So gelingen bessere Meetings im Remote Work | #RemoteWork 🏠

00:00:00: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge des Remote Work Podcasts von Digital Compact.

00:00:14: Ich bin Angelina, die Gründerin von Acework.

00:00:15: Wir unterstützen Unternehmen dabei besser auf Distanz zusammenzuarbeiten Und helfen ihnen außerdem Die Mitarbeiter zu finden, die remote ready sind und perfekt in ihre Teams passen.

00:00:25: Ihr lernt in dieser Folge warum es super wichtig ist virtual meetings richtig zu gestalten und wie ihr in fünf einfachen Schritten eure virtuellen Meetings noch erfolgreicher und produktiver macht.

00:00:35: Anfangen würde ich gerne damit zu sagen, dass es ja verschiedene Formen von Meetings gibt.

00:00:40: Es gibt Meetings, die sind vielleicht nur zwei Teilnehmer, die klassischen one-on-ones.

00:00:45: Dann gibts Meetings mit drei und mehr Teilnehmern oder große Meetings irgendwie mit zwölf, fünfzehn, zwanzig Leuten.

00:00:51: Und es gibt auch die unterschiedlichen Arten, das man sagt, es gibt ein spontanes Meeting und es gibt regelmäßige Meetings und klassischer Jure Fix zum Beispiel.

00:00:59: Generell habe ich versucht jetzt hier einfach in fünf einfachen Schritten für alle diese Meetings Tipps zu geben, wie ihr sie remote noch besser gestalten könnt.

00:01:07: Grundlegend wäre dabei erst mal wichtig zu wissen dass wenn ein Meeting in Person schon nicht richtig funktioniert hat also wenn ihr die Erfahrungen gemacht habt das das im office im Büro ein anstrengendes Meeting war das irgendwie schlechte Ergebnisse erzielt hat dann ist es in der virtuellen Welt mit Sicherheit noch schlimmer so.

00:01:24: Also generell ist es ja so dass alles auf Distanz immer noch ein bisschen schwieriger wird gilt bei Meetings auch.

00:01:29: das heißt Super, super wichtig dass die Grundlagen für dieses Meeting erst mal stimmen.

00:01:35: Man hat die Agenda es gibt einen Menschen der den Teamlied oder das Meeting-Lieb übernimmt und so weiter.

00:01:41: also diese grundlegenden Tipps Für gute Meetings sollte man in virtuellen Meetings besonders auf jeden Fall auch verfolgen und noch konsequenter umsetzen, sage ich mal.

00:01:51: Aber zusätzlich sind Remote-Meetings für distribuierte Organisationen also die nicht mehr alle zusammen sitzen nochmal viel wichtiger weil das ja eigentlich genau die Momente sind in denen das Team zusammen kommt und irgendwie synchron entweder einem Problem arbeitet oder einfach interagiert.

00:02:07: Die restliche Arbeit findet ja eben auf Distanz statt im Asenkronenbereich irgendwie schriftlicher Form und von daher ist es super wichtig, dass das Meeting keine Frustration auslöst sondern einfach super gut läuft weil es nicht nur für die Arbeit wichtig ist aber auch für den sozialen Zusammenhalt.

00:02:23: Dass man das Meeting so gestaltet, dass die Menschen das Gefühl haben wir sind hier ein Team und man arbeitet an der gemeinsamen Sache geht da nicht raus und der Kopf raucht und eigentlich kam am Ende doch nichts.

00:02:32: warum Also, ein erster Punkt.

00:02:34: Grundlagen klären?

00:02:35: Klarer Grund für das Meeting ist super wichtig.

00:02:37: Vielleicht auch mal hinterfragen.

00:02:38: brauchen wir das Meeting oder können wir das nicht in der E-Mail klären.

00:02:41: Ich glaube es ist was ganz viele Firmen jetzt erfahren haben durch mehr Remote Arbeit.

00:02:46: Ach kommt!

00:02:47: Das Meeting kann ja auch in der Slacknachricht und in der Email geklärt werden.

00:02:51: Das ist superwichtig.

00:02:52: Zweitens, was ich gesagt hatte, es sollte einen Verantwortlichen für das Meeten geben und es sollte immer klare nächste Schritte geben, was aus dem Meeting tatsächlich rausgenommen wird.

00:03:00: Jetzt... Zu den fünf einfachen Schritten.

00:03:02: Schritt eins, das Meeting muss remote first sein!

00:03:06: Was soll das heißen?

00:03:07: Das heißt... dass im Prinzip, wenn eine Person sich virtuell dazuschalten muss eigentlich alle remote sein sollten oder beziehungsweise virtuell.

00:03:15: Beispiel es sind drei Leute in Büro und zwei Leute im Homeoffice.

00:03:20: wir haben ein Meet-Me mit fünf Leuten.

00:03:21: die drei setzen sich in den Konferenzraum und jetzt bei anderen werden da zugeschaltet über Zoom Google Hangouts Skype was auch immer.

00:03:28: das führt dann oft dazu dass die drei die in dem Raum sitzen sich super gut verstehen können, sowohl menschlich dann aber auch natürlich auf einer akustischen Seite.

00:03:37: Das heißt da wird dann mal ein Witz gemacht das wird was gesagt was vielleicht bei den anderen nicht ankommt und es ist generell eigentlich immer so dass selbst mit einer guten Konferenz Technologie so eine Spinne oder sowas ist immer noch nicht genau das gleiche ist also gerade bei so einer Größe von fünf Leuten super super wichtig dass man einfach sagt okay sind zwei Leute im Home Office die werden sich dazu wählen wir wählen uns alle ein und sind damit auf einem Spielfeld was eben für alle gleiches und somit schaffen wir einfach Grundlagen fair sind und wo wir auch alle gleich beteiligt sein können.

00:04:06: Nummer zwei, Schritt zwei ist der Selbstcheck.

00:04:09: Also ich sitze jetzt vor meinem Computer, meiner Software und hab vielleicht schon hundertmal ein Meeting über Zoom gemacht auch mit meinem Team.

00:04:17: Dann ist es vielleicht nicht ganz so wichtig.

00:04:18: aber wenn ich zum Beispiel nur an einem neuen Ort sitze ja statt am Arbeitstisch vielleicht in der Küche dann ist es super wichtig einen Hardware- und ein Softwaretest noch mal vorab zu machen.

00:04:27: also klingt jetzt blöd aber manchmal ist die Internetverbindung vielleicht da nicht so gut an dem anderen Ort oder Zoom funktioniert dann doch nicht.

00:04:33: oder wer benutzt eine neue Technologie?

00:04:35: Generell gilt, gerade natürlich bei externen Meetings mit Kunden vorab immer noch mal checken.

00:04:40: Funktioniert alles, funktioniert mein Mikrofon dass man so diese ersten zwei drei Minuten einfach vermeidet in denen man irgendwie fragt hey kannst du mich hören was nämlich auf Dauer echt nervig ist.

00:04:49: für alle die sowas dann eben schon vorher gemacht haben kann natürlich immer sein das trotzdem was nicht funktioniert.

00:04:55: das gebe ich gerne zu.

00:04:56: es passiert mir auch ab und an das einfach irgendwas in der Technik nicht passt.

00:04:59: dann braucht man halt die dreißig Sekunden und wählt sich neu ein.

00:05:02: Generell hilft es aber für die allgemeine mentale, sag ich mal... Gesundheit, wenn alle das vorher checken und man nicht irgendwie vorher versucht.

00:05:10: Mit jemandem zu kommunizieren der einen nicht hören kann.

00:05:12: Das zweite dazu zum Selbstcheck gehört eigentlich auch der Hintergrund.

00:05:15: ja wir sind ja alle Profis jetzt da drin.

00:05:17: ob wir uns da irgendwie den virtuellen Hintergrund reinhauen oder irgendwie in anderen ruhigen Hintergrund uns aussuchen ist eigentlich mittlerweile gegeben sind wir quasi schon Profis drinnen.

00:05:26: was mir aber oft auffällt dass die Leute mit denen ich in Videocalls bin noch nicht ganz verstanden haben was der ideale Bildausschnitt für sie ist.

00:05:34: dann sieht man oft vielleicht ein bisschen von oben oder von unten die Kamera haben, oder dass sie viel zu nah an der Kamera dran sind.

00:05:40: Was alles nicht so sinnvoll ist wenn man normales Gespräch mit den Menschen führen möchte.

00:05:44: Man führt ja auch kein Gespräch, mit dem man einem supernah wo man nur den Kopf sieht.

00:05:48: Generell gilt also, Kopf sollte sichtbar sein möglichst auf Augenhöhe mit der Kamera und dazu es wichtig auch noch ein bisschen Schultern und ich nenn's mal Oberkörper beziehungsweise Arme zu zeigen damit man eben auch die Gestik sieht.

00:05:59: Also Mimik ist wichtig klar aber Menschen reden auch nun mal mit ihren Händen Körper und das nimmt der Gegenüber auf, also um möglichst viel nonverbale Kommunikation mit zu... bekommen ist es eben wichtig, dass man einen Teil vom Körper auch sieht.

00:06:12: Der dritte Teil im Selbstcheck ist eigentlich die Umgebung und Störfaktoren.

00:06:17: Klassiker sind natürlich im Homeoffice, die Partner-, Hunde-, Kinder

00:06:20: usw.,

00:06:20: die auch noch in dem gleichen Haus unterwegs sind oder vielleicht ein Störffaktor.

00:06:24: bei mir ist das normalerweise der DHL-Bote, der meistens genau dann klingelt wenn man in eine Meeting ist.

00:06:29: Das kann man am besten am Anfang mitteilen.

00:06:31: also wenn man eine Meeting hat kann man ruhig am Anfang sagen hey ich bin gerade hier und dort es kann sein das und einfach die Leute vorfahren, dass wenn man sich kurz ausklingt, dass die einfach wissen was da passiert.

00:06:41: Genau das ist der Selbstcheck und eben die Mitteilung an die Kollegen am Anfang.

00:06:44: Und es geht dann weiter mit Schritt drei, klare Regeln festlegen für das Meeting bzw.

00:06:49: einfach Meeting-Ethikette virtuell vielleicht sogar firmenweit mal aufsetzen.

00:06:54: Das kann man natürlich in den eigenen Teams machen.

00:06:56: In Firmen bietet sich aber auch durchaus an, dass vielleicht mal durch HR irgendwie größer aufzusetzen, einfach zu sagen das sind unsere Meeting etikette virtuell und danach sollten sich betale richten.

00:07:07: bei uns ist es eigentlich so dass wir sagen benachrichtigungen werden ausgeschaltet.

00:07:11: Das heißt alle pings ob das jetzt e-mails sind ob das slack nachrichten sind usw.. Dass man selbst eben nicht abgelenkt wird dass man die eben auch bitte nicht stören stellt und die einem nicht ständig oben in das bild rein ploppen Es gibt natürlich leute die haben das ping.

00:07:24: trotzdem sie sagen okay die emails will ich vielleicht nebenbei noch sehen Ist eine andere option dass man dann zumindest sagt es ist die Pflicht für alle Kopfhörer zu tragen während des Meetings.

00:07:33: Es gibt ja auch manchmal Leute, die einfach nur den Laptop mit einem Lautsprecher für ein Meeting nutzen.

00:07:38: das hat natürlich den Nachteil dass wenn so einen Ping reinkommt geht der gerade wieder ins Mikrofon rein und alle anderen hören.

00:07:42: den Ping auch kann man vermeiden indem man Kopfhörer trägt.

00:07:45: also kann man sich aussuchen Benachrichtigungen ausschalten und oder Kopfhöhre macht total Sinn.

00:07:50: da ist es dann wichtig natürlich auch zu sagen es geht darüber keine Ablenkung zu haben.

00:07:54: Ja benachrichtigung ist eins Aber das andere ist natürlich auch, wenn man eben ein Meeting über einen Laptop oder über den Screen einfach macht.

00:08:02: Dass man entweder vielleicht noch einen zweiten Bildschirm dastehen hat auf dem was passiert oder dass man zwischen Fenstern hin und her klickt und dann doch nochmal etwas anderes macht und eine E-Mail beantwortet.

00:08:11: Das sind eigentlich so ganz klare No-Goes in Meetings ja?

00:08:13: Dass man einfach sagt Wenn jemand tippt Dass man vielleicht vorher schon weiß, dass es entweder die Person, die Notizen macht und die macht sie eben schriftlich.

00:08:21: Vielleicht im Projektmanagement Tool trägt ihr direkt die Tasks ein oder man arbeitet gemeinsam an dem Projekt.

00:08:26: Es ist nämlich so gut wie immer ersichtlich wenn jemand etwas anderes tut.

00:08:30: Also das sieht man irgendwie allein schon an den Augen.

00:08:32: Und da ist es ganz wichtig, einfach eine klare Regel zu ziehen und zu sagen Das geht absolut nicht weil man eben dadurch im Meeting viel weniger produktiv wird.

00:08:39: Ich erinnere mich in großen Meetings, in Firmen Es ist natürlich auch oft so, es wird irgendwie was präsentiert klar Sondern guckt der ein oder andere mal aufs Handy Oder in der Luft rum und so Und das war auch im Konferenzraum extrem unangenehm und galt eigentlich als ein No-Go.

00:08:51: Es haben Leute natürlich trotzdem immer wieder gemacht.

00:08:54: Aber gerade im virtuellen Raum wenn man mit dieser zwischenmenschlichen und sozialen Zusammenarbeit auch gerade noch mal zusätzlich eine Wichtigkeit hat, ist es besonders wichtig da wirklich den Fokus auf den Gegenüber zu legen.

00:09:05: Das bringt uns zu Schritt vier.

00:09:07: Aktives Zuhören!

00:09:09: Da geht's natürlich genau darum dass man dem gegenüber signalisiert das was er da loslässt eben ankommt.

00:09:14: Das ist im nicht virtuellen Raum deutlich leichter.

00:09:18: Man hat natürlich verbales und nonverbales Feedback.

00:09:20: ja also man kann einfach mal sagen oder Ja ich verstehe das kannst du das nochmal erklären?

00:09:25: Alles, was irgendwie verbal ist.

00:09:27: Das geht eben ... Wenn man sich von Angesicht zu Angesichtsgegenüber ist relativ einfach.

00:09:31: Ist ein bisschen schwieriger wenn man in einem Remote-Meeting ist weil die Audio-Kommunikation so schnell oft nicht funktioniert.

00:09:37: Ich bin jemand ich mach das trotzdem.

00:09:39: Also meine Art Feedback zu geben, mein Aktives Zuhören geht eben oft über.

00:09:42: so ein verbales Feedback Funktioniert hilft dem anderen auch total dass es eben ankommt und dass er dann nicht ins Luftleeren Raum reinredet.

00:09:52: Und die andere Option ist dann einfach zu sagen man macht das vielleicht einfach über nonverbales Feedback.

00:09:56: Gerade wenn man in einem Video-Call ist, dass man vielleicht auch deutlich nickt Augenkontakt hält wie gesagt man merkt das, wenn der andere irgendwie gerade eine E-Mail schreibt und woanders hin schaut?

00:10:05: Es ist natürlich nicht ganz leicht.

00:10:06: dementsprechend es ist besonders wichtig dass man vorher eben diesen Bildausschnitt richtig eingestellt hat und auch den Augenkonto erhalten kann was auch total helfen kann was manchmal vielleicht ein bisschen affüch drüber kommt oder vielleicht ein bißchen viel ist nochmal zusammenzufassen was der Andere gesagt hat das ist auch ne klassische Strategie im aktiven zuhören dass man einfach nochmal sagt, hey ich habe das gerade so verstanden.

00:10:26: Das wiederholt einfach was der andere gesagt hat, was eben auch noch mal ein guter Verständnischeck ist.

00:10:31: also das hilft in virtuellen Meetings oft ungemein Und damit kann man eben dieses aktive Zuhören auch noch mal zusätzlich verstärken.

00:10:39: Das sind alles so.

00:10:39: Techniken einfach in der Kommunikation, die muss man üben.

00:10:42: Die kann man in jedem Meeting wieder üben und man kann sich vielleicht auch mal Posts hinkleben das man sich selbst daran erinnert dass es ebenso am besten funktioniert.

00:10:49: Schritt Nummer fünf ist das Einwinden aller Meetings Teilnehmer.

00:10:53: Ist jetzt in dem One on one vielleicht nicht super kritisch?

00:10:55: Kann natürlich auch immer mal sein, dass einer einfach achtzig Prozent des Gesprächs übernimmt monologisiert, vielleicht wie ich das gerade tue und der andere gar nicht zum Wort kommt.

00:11:04: Da ist es natürlich auch noch mal wichtig dann einzuhaken und nochmal zu nachzufragen hast du's verstanden?

00:11:09: oder wie hast du das verstanden?

00:11:10: Aber gleichzeitig z.B.

00:11:11: auch in einem größeren Meeting ist es dann besonders wichtig dass man sagt grade diejenigen die vielleicht ein bisschen introvertierter oder schweigsamer sind nochmal einzeln abzuholen und wirklich anzusprechen.

00:11:21: also wenn wir ein größeres Meeting haben dann spreche ich die Leute oft oder eigentlich fast immer nochmal mit Namen an und sag hast du noch einen Thema?

00:11:28: wie hast Du das verstanden?

00:11:29: was denkst noch dazu.

00:11:30: Und das liegt einfach daran, dass es virtuell oft noch schwerer ist, das Wort zu ergreifen weil man sich eben so durch diese Audio-Geschichten irgendwie nochmal häufiger ins Wort fällt und es ist irgendwie unangenehmer und einige Leute machen das einfach nicht.

00:11:43: Dementsprechend ist es wichtig wirklich nochmal eine extra Fläche zu geben für diejenigen, die einfach generell weniger sagen.

00:11:48: Das waren jetzt allgemein die fünf Schritte, die sich nochmal zusammenfassen in Remote First also wenn einer virtuell sich dazuschalten muss am besten alle.

00:11:57: Zweitens, der Selbstcheck seine eigene Hardware Software vorher testen, Umgebung Störfaktoren abklären und den Bilderschnitt richtig einstellen.

00:12:06: Nummer drei sind die klaren Regeln festlegen – ob das jetzt firm weit ist oder in Teams sich auf jeden Fall auf eine Etikette festlegen und sagen, dass sind unsere Regeln für das Meeting.

00:12:16: Nummer vier ist aktives Zuhören.

00:12:18: Und Nummer fünf ist das Einbinden aller Teilnehmer.

00:12:21: Das sind jetzt erstmal allgemein die Fünf Schritte, die man machen kann.

00:12:24: Zusätzlich würde ich vielleicht noch ein paar Tipps geben, die ich einfach aus einer sehr langjährigen Erfahrung mit Videocalls und auch im virtuellen Arbeiten habe.

00:12:33: Ist das man oft einfach nochmal hinterfragen sollte wie man das Meeting allgemein gestaltet?

00:12:38: Ich bin jetzt eben davon ausgegangen es ist ein virtuelles Meeting mit Video was einfach dem physischen Meeting am nächsten kommt.

00:12:44: Das ist das nächste was man in virtuellem Raum irgendwie machen kann.

00:12:47: aber man kann eben auch oft hinterfragend brauchen wir dieses Meeting überhaupt?

00:12:51: Dadurch, dass wir, wenn wir remote arbeiten einfach wirklich relativ isoliert den ganzen Tag vor einem Computer sitzen und eben in Telefonaten und Videocalls festhängen.

00:12:59: Und das ist einfach sehr, sehr anstrengend.

00:13:00: Es ist anstrendend damit der Technologie diese Meetings zu machen als es das ist, wenn man es eben physisch macht sollte man sich vielleicht auch überlegen kann man die Meetings nicht kürzer gestalten?

00:13:10: Dass man sagt, statt hier eine Stunde Meeting schaffen wir das auch in einer halben Stunde oder in forty-fünf Minuten.

00:13:15: Weil einfach der Anstrengungsgrad ein bisschen höher ist?

00:13:18: Dann kann man sich fragen muss es ein Videocall sein?

00:13:20: also generell wenn man den physisches Meeting ersetzen möchte macht das schon Sinn.

00:13:24: aber zum Beispiel für einen One on one mit einem Kollegen die man gut kennt kann das auch reichen dass man's als Telefonat macht ohne Video und dann sich zu überlegen müssen wir tatsächlich vor einem Bildschirm sitzen.

00:13:35: Also, müssen wir da Notizen machen und müssen irgendwie zusammen an etwas arbeiten?

00:13:39: Klar, dann bleiben wir sitzen!

00:13:41: Aber wenn das ein Meeting ist, wurde es vielleicht nicht so gefragt, sondern es ist vielleicht eher so ein Personal-Thema oder so, wo man sagt hey, es geht hier eher um so einen Feedback... Dass man's vielleicht nicht einfach auch mal macht indem man läuft.

00:13:51: also ich bin ganz großer Fan davon Wenn es geht Meetings beim Spazieren gehen zu machen mehr oder weniger einfach in Telefonat, dreißig Minuten unter mich dabei ein bisschen bewegen Idealerweise an der frischen Luft Geht natürlich nicht immer, geht nur in bestimmten Situationen.

00:14:04: Aber wenn es die Möglichkeit gibt mache ich das sehr gerne.

00:14:06: und schlussendlich ist dann natürlich die Königsdisziplin zu sagen hey können wir das Meeting auch einfach ersetzen mit zum Beispiel ich sage immer Platt-Email?

00:14:14: aber es ist natürlich ein größeres Thema zu sagen können wir nicht das was wir in dem Meeting machen wollen ob das jetzt irgendwie ein Statusmeeting nur ist oder eine Entscheidungsmeeting?

00:14:22: Können wir das Ganze auch asynchron abbilden Also entweder schriftlich oder durch eine Dokumentation, dass man einfach weiter denkt und überlegt können wir nicht einfach Meetingsstrukturen generell ersetzen.

00:14:31: Das ist jetzt natürlich ein Denkanstoß, das ist ein größeres Thema.

00:14:34: Wichtig sind auf jeden Fall für die Meetings, die man hat diese fünf Schritte umzusetzen, um sicherzustellen, dass das Meeting möglichst produktiv und erfolgreich wird und eben auch die Meeting-Teilnehmer danach rausgehen und sagen hey, das hat mir auch echt was gebracht und ich fühle mich meinem Team noch zusätzlich ein bisschen näher.

00:14:50: So viel zu virtuellen Meetings – das war es für diese Folge.

00:14:53: bis zum nächsten Mal!

00:14:55: Go!