr einfach implementierbar.

00:13:56: Wenn ich jetzt nicht natürlich an riesige Portallösungen denke und nicht gerade irgendwie verlagd bin, dessen Business das ist, sondern wenn ich so eine typische Corporate Website denke.... dann geht das verhältnismäßig einfach.

00:14:06: Das aber mittlerweile natürlich aus Kundensicht, die Experience auch immer mehr zusammenfließt sozusagen dieses Content und Commerce ist für den Kunden im Frontend nicht mehr so klar getrennt.

00:14:17: Wenn du auf einer Fashion-Seite unterwegs bist ja dann hast du eine gemischte Experience,

00:14:21: d.h.,

00:14:21: du denkst ja nicht in System als Kunde, du bist einfach da, guckst dir einen Banner an, liest vielleicht eine Story, gukst dir irgendwie Infos zum Hersteller zu Materialern, vielleicht irgendwie Models.

00:14:28: Technisch gesehen geht man heute eben sehr stark dazu über Design aus dem beiden Systemen im Fronten zusammenzubasteln.

00:14:34: dann gibt es irgendwie ein führendes System, was die Seite technisch für dich aufbaut.

00:14:37: Aber wenn du dir so eine Fashion-Seite vorstellst ja, ist das eigentlich so einen Flickenteppich aus einzelnen Blöcken Ja?

00:14:42: Dann kommt der Content Block aus dem Content-System und vielleicht kommt die Produktempfehlung aus dem Commerce-Ssystem Und der Header mit dem Warnkorb kommt auch aus einem Commerce- System.

00:14:48: Wenn man sowas natürlich machen möchte, wenn ich wirklich ne CMS und Shop Verzahnung maximal haben möchte... ...dann ist es natürlich ein bisschen komplexer, dann ist es trotzdem noch parallelisierbar Weil sich das immer noch relativ gut aufbauen kann und auch die Integrationspunkte mittlerweile klar definiert sind.

00:15:01: aber Es ist nicht mehr ganz so easy wie wenn's zwei geht die Grenze des Themen werden.

00:15:04: Gut,

00:15:05: also wir hatten jetzt einmal rote Ampel ERP und Commerce.

00:15:07: Wir hatten gelbe Ampel Shop und PIM und wir hatten die grüne Ampel shop und CMS.

00:15:12: Wir merken, wir sammeln ein bisschen Abkürzung heute.

00:15:14: Jetzt wäre es natürlich spannend auch mal Best Practices abzuleiten.

00:15:17: Also ich habe mir schon paar Notizen gemacht.

00:15:18: fassen wir gleich mal zusammen.

00:15:19: wenn wir abschließend zusammenlegen Was sind quasi so die Wege die man gehen sollte?

00:15:22: worauf kommt's an?

00:15:23: aber hast du mal auf der positiven Seite Beispiele was so best practices sind Wenn nicht Projekt Tetris spielen muss oder will?

00:15:29: Ich glaube nur eine erste wichtige Empfehlung ist das Thema Organisationslast beachten das Auswahlkriterium dann für die eigenen Fähigkeiten, ob ich eben parallelisierung oder im Projekt sequenzial machen möchte.

00:15:39: Wir werden ja vorhin schon kurz darüber gesprochen.

00:15:40: Ja, parallelisierung ist auf jeden Fall deutlich belastender.

00:15:43: Das heißt wenn ich selber relativ dünn aufgestellt bin in meiner Organisation nicht die Fähigkeit und nicht das Budget habe mich massiv mit externen zu verstärken.

00:15:51: Wenn ich viele andere Initiativen in der Kampagne habe, das muss ja alles gar nicht IT- oder Digitalisierungsprojekt sein.

00:15:56: Wenn ihr einfach merkt wie die Marketingstakeholder hier auch das Projekt natürlich mit begleiten müssten.

00:16:01: Die Daten anreichend, die wir testen müssen.

00:16:03: Wir haben jetzt gerade eine neue Kampagne oder eine neue Kollektion.

00:16:06: Oder wir rollen gerade drei neue Länder aus, ja?

00:16:08: Oder meine IT ist gerade massiv überlastet, weil sie gerade irgendwie Händler onboarded oder in irgendwelchen anderen Schnittstellen schraubt und es ist eigentlich nicht wahrscheinlich dass ich da substanzielle Leute werde abzweigen können für ein bisschen zuarbeiten oder Fehler suchen.

00:16:20: dann ist glaube ich das Thema Parallisierung super schwierig.

00:16:22: Da muss man einfach ganz ehrlich zu dir sein.

00:16:23: wie gesagt Man kann's kompensieren gerade mit extern vor allem im Bereich Projekt- und Programmmanagement.

00:16:28: Das ist eine Rolle die kann ich gut einkaufen auch wenns teuer ist direkt mal vorweg zu sagen, ist das etwas was glaube ich ein smarter Move ist?

00:16:36: Weil die wenigsten Leute Migrationsprojekte vor allem gemacht haben.

00:16:39: Noch weniger Leute haben parallele Projekte gemacht und noch weniger Leute sind diese parallelen Projekten auch noch zeitlich und budgetär übereinandergelegt quasi in einem Programm.

00:16:47: also da muss man schon so ein bisschen einen Spiegel schauen sich fragen ja nur weil ich jetzt irgendwie mal den Re-Launch meiner Webseite vor zwei Jahren betreut habe es nicht dass mich das befähigt dazu komplexes IT-Programm zu führen in einer Organisation.

00:16:57: Das ist immer ganz guter Punkt sich da Leute reinzuholen die das einfach den ganzen Tag machen gesehen haben, nicht nur die Erfahrung mitbringen sondern mir auch das Methodische und auch das Toolset an die Hand geben.

00:17:06: Wie sehen Reportings aus?

00:17:08: Ja wie behalte ich überhaupt den Überblick von diesem Beispiel mit dem Zugschaltplan verwendet?

00:17:12: Wie sieht sowas aus?

00:17:12: ja?

00:17:13: Wie managee ich Abhängigkeiten zwischen den Projekten?

00:17:16: Wann muss eigentlich wer was tun?

00:17:18: Wie viel Puffer brauche ich im Monetär-Budget?

00:17:20: der V-Trackigbudget da quasi zu experimentieren ist glaube nicht so schlau.

00:17:23: Das macht das Projekt unnötig teuer, beachtet die Last ja checkt wieviel sozusagen Ressourcen eure Teams parallel aufbringen können und man muss fairerweise sagen in den allermeisten Fällen ist das ein großer limitierender Faktor.

00:17:34: Man kann in eine Situation kommen, mit der man es einfach machen muss.

00:17:37: Ja weil mein alter System wird abgeschaltet oder ich habe irgendwie massiven Druck nach vorne raus oder kostenmäßig.

00:17:42: aber macht euch da keine Illusion.

00:17:44: also ein Parallelprojekt sauber durchzuziehen ist schon die ganz große Kürb.

00:17:47: und daher Tipp Nummer eins beachtet ihr Orientationslast seid da ehrlich kompensiert das mit externen vor allem im Projekt Programmmanagement wenn ihr könnt.

00:17:54: seid euch auch darüber im Klaren dass eure interne IT Marketing Sales Business Stakeholder Einkauf auch Zeit einplanen müssen.

00:18:00: ja für Konzeption für Planungsworkshops für Testphasen und für andere Dinge.

00:18:04: Jetzt

00:18:05: hat es ja auch zum Beispiel einen Themenbereich aufgegriffen diese Isolierbarkeit.

00:18:08: Ist das noch so ein Best Practice Element, dass wenn man Isolrierbarkeit hat bei Produkten?

00:18:12: Dass man dann hingehen kann und sie gut parallelisieren kann?

00:18:15: Ja, also wenn ich wirklich isolierte Themen voneinander habe.

00:18:17: Wenn ich jetzt im Extremfall eine App baue die komplett losgelöst ist von meinem Commerce-Projekt oder von meinem EAP Projekt das senkt nicht die Last auf die Organisation erstmal.

00:18:25: Das senkt die Komplexität und das Risiko weil ich muss dann immer noch zwei Projekte überwachen und zwei Projkte managen und zwei Budgets und zwei Timings und zwei Anforderungsdokumente.

00:18:33: aber ich muss zumindest diese nicht mehr miteinander koordinieren.

00:18:35: Und das darf man nicht unterschätzen.

00:18:36: Ich glaube jeder der so ein bisschen bei sich beim Reinkommen gesehen ihr habt ja auch da eine Taskwand und es sind ja auch Aufgaben und Abhängigkeit.

00:18:42: Jeder der so'n paar mehr Bälle in der Luft als nur ein pro Tag weiß, steigt die Komplexität ja sofort exponentiell.

00:18:47: Das ist wenn ich im Ding davon abstimmen muss genauso.

00:18:49: Ich muss ja nicht nur Dinge abstimmen, ich muss ja Leute davon abstimmen und Personen.

00:18:52: am Ende sind es auch ganz banale Dinge wie zum Beispiel sowas wie Urlaub.

00:18:55: Ja?

00:18:55: Ich habe einen Projekt und wenn ich ein großes Programm habe, bestehen aus mir den Projekten dann steigt natürlich die Wahrscheinlichkeit dass Leute auch um Urlaub sein werden.

00:19:02: Und das sie immer dann im Urlaub sind, wenn's gerade nicht gut ist im Projekt.

00:19:04: Es ist leichter glaube ich einen zwei Leuten zu sagen Jungs oder Mädels ihr geht jetzt mal zweimal zwei Wochen später in den Urlaub als wenn ich einen Programm habe wo dreißig Leute drin sind.

00:19:11: Also diese alle zu blockieren.

00:19:13: am Wochenende mit einem Kumpel gesprochen, der hat drei Kinder und er hat gesagt.

00:19:15: Der Sprung von zwei auf drei Kinder ist nicht bloß fünfzig Prozent sondern dann steigt eigentlich alles exponentiell weil ich kann dann drei Kinder nicht mehr zu zweit füttern, ich kann drei Kinder nie zu zweiten baden, ich brauche auf einmal ein viel größeres Auto ja und so weiter.

00:19:26: also die ganzen Prozesse wir hatten eben auch deutlich komplexer und das ist dann hier genauso

00:19:31: Okay, man merkt ja auch so ein Stück weit das zahlt irgendwie alles aufeinander ein oder das ist sehr voneinander abhängig.

00:19:35: Also wenn du sagst die Organisationslast musst du einen Blick halten dann guck dir mal auf die Isolierbarkeit der Units an.

00:19:39: Dann hast du das Thema Komplexität.

00:19:41: Du hast gesagt Die Bucking ist ein Thema.

00:19:42: Ja je mehr Komplexitet verwoben hat desto mehr die Buckings.

00:19:45: Schwierigkeiten habe ich.

00:19:46: Externalisierbarkeiten nimmt ab.

00:19:48: Wenn du sagest okay Ich kann vielleicht meine Organisation entlasten indem es auslagere aber wenn's komplex ist kann das wieder weniger Leute machen.

00:19:53: Wie viele Akteur sind insgesamt davon betroffen?

00:19:55: also man merken dass ist so ein bisschen schnell toxisch.

00:19:57: Genau Das ist das Projekt Tetris, was man dann spielen muss.

00:19:59: Die Klötze legen so, dass sie passen.

00:20:01: Es gibt kein Falsch.

00:20:03: Da muss eine realistische Selbsteinschätzung treffen.

00:20:05: Wenn es meine Orga hergibt, geht der Weg.

00:20:06: wenn ich feststelle... Meine Orga gibt's nicht her und ich hab' das Budget nicht für extern.

00:20:10: Und diese Parallele zeigt direkt weg!

00:20:12: Dann kann ihr mich gleich auf den Sequenzial konzentrieren.

00:20:14: Von daher ist es in der Entscheidungsfindung relativ binär.

00:20:17: Ich kann mich durch ein Entscheidungsbaum fummeln und am Ende mich entscheiden für den einen oder anderen Weg.

00:20:22: Trotzdem

00:20:22: hast du auf mich den Eindruck gemacht als dir zum Thema Best Practices geht, dass du schon zwei, drei große Achsen hast?

00:20:27: Meine erste große Achse war Organisationslast.

00:20:29: Hast du noch weitere?

00:20:29: Genau, ich glaube das nächste was man sich dann angucken muss ist also Organisationslast Programmanagement.

00:20:33: Also wenn ihr paralysiert ja dann zentralisiert das Ja.

00:20:36: es bringt gar nichts an einfach drei Projektleiter einzusetzen.

00:20:38: Es muss halt dann jemanden drüber geben der Gesamtverantwortung für das Programm trägt er auch die über sich trägt.

00:20:42: und da spielt aus bisschen den nächsten Empfehlungsprogramm mit ein realistisches Reporting Und auch Planungen von Puffern und Buffern.

00:20:48: Ich glaube in beiden Fällen egal ob jetzt parallel oder sequenzial Was wir ganz häufig beobachten ist dass diese Projekte einfach von der Inception an sind.

00:20:55: so wie sie angelegt werden Und so wie sie dann auch im Fortschritt intern reported werden, also reported wären dann meistens solche Dinge wie Budget, Scope und Zeit einfach komplett falsch aufgesetzt.

00:21:03: Also entweder habe ich gar keine Visibilität, klassische Projekt-Healthchecks wo ich einmal in zwei Wochen sehe, wie ist mein Burndown?

00:21:10: Wie viel Scope hab' ich runtergebrannt?

00:21:12: Wie komme ich auf der Zeitleiste voran?

00:21:13: Wie sieht's dem Budget aus?

00:21:14: Das sind die mindestens drei Kurven, die ich mir eigentlich mal angucken sollte wenn die nicht unbedingt allein sind.

00:21:19: Beispiel nach der Hälfte der Zeit habe ich schon neunzig Prozent des Budgets verbraucht aber nur zwanzig Prozent des Scopes geschafft.

00:21:24: das ist dann relativ klar das Projekt immer arg ist.

00:21:26: Oder umgekehrt, die Hälfte der Zeit ist weg aber ich habe schon achtzig Prozent der Sachen geschafft und ich bin bei dreißig Prozent des Budgets so das Projekt wahrscheinlich super unterwegs.

00:21:33: von daher diese drei Kurven muss man sich angucken gerade im Programmmanagement.

00:21:36: ja brauche natürlich auch mehr Visibilität auf Abhängigkeiten und das ist eben wirklich ganz häufig nicht da.

00:21:41: die Dependencies zwischen den Projekten noch das sind wir Buffer in jedem Projekt.

00:21:44: was wir sehen unterschätzen die Leute dass massiv wie viel Dinge dann am Ende doch nicht nach Plan verlaufen egal wie gut das Projekt aufgesetzt ist als Menschen werden krank Schnittstellen werden nicht rechtzeitig fertig.

00:21:56: Man hat Abhängigkeiten von Lieferanten, von anderen Dienstleistern, von irgendjemanden, der jemand eine Spezifikation schicken will.

00:22:02: Ja du hast irgendwie ein Task, das ist total simpel.

00:22:04: Du musst mit irgendeiner Standardschnittstelle integrieren.

00:22:05: Du brauchst eigentlich nur das Dokument!

00:22:07: Der Partner bei deinem Payment-Ambienter ist aber jetzt gerade Vater geworden und ist drei Wochen weg und selbst nach drei E-Mails haste das Dokumente noch nicht.

00:22:13: Und plötzlich gerät der Task in Verzug und dadurch schiebt sich dann der Testplan... Das ist dann wie so einen kassadierenden Effekt auf den ganzen Projektplan.

00:22:19: die Leute geplant haben sie das dann und an testen können es nicht mehr testen.

00:22:22: Die Leute, Stellung, ja mit Payment-Rückgabe irgendwie vertessen sollten könnt auch nicht.

00:22:27: Du kannst andere Dinge nicht anfangen und das passiert immer.

00:22:29: Auch Dinge die komplett normal sind und auch technische Probleme gibt es mal und da sind die Projekte einfach alle viel zu optimistisch.

00:22:36: Wenn ich da nicht mindestens mit je nach Komplexität, mit irgendwie zwanzig Prozent auch an Budget-Buffereingehe in komplexen Fällen vielleicht auch mal dreißig, fünfunddreißig wenn wir sagen dass Budget damit sollte mir planen Wir sollten dagegen managen, dass das nicht oder nicht komplett gebraucht wird.

00:22:48: Aber wenn ich reingehe und meine gesamte Projektorganisation ist darauf aufgebaut, dass ich so eine Punktlandung hinlege... Das ist sehr, sehr schwer möglich.

00:22:54: Es sei denn, ich bin eben massiv bereit auch dann an der Scope-Schraube zu drehen, sodass dann der Programm- oder Projektmanager auch Dinge wieder fallen lassen kann und sagen kann okay, man sagt nur so ein bisschen, ich kann einen Tod sterben, ne?

00:23:02: Wenn ich diese drei habe aus Scope Budget und Zeit, zwei von drei kann man immer schaffen.

00:23:06: Ich kann dann versuchen sozusagen die Zeit zu halten als Budget, da muss sich ja beim Scope katten aber den Scope lieferig in der Zeit.

00:23:12: Dann kostet halt einfach mehr Geld.

00:23:13: oder den Scopelieferich Im Budget bleibe ich, dafür muss jetzt vielleicht ein bisschen strecken.

00:23:17: Also zwei von drei Ecken der Pyramide kann ich immer schaffen.

00:23:20: im guten Fall ja wenn nicht alle drei.

00:23:21: diese Illusion wird leider eben auch ganz häufig dann auch den Stakeholder-Intern erzählt.

00:23:25: und wenn ich dann sehe schon in der ersten Projektwocheprojektdeterration wie das Reporting aussieht, wie die Formate aussehen dass da kein Buffer geplant ist dann bin ich sofort im roten Projekt obwohl es eigentlich erst in der erste Woche ist.

00:23:36: Gut, also wir fassen nochmal ganz kurz zusammen.

00:23:38: Unsere Best Practices in Sachen Projektetris waren jetzt Organisationslast im Blick behalten, möglichst zentralisieren dann sich puffer lassen und du hast gesagt realistisches Reporting mit sinnvollen Metriken.

00:23:49: Also wie es genannt Burndown, Budget Zeit.

00:23:52: Noch was vergessen?

00:23:53: Genau, dieses Alignment der Stakeholder ist ein Problem was wir ganz häufig sehen.

00:23:57: Was meine ich damit?

00:23:57: Ich habe hier in dem Projekt unterschiedlichste Level an Leuten die beteiligt sind.

00:24:00: ja das geht damit los dass ich diverse Abteilungen habe die ich zu koordinieren habe die auch alle ihre eigenen Prios haben.

00:24:06: und nur weil ich jetzt sehr der Projektleiter bin für das Commerce-Projekt und eigentlich so einen Wert wie kein Schnitt durch darin Departments mache heißt es nicht dass sie alles andere liegen lassen, dass ich muss zusehen dass diese Leute abgeholt sind, dass sie on board sind, das die Ressourcen planen für mich, dass die wissen was wie wann passiert muss natürlich irgendeine Steuerungsinstanz haben.

00:24:21: also meistens nennt man das Steering Board oder Steering Committee oder Lenkungsausschuss, in dem ich weniger regelmäßigen Abständen zum Beispiel einmal pro Monat auch übergeordnet.

00:24:29: Meine Management, meine Eingetümern, den Projekt Fortschritt zeige jetzt nicht auf operativer Ebene wo ich über einzelnen Taschen spreche aber sowas wie eben so ein Burndown ist eigentlich eine gute Best-Practice.

00:24:38: So dann guck mal Joel du bist hier der CEO von der Company.

00:24:40: Ich bin der Projektleiter, der Projekt Leiter von dem Commerce Anbieter ist mit drin vielleicht ja oder der Projekt leiter von der Agentur die das Projekt vielleicht mit mir gemeinsam umsetzt ist mit darin dass alle diese operativ das Projekt nach vorne treiben.

00:24:50: Idealweise sind diese Leute das kommt auch ganz häufig vor, dass sie es eben nicht sind.

00:24:54: Dass der Projekt hat von Agentur sagt, Projekt ist Dufte und alles ist on track.

00:24:57: Du bist aber der Internetprojektleiter und du findest das überhaupt nicht komisch.

00:24:59: alles?

00:25:00: Und dein Gefühl, dass nix funktioniert oder schon drei vier Sprints übergeben bekommen und die sind alle noch nicht komplett und irgendwie fühlt sich das alles nur total roh an ja so was natürlich dann tödlich?

00:25:07: Ja wenn ihr so im Steering Board dann schon da die Meinungen auseinander gehen Aber voraus gesetzt man ist allein Dann präsentiert man eben wie's der Outlook gibt es Probleme die man auf operative Ebene vielleicht nicht lösen kann.

00:25:16: So ein Steeringboard kann zum Beispiel gut dabei helfen Budget- oder Change Request Themen aufzugreifen.

00:25:21: Ganz viele, gerade die Projektleiter müssen ja miteinander über Monate hinweg operative arbeiten.

00:25:25: Leben also natürlich auch davon dass es irgendwie eine gesunde Arbeitsatmosphäre gibt.

00:25:28: Wenn ich mich mit meiner Agentur schon in der zweiten Woche total verkrache und man eigentlich nur gegeneinander arbeitet und nicht mehr miteinander um jeden Change Request und jeden Montag feitet er als wenn's das letzte Hemd wäre.

00:25:38: Das ist natürlich doof!

00:25:39: Das kann man dann viel leichter in so ein Steering Board tragen und quasi die Entscheidung einfach den anderen überlassen und sagen guck mal da gibts hier zwei verschiedene Perspektiven drauf.

00:25:46: Ich bin der Meinung das hat immer besprochen Erster Meinung hat mir gar nicht besprochen was machen wir damit?

00:25:49: Dann können dann die Geschäftsführer vielleicht der Partei irgendwie ein Kompromissvorschlag erarbeiten.

00:25:53: Also Steering Boards, auf operative Ebene gibt es auch einen Begriff, der heißt War Room.

00:25:57: ja also wirklich so war wie Krieg.

00:25:59: War Rooms sind immer ganz gut wenn man in einer kurzen Zeit alle Leute mal einen Eintisch bekommen möchte.

00:26:04: heute ist ja dezentrales Arbeiten total in so diese Zeiten den man gesagt hat okay meine Agentur oder mein Implementierungspartner der hat sich hier auch in Berlin zu sitzen am besten in der nächsten Straße ist eigentlich auch vorbei.

00:26:13: das heißt ich habe meistens meine eigene Organisationen die ich's vielleicht auch schon einmal verstreut über drei vier meiner IT sitzt da und meine Marketing sitzt da ein paar ländere Gesellschaften.

00:26:20: Meine Agentur sitzt in der Zentrale in Berlin, hat aber noch ein paar Leute in Polen die dann nochmal zuarbeiten und nochmal irgendwie drei Remote Rockstar Developer aus Barcelona, die dazu geschaltet sind.

00:26:29: Und das ist auch alles fein.

00:26:29: ich glaube mittlerweile mit Zoom, Slack und den ganzen anderen Methoden ist das alles möglich.

00:26:33: Aber am Ende des Tages gerade in den letzten Projektwochen wo nochmal der Feinschliff gemacht werden muss, wo man in kurzer Taktfrequenz Dinge testet, Daten importiert, die Performance optimiert nochmal sozusagen die alten System abschaltet ja nochmal End-to-End-Tests macht es total modern geworden.

00:26:47: einfach so zu machen, da kommen Leute so.

00:26:49: In den letzten zwei Wochen sitzen wir alle hier an einem Tisch und im großen Raum in Berlin kurze Wege, kurze Kommunikation einmal über ein Tisch keine Tickets kein Slack ja kein Overhead.

00:26:57: Wir schrubben das jetzt hier runter, machen das gemeinsam sind auch alle motiviert essen trinken atmen alle das gleiche schlafen zur gleichen Zeit ziehen es jetzt durch.

00:27:05: warums für operative teams tircos für übergeordnete Themen ja und wirklich sozusagen die stakeholders sauber abholen also saubere capacity ressourcenplanung urlaub krankheit als variabler einplanen nicht einfach neuen zehn fde rechnen sollen davon ausgehen, dass die Leute auch krank sein werden.

00:27:19: Dass ich eben nicht zehnmal fünf Arbeitstage mal zur Verfügung habe im Projekt sondern das sich dann vielleicht nur zero Komma neun oder null Komma acht fünf zur Verfügung haben.

00:27:27: Das sind so Dinge.

00:27:27: damit kann man sich von vornherein schon zumindest im Plan ja deutlich realistisch aufstellen.

00:27:32: später wird es trotzdem so sein, dass der Plan eben nicht einzuletzt umgesetzt wird.

00:27:35: Das heißt also ich muss darauf gefasst sein, egal wie gut der Plan ist Es wird irgendwie Themen geben und die wird es dann eben zu Managern geben.

00:27:40: Lern ich daraus, wenn du sagst, gerade wenn es um Alignment und Koordination geht.

00:27:44: Vielleicht auch mal Abteilungen die auch noch andere Sachen zu tun haben als ein Relounge zu begleiten das eigentlich so Incentivierung aus einem Punkt ist, den nicht aktiv angehen sollte?

00:27:50: Ja und nein, also ich meine grundsätzlich ist es ein bisschen schwierig.

00:27:52: Ich kann natürlich über OKR oder über andere Maßnahmen die ganze Orientation auf sowas insintivieren sehe ich jetzt in der Realität selten.

00:27:58: ja so dass man da quasi der ganzen Kampagnen Target gibt und sagt wir wollen dieses Kommissprojekt oder das PIM Projekt erfolgreich stemmen und dann gibts jetzt irgendwie einen Bonus für sieht man erst selten.

00:28:06: was man schon oft hat ist auf der Projektprogramm-Management Seite gerade mit externen wenn dann die Managementberater reinkommen da kann man schon gut die vergeben und eine Möhre auch das muss smart gewählt sein.

00:28:14: Also ich habe viele Projekte gesehen wo gute externe Programme oder Projektmanager reingeholt wurden.

00:28:20: knallhart gesagt so du hast jetzt hier das budget runter zu managen wenn sie vorher den budget plan selber stellt haben und da schlau genug waren sich die nötigen puffer ja also dass was mal contingent sie nennt abschläge für krankheiten für vielleicht auch hirings wenn sie dann innerhalb des projekts auch noch zu passieren haben reingebracht haben.

00:28:34: da kann man das machen wenn ich natürlich vorher ein budget plan aufgestellt habe und dann sage jelle das ist jetzt der plan.

00:28:39: im mensch des knallhard drunter passieren zwei sachen entweder ist der plan bullshit gewesen oder der plan is bullshit gewesen und du bist ein arsch.

00:28:45: was machst du dann?

00:28:46: du exekutierst dem plan einfach eiskalt nach dem motto nachmittag Sie sind Flut und ich bin ja eh weg.

00:28:50: Und ich muss hier mit keinem Freund sein, verbrenne einfach alle Leute.

00:28:53: Ich manage das eben knallhart, ich drücke die Dienstleister bis zum Geht nicht mehr.

00:28:57: Ich drücke dem internen Mitarbeiter ideale Weise natürlich auch noch mit der internen Macht ausgestattet, dass zu tun bringe ich das Projekt einfach über die Bühne so.

00:29:04: Dass das nicht nachhaltig ist, nicht gut funktioniert, dass die Leute keinen Bock drauf haben und in welcher Qualität dann Dinge abgeben werden, ist glaube ich relativ klar.

00:29:10: aber man sieht es tatsächlich häufig.

00:29:12: also wenn andere Instrumente falsch sind kann sie halt auch mega nach hinten los gehen.

00:29:15: von daher vergibt gerne ein Bonus an jemanden Aber gibt ihm auch die Chance vorher professionell an dieser Planung zu partizipieren.

00:29:21: Weil die Person ist nach sechs Monaten weg und du hast die Agentur noch drei Jahre bei dir, ja?

00:29:25: Und die Software?

00:29:26: fünf, ja!

00:29:27: Und dein Team will es eigentlich auch noch behalten und nicht dass ihr alle wegkündigen und im Burnout verschwinden.

00:29:30: Dann lass uns doch mal abschließen so eine Art Handlungsempfehlung geben.

00:29:34: Also wie würdest du so Projekt Tetris angehen?

00:29:36: Wir haben gelernt, das ist ein bisschen wie bei den Anwälten.

00:29:38: Das kommt darauf an, es ist ja immer der Lieblingssatz von denen.

00:29:40: also man sollte so ein bisschen unter die Haube gucken wo steht die eigene Organisation?

00:29:43: und ich fand dieses Dreieck auch ganz plausibel was du gesagt hast aus scopefokus budget und Zeit.

00:29:48: aber was wären so abschließend deine Tipps die man sowas angehen sollte?

00:29:50: Ich würde mich wirklich ansetzen und in den allermeisten Fällen, wenn ich nicht den unbedingten Zeitdruck habe.

00:29:55: Weil mein bestehender Dienstleistungen bei bestimmten Systemen abgeschaltet wird oder weil ich Business-Ziele habe die sonst gar nicht realistisch erreichbar sind... ...ich würde dieses Parallelisieren von Projekten eher als Randcase sehen.

00:30:04: Ja?

00:30:04: Ich glaube, ich würde immer nach dem smarten Weg suchen sequenziell aber in kurzen Iterationen also mit schneller Geschwindigkeit meinen Replatformig zu machen.

00:30:11: das macht es für die meisten Leute leichter!

00:30:12: Ich hab weniger Stakehola, ich hab ein bisschen weniger interne Organisationslast.

00:30:16: ja es dauert am Ende vermutlich länger.

00:30:17: ein bisschen länger.

00:30:18: dafür kann ich aber leichter Fehler suchen.

00:30:20: Das Team ist einfach weniger gestresst.

00:30:22: Und meine Gesamtorgan ist weniger stressbar, also ich würde sehr stark challenging.

00:30:24: erstmal habe ich eine need für den Parallelprojekt ja nein und dann ausgehend eben von der Entscheidung schauen dass sich meine Organisationsfähigkeiten checken und auch am Ende mein Budget.

00:30:33: was möchte ich in welchem Budget auf die Straße bringen?

00:30:35: ein letzter Tipp sequenzielle oder parallele Projekte Auch noch zu Paaren mit Interim Organisationsaufbau das es die Kühe im Quadrat.

00:30:43: Also wenn ich das noch mache und sage so Ich möchte eigentlich den Shop relaunchen und danach das CMS oder vielleicht auch beides.

00:30:49: Gleichzeitig habe ich eine Agentur und einen externen Projektleiter, der mir dabei helfen soll.

00:30:53: Am besten möchte ich auch noch parallel schon mal anfangen meinen Team von den zehn Leuten zu heiraten.

00:30:57: Und idealerweise damit die Kosten auch noch richtig geschont werden, baue ich von vornherein ein Bullshit-Bingo-Plan in dem ich schonmal die Leute, die noch gar nicht da sind, für die ich noch gar keine Stellenanzeigen habe, schon eingeplant sind.

00:31:06: Das je nach drei Monaten kommt ja der erste und nach vier Monaten kommt dann der zweite und nach fünf und drei Monate dritte.

00:31:10: Und zukumzu plane ich bei der Agentur die Leute schon mal vorsorglich mal raus um einfach mal einen schönen Budgetplan zu haben, um den Management zu zeigen, guck mal externe Kosten werden hier durch intern... ersetzt und zum Ende des Projekts geht ja gegen Tour nach Hause, zufälligerweise am letzten Projekttag.

00:31:22: Und mein neues frisch gerämmt abtes Team von fünf Leuten steht dann im Gewehr bei Fuß.

00:31:27: Das ist natürlich aus Grimms Märchen abgeschrieben und funktioniert in der Realität absolut gar nicht!

00:31:31: Ich kann das machen ich kann mir das vornehmen aber trennt diese Zweige.

00:31:34: Terminierungsaufbauer das ist noch schwer verhersagbar, noch schwere Vorkasse bei.

00:31:37: ihr könnt weder genau sagen wann die Leute kommen doch welches Level sie haben doch ob Sie sofort mitarbeiten können.

00:31:41: Ihr könnt mega Glück haben und den Top Spryker Experten finden er sofort dem Projekt mitarbeitet.

00:31:46: aber ihr könnt auch einfach einen guten PIP mann finden, der vielleicht erst mal gerappt abwählen muss.

00:31:49: Also tut euch ein Gefallen verwurschtelt das nicht und planten nicht Armeen die euch noch gar nicht zur Verfügung stehen.

00:31:54: Das wird nicht dazu führen dass das Projekt davon kriegt.

00:31:56: Hast du so eine Top-Drei an Problemen, die du immer beim Projekt Tetris beobachtest?

00:32:01: Ich glaube mit großem Abstand.

00:32:02: auf jeden Fall Visibilität.

00:32:03: Das ist das was man am häufigsten sieht.

00:32:06: Wie eingangs gesagt, die meisten haben Schwierigkeiten ein normales Projekt zu Managen heisst Tagesaktuell über sich zu haben.

00:32:12: wo steht das Projekt?

00:32:13: welche Stolpersteine gibt es?

00:32:14: ja?

00:32:14: was ist auf dem kritischen Pfad?

00:32:15: umso komplexer wird umso weniger Visibilitäten hat man da wenn man da auch reingerufen wird manchmal von außen und Leute sagen das Projekt läuft nicht dann merkt man Mist da gibts noch nicht mehr das Fundament um damals eine vernünftige Analyse machen.

00:32:26: Das zweite ist, ich glaube die technischen Abhängigkeiten der Technologie so wird halt auch unterschätzt.

00:32:31: Ich meine, Technologie wird immer komplexer.

00:32:32: Ich habe vorhin schon gesagt wenn ich einen ERP und ein Shop mache muss ich mir heute teilweise Gedanken darüber machen, auch wenn ich es nicht parallelisiere wo gehört was hin?

00:32:39: Ja wie sind sie mit einer Integrät?

00:32:40: also ich muss zwei drei Schritte nach vorne denken aber gleichzeitig das Problem dass gerade im Frontend an den Kundensystem entlang sich alles so schnell verändert.

00:32:47: Wenn ich jetzt überlege so ein System wie zum Beispiel Spryker was dann API basiertes Headless ist und das macht ja noch schwerer da gehe ich rein und überlege okay was heißt das denn?

00:32:54: muss ich da nicht in Frontend parallelisieren noch anbinden, kann ich erst mal mit dem starten und das ersetze ich dann hinterher.

00:32:58: Und wenn ich dann so zwei drei Technologiestechs noch zu mischen habe, das macht es nicht leichter und da fairerweise gibt auch nicht allzu viele Leute die mit sowas Erfahrungen haben.

00:33:05: Also da nehme ich automatisch einfach ein größeres Risiko auf mich.

00:33:08: Der letzte Punkt ist aus den Best practices vorhin also wirklich absolut banal.

00:33:11: aber dieses Nicht Alleinen, dieses Nicht-Feuer Abstimmers, du glaubst gar nicht wie viele Pläne wir sehen wo du wieder einmal drauf musst.

00:33:17: du sagst okay Urlaube nicht geplant ja Krankheiten nicht geplant verfügbarkeiten von Leuten nicht abgestimmt.

00:33:22: weiß denn Finance überhaupt dass wir in zwei Wochen einen End-to-End-Test vom Shop fahren, dass sie eigentlich alle Zahlungsvorgänge, alle Zahlarten das Buchen zurückbuchen, Retouren, dass die das zu checken haben.

00:33:31: Haben die dafür Ressourcen geplant?

00:33:33: Oh nee, ja, haben wir den noch nicht gesagt.

00:33:34: Okay alles klar!

00:33:35: Wie realistisch ist es, dass Sie das machen werden?

00:33:37: Du möchtest anbinden an eine Warenwirtschaft?

00:33:39: weißt TIT, dass ihr ein Testsystem für die Vavi bereitstellen müsst und du kannst ja nicht an das Live-Warnwirtschaftssystem anbieten.

00:33:44: Also brauchst du irgendeinen Stagings oder irgendeine Sandbox mit der du experimentierst.

00:33:46: Wissen die das?

00:33:47: Haben die da für Bandbreite?

00:33:48: Haben diese da für Lizenzen bestellt bei dem Hersteller?

00:33:50: Haben sie dafür die Kapazität dir ne Sandbox hinzustellen, die zu konfigurieren?

00:33:53: irgendein Dummy-System ist am besten eigentlich dein System.

00:33:56: Ach nee, haben wir auch nicht mit dem besprochen.

00:33:58: Auch wenn es total banal ist dieses Alignment von Stakeholern, dieses rechtseitige Bestellen von Ressourcen... Total wichtig!

00:34:04: Also auf der einen Seite ist das so ein bisschen traurig weil die Dinge sind relativ einfach.

00:34:08: Ich muss mir den Leuten sprechen, ich muss mir irgendwie im Projektplan überlegen und ein bisschen Fortschritt tracken.

00:34:11: Von daher sind die Good News, dass das eigentlich leicht fix bei ist.

00:34:14: Die Bad news ist tatsächlich, in den Projekten ist das nicht sauber aufgesetzt.

00:34:19: Und das führt dann dazu, dass ich unabhängig davon parallel oder sequenziell einfach schwierig haben und sich sowas dann zieht.

00:34:24: Vielleicht

00:34:24: letzte Frage zum Thema, wir haben ja ganz viel geredet über Mitarbeiter.

00:34:28: der muss das wissen, der muss jenes wissen.

00:34:29: hat er jede Kompetenz?

00:34:30: was ist denn eigentlich so ein Personenprofil?

00:34:32: Was ich mir warm halten sollte akquirieren sollte im Blick haben sollte wenn es um so Projektmanagement auf so einem Level geht.

00:34:38: Das ist wirklich ein generisches IT-Projectmanagementprofil.

00:34:41: Leute, die einfach je nach Methode mit der ich arbeiten möchte, wenn ich moderne unterwegs bin und mit den Agilmethoden Erfahrungen habe oder wenn ich etwas klasse schon unterwegs bin oder sein muss, dann gibt es eben auch andere Projektmetodiken.

00:34:51: Ich glaube, ich sollte darauf achten dass derjenige wirklich die Domäne auch versteht.

00:34:54: Ja man wird jetzt immer nur Projekte im Bereich Kassensysteme gemacht hat.

00:34:58: Es gibt schon viele inheiliche Details.

00:34:59: Ich hab externe Projekt- und Programmmanager erlebt, die vom Fach waren ja die einfach in diesem Umfeld projekte gemacht haben.

00:35:04: das heißt sie die auch inhaltlich verstehen was dort passiert, die inhaltliche Abhängigkeiten verstehen, die auch verstehen was auf dem kritischen Pfad ist.

00:35:09: Die das auch challengen können.

00:35:11: Die auch die einzelnen Projekt-Teams, die ja dann auch wie so kleine Staaten in sich versuchen sie schön zu reporten der das in Frage stellen kann und sagen hey das kann doch gar nicht sein warum ist das nicht fertig?

00:35:19: Sowas hilft enorm.

00:35:20: also da würde ich auf jeden Fall darauf achten dass er einige Erfahrungen hat im Space viele Projekte gemacht.

00:35:23: Ich würde mir die Sachen zeigen lassen, ich würde mir zeigen lassen wie arbeitet er oder Sie?

00:35:26: Was ist das Toolset, was ist das Reporting Framework was er mitbringen?

00:35:29: kaum eine Rolle ist so gut extern referenzierbar als die.

00:35:32: Das heißt also ich würde mich immer die zwei drei Reference Calls geben lassen von denjenigen einfach auch mit den vorherigen Kunden oder Partnern telefonieren und sagen, guck mal der Joel, der sagt hier hat bei dir die zwei Projekte gleichzeitig gemacht.

00:35:43: Oder sequenziell gemacht hatte ich dann massiv entlastet.

00:35:45: Hat das in Time & Budget geliefert?

00:35:47: Ja oder hat das vielleicht nicht im Budget geliefert?

00:35:48: aber hat da die Eskalation sauber gemanagt?

00:35:50: Hat er nochmal sieben externe Dienstleister mitgesteuert?

00:35:52: War das so?

00:35:53: Würdest du ihn noch einmal nutzen?

00:35:54: Würdest du ihm empfehlen was hat gut funktioniert?

00:35:56: wie hat das auf der persönlichen Ebene funktioniert?

00:35:57: wir gingen ja in Konflikt-Situationen um.

00:35:58: Was hat das Team über ihn gesagt als er weg war haben Sie gesagt Puh!

00:36:01: Entweder ist er raus oder Mensch.

00:36:02: hier ist das Kartenhaus zusammengebrochen weil hier der einzige Struktur reingebracht hat.

00:36:05: also dass kann man relativ leicht und gut extern referenzieren.

00:36:08: Herr Vorragend, dann hoffe ich dass viele die jetzt hier zuhören ihr Tetris ein bisschen besser gemanagt kriegen.

00:36:13: ja und Viererleinen muss man immer schaffen bei Tetris.

00:36:15: vielleicht gelingt das dem einen oder anderen.

00:36:16: wie immer war es ein spannender Rhythm mit dir für mich.

00:36:18: ganz herzlich danke!

00:36:19: Vielen Dank.