E-Mail-Management: So kommst du zu Inbox Zero | #Selbstoptimierung 💪🏻

00:00:00: Ich

00:00:18: bin der Geschäftsführer von Digital Compact und du hast eingeschaltet quasi zu einem Jewel Fix, also einen Termin nur mit mir wo ich versuche die etwas vor meinem Wissen zu teilen von dem ich denke das es spannend sein könnte.

00:00:28: Und heute dreht sich das rund um das Thema E-Mail Management.

00:00:31: Ich möchte nämlich deinen Weg zur Inbox Zero begleiten beziehungsweise Pflastern.

00:00:36: Ich hab das Thema nämlich auch oft, inbox zero bedeutet ein E-Mail Postfach wo alle Mails gelesen bearbeitet sind also nichts mehr auf dich wartet was dir Stress macht.

00:00:44: und da mich das auch viel beschäftigt hat in der Vergangenheit und manchmal immer noch ein bisschen tut möchte ich dem heute diese Folge widmen.

00:00:49: Ich habe dir insgesamt sechzehn Tipps zusammengesammelt.

00:00:51: Und ich glaube es sind sogar noch mehr, weil ich hab mehrere Sachen teilweise in einem Tipp zusammen gesammelt die ich entweder selbst gelernt hab früher oder heute.

00:00:58: Also ich hab auch nochmal ein bisschen in die Vergangenheit geguckt.

00:00:59: was habe ich früher gemacht?

00:01:00: Was mache ich heute?

00:01:01: Ich hab meine Community befragt mir Artikel durchgelesen und also ich glaube heute nimmst du richtig etwas mit!

00:01:06: Ich baller dich jetzt also voll mit Tipps wie du deinen Mailfach in den Griff kriegst und wenn du das gut findest möchte ich dich darum bitten uns eine Bewertung bei iTunes da zu lassen gern auch mit einer Rezension Weil das hilft uns mehr Leuten heute besprechen, zu erzählen.

00:01:20: Also wenn du das cool findest, kommentier da!

00:01:21: Wenn du es nicht cool findst, kommitier nicht weil wenn man nichts nettes zu sagen hat soll man gar nix sagen.

00:01:25: in diesem Sinne wir starten mal rein.

00:01:26: was ist mein aufhänger um mit dir über emailmanagement zu reden?

00:01:29: Es war so.

00:01:30: ich hatte Urlaub habe mich am sonntag dann spontan hingesetzt die familie war nicht da ich hatte mal richtig zeit und komischerweise verrückterweise hab ich mir dann so gedacht okay eigentlich könntest du mal gucken wie weit mit deinen emails kommst weil ich hatte seit wochen und wenn ich sogar monaten so ungefähr zweinhalb ungeliesene e-mails im postkasten.

00:01:44: Klingt vielleicht gar nicht so viel.

00:01:45: Ich hab gelesen, der durchschnittliche Mitarbeiter mit Arbeiterin kriegt am Tag hundertundzwanzig E-Mails aber mich stresst sowas.

00:01:52: Also habe ich mich hingesetzt und ist tatsächlich geschafft, zweihundert Mails an einem Tag wegzuknallen und war total happy!

00:01:57: Und meine Frau meinte dann, ach das musst du doch eigentlich mal auf LinkedIn erzählen?

00:01:59: Habe ich ihn auch gemacht?

00:02:00: und was soll ich dir sagen?

00:02:01: Zwölftausend Ansichten habe ich stand jetzt auf diesem Artikel gehabt weil ich gefragt habe hey wie macht ihr das?

00:02:06: und irgendwie hurra hurra.

00:02:07: ich habe es geschafft und habt ja noch Tipps über dass halten kann und da sind ganz viele Kommentare zusammengekommen.

00:02:12: Den Artikel auf LinkedIn, den teile ich dir auch mal.

00:02:14: Unten gibt's einen Link zu diesem Thread, wo ich was gepostet habe und was die Leute da so geschrieben haben.

00:02:18: Ergänzt auch gerne du, schreibt gerne was dazu.

00:02:20: Wenn du noch Input hast, freu' ich mich sehr.

00:02:22: Und wenn du mir über LinkedIn folgst, freue ich mich sowieso auch weil dann findest du Sachen wie das hier öfters.

00:02:26: So, dann mal ein bisschen Number Crunching!

00:02:28: Also ich hab mal geschaut, ich habe mir unter anderem so einen Harvard Business Manager Artikel angesehen.

00:02:32: Da stand drin dass wir teilweise achtundzwanzig Prozent unserer Arbeitszeit mit Emails verbringen was mir ein bisschen viel klingt ehrlich gesagt aber es können schon hinkommen.

00:02:39: Hundert und zwanzig Mails bekommt wie gesagt die durchschnittliche mitarbeitende Person am Tag und verbringt damit durchschnittlich einundzwantig Minuten.

00:02:46: Und ich glaube das waren ehrlich gesagt nur kleine Stücke.

00:02:48: wenn ich's richtig gesehen habt sind einund zwanzich Minuten neue E-Mails.

00:02:51: also es kann sein dass er sogar noch deutlich mehr ist.

00:02:53: Und ganz zu Beginn möchte ich gerne mit einem Zitat starten, und zwar von Thiago Forte.

00:02:58: Das ist so eine Art Blogger... Jemand wie ich vielleicht?

00:03:01: Der Wissen über das Internet teilt vornehmlich, glaube ich geschrieben der eigene Kose auch macht.

00:03:05: Er macht so viele Sachen in Richtung kohortenbasiertes Lernen.

00:03:08: Ganz am Schluss mein sechzehner Tipp ist das wo ich wiederkeue was er an einem sehr spannenden Artikel geschrieben hat.

00:03:13: Daraus möchte ich jetzt ein Zitat bringen.

00:03:15: natürlich verlinken mir dir auch diesen Artikel in den Schaunuts und dieses Zitat lautet Also, nochmal auseinandergenommen.

00:03:30: Was sagt der gute Mann?

00:03:42: Von diesem Zwang möchte ich dich heute gerne befreien!

00:03:45: Das ist mein Ziel für heute, dass wir schaffen, dass man sich diesen Kram nicht mehr vornimmt und Wege findet wie man schneller durch seine E-Mails prozessiert.

00:03:52: Weil das Lustige war in diesem besagten Link in Thread wo ich geschrieben hab hey, ich habe das geschafft!

00:03:56: Wie macht ihr das?

00:03:57: Hat auch jemand geschrieben ja ill der kann ja was nicht richtig sein.

00:03:59: Und dann meinte den anderen Kommentatoren Ja wieso was heißt denn das?

00:04:02: erzähl mal hier Nicht nur so wertlos sondern wenn dann werthaltig Dann hat er irgendwie ein Erlebnis beschrieben wie irgendjemand aus der Baubranche oder sowas Auch Probleme hat immer auf seine e-mails zu antworten und da hat es total unprofessionell findet wie Man viele E-mail im Kasten wo mein Take dann war.

00:04:16: Wait a minute, Moment mal ganz kurz.

00:04:17: Wenn ich Dienstleister bin und natürlich ein Dienstleistungsversprechen geben gegenüber abgebe, dann ist es was anderes?

00:04:23: Wenn ich eine E-Mail kriege mit einer Aufgabe oder dass der Kanal der Wahl ist, muss ich natürlich etwas tun.

00:04:27: Aber den Faktor ist ja so, man kriegt immer E-mails und die Leute meinen einem Aufgaben oder Inhalte zuschießen zu müssen, und man muss auch noch darauf reagieren.

00:04:34: Also in meinem Fall ist es zum Beispiel so, ganz viele Menschen, die ich noch nie getroffen habe im Leben, ob nicht Kenne, wirklich Fremde, schicken mir Entweder Pressemitteilungen ob ich ihnen Tipps geben kann zu Investoren, Auswahl zu diesem jenen und welchen.

00:04:49: Also die Anzahl an E-Mails von Leuten, die ich gar nicht kenne, was von mir wollen, dann auch noch Nachrag und mehr Input bringen ist relativ hoch.

00:04:56: Vielleicht ist das bei dir ähnlich?

00:04:58: Aber dazu noch später mehr!

00:04:59: Deshalb ist mir aber wichtig, die einmal mitzugeben, dass man vielleicht mal anfangen sollte seine E-Meil-Inboxen nicht wie so ein To-Do-System zu sehen sondern vielmehr eher als etwas wo man neue Dinge entdeckt und wie man das aufräumt.

00:05:09: Dazu kommen wir jetzt.

00:05:10: Wenn ich sage, ich hab viele externe Leute, dann sind wir bei der ersten Betrachtung interne versus externe E-Mails.

00:05:19: In meiner Erfahrung ist es so, dass der Großteil des wirklich operativ gepflegten Mailfaches eigentlich von intern kommt.

00:05:26: Also Haus gemacht ist.

00:05:27: Sprich unter Kollegen schreibt man sich fleißig!

00:05:29: Ich bin vielleicht in einer Sondersituation, dass ich dauernd Pressemitteilungen kriege.

00:05:33: Manche haben vielleicht fleißige Newsletter bekommen oder haben irgendwann was gekauft und nicht abgestellt, die Shops zu fleißigen auf eine Newsletter setzen noch weiter schicken.

00:05:41: Das heißt das kann mal ne Sondersituation sein aber im Kern ... Meine Erfahrung nach so, das häufig ... Das kommt aber auch ein bisschen auf den Reifegrad des Unternehmens an.

00:05:48: Die interne E-Mails also die von Kolleginnen und Kollegen, die es dir am meisten ausmachen.

00:05:53: Wie kann man das angehen?

00:05:54: Erstens natürlich über Klarer Fall, ich glaube jeder in der Startup-Branche wird dir sofort sagen, e-mail nütze ich doch gar nicht mehr.

00:06:00: Wir nutzen Slack, zack peng!

00:06:01: Hast du schon mal deinen ersten Lösungsansatz?

00:06:03: Slack ein Tool für instantane Kommunikation was uns extrem viel Stress nimmt weil alles wofür man früher vielleicht eine E-Mail gesendet hätte zum Beispiel hey Joel da will jemand eine Podcast Freigabe.

00:06:12: können wir das machen?

00:06:13: oder hast du noch einen Input für mich?

00:06:15: Oder hier ist der Schnitt verhunzt.

00:06:16: Was sollen wir da tun?

00:06:17: Wann ist das Veröffentlichungstatum von diesem Podcast?

00:06:19: Für so etwas hätte ich früher alles ne E-mail bekommen.

00:06:21: So schreiben wir das bei Slack.

00:06:22: Ich kann es mir dann angucken wenn's bei mir passt.

00:06:24: Kann.

00:06:24: Antwort und das Thema ist gegessen.

00:06:26: Jetzt magst du sagen, Moment mal ganz kurz ... Ich hab den Slack noch nie benutzt, es ist nicht nur eine Verschiebung.

00:06:30: Dann habe ich zwei Mail-Fächer, einen Slack-Mailfach oder ein Email-Malefach?

00:06:35: Nein eigentlich nicht!

00:06:36: Zumal man da auch mal einfach nur Feuerinformationssachen machen kann oder mehrere Leute mit dem Thread reinnehmen direkt adressieren.

00:06:43: Komischerweise ist es schon so, dass es gut funktioniert, Dinge schneller zu beantworten.

00:06:48: Zumal sich diese typischen Grußformeln sparen kann.

00:06:50: Hallo, danke, lieben Gruß, mach's gut.

00:06:52: Man antwortet direkt auf Sachen im Emoji, also es beschleunigt schon sehr massiv.

00:06:57: Genauso übrigens bei Bürokommunikationen.

00:06:58: was man früher über den Tisch gerufen hat kann man da auch in Parken.

00:07:01: Also wenn du das noch nicht in deinem Unternehmen hast dann wäre das eine der ersten Dinge die ich mir angucken würde.

00:07:05: Natürlich kannst du auch so etwas Sachen denken wie Jema zum Beispiel ist ja so eine Art Twitter für Firmen.

00:07:10: Was dafür dich passend ist muss man sich ein bisschen angucken.

00:07:12: aber was bei Slack zum Beispiel mittlerweile auch sehr nett geht ist Audio weil Sprachnachrichten über WhatsApp schicken ist ja auch ein richtig klasse Ding geht schnell man schießt sich da Sachen hin und her.

00:07:20: das wär so ein zweites Tool wo ich teilweise ausgelagert habe dass wir untereinander im Team uns auch schon mal Sprachnachrichten schicken und sagen, hier guck mal du der Kunde XYZ hat das und das gefragt.

00:07:28: Hier kurz die Antwort gesprochen weil es geht schneller.

00:07:30: Zack hast du's drüben!

00:07:30: Das geht mittlerweile auch mit Slack oder ein anderes Tool was ja gerade sehr gehypt ist.

00:07:34: ich glaube viele kennen das in Deutschland noch nicht.

00:07:36: so ist Wolley also Wolli wie der Wolleball.

00:07:38: Das funktioniert nach genau dem gleichen Prinzip einen Slack für Audio quasi und mit solchen Tools kannst Du halt sehr gezielt reduzieren um was bei dir an deinem E-Mailfach aus intern kommt.

00:07:48: Das Zweite, was man natürlich tun kann... Also da merkst du wir sind mehr als bei Sechzehn Tipps hier.

00:07:51: Der ISB steht schon aus zwei, ist natürlich Regeln definieren.

00:07:54: zum Beispiel wenn man jemandem jemanden vorstellt das man dann sagt derjenige der mich vorgestellt hat soll bitte einen Folge-Email auf BCC genommen werden weil er muss die Kommunikation ja nicht mehr begleiten.

00:08:03: also wenn ich z.B.

00:08:04: einem meiner Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin jemanden vorstellen mit dem zum Beispiel ein Termin ausgemacht werden soll dann weiß die Person automatisch alle Folge-Emails.

00:08:11: kommt der Joellen nicht mehr auf CC Weil das bammt nur seine Inbox voll und er hat mich gerade in die Spur gebracht damit das nicht passiert, dass er Aufwand hat.

00:08:20: Ich mach den Termin aus und das fließt in seinen Kalender fertig aus.

00:08:24: Das ist ein einfacher Weg.

00:08:25: Zumal man ja immer eine gewisse CC- und BCC-Krankheit hat, man meint, jeden mit auf CC setzen zu müssen, würde ich optimieren.

00:08:32: Der zweite Punkt ist ... Also der eine Punkt ist natürlich zu sagen, wir wählen jetzt mal den Kanal anders.

00:08:39: Ein Kanal wäre Slack aber ein Meeting kann genauso einen Kanal sein wenn man zum Beispiel Punkte einfach sammelt und dann in so einem Schuh fix oder den GEL-Fix mit denen hat.

00:08:46: Einfach mal on block!

00:08:47: durchsprecht.

00:08:48: Man kann auch anrufen, man kann auch SMS-Schickensprachnarrichten.

00:08:51: also was ihr da für euch nutzt müsst ihr euch selbst überlegen.

00:08:54: ich versuche immer nach Dringlichkeit und Relevanz zu schauen mir dann zu überlegen welcher Kanal funktioniert wofür am besten?

00:08:59: Also ich habe mir das immer wie so eine Eskalationspyramide vorgestellt.

00:09:02: einen Anruf ist schon deutlich eskalativer als ein SMS.

00:09:05: Eine SMS ist deutlich eskalativ war als eine E-Mail und die E-mail ist eskalativa als eine Slack Nachricht.

00:09:10: mal so als ein Beispiel wie man das angehen kann weil unter dem Strich und damit sind wir bei Tipp Nummer drei je weniger ich selbst schreibe Worte, desto weniger habe ich natürlich auch in meinem Postfach.

00:09:20: Das mündet ja gerne mal an so ein Ping-Pong und es ist ja eigentlich ein relativ charmanter Relevanzfilter das wenn ich ihn nicht antworte und Sachen wirklich wichtig sind die Leute sich nochmal melden.

00:09:28: Das ist natürlich ein zweiseitiges Schwert, das heißt hier muss man mit einer gewissen Verantwortung um die Ecke kommen.

00:09:33: Wenn ich einen mache auf okay, ich beantworte grundsätzlich jede E-Mail nicht beim ersten Mal sondern die Leute müssen immer noch mal nachhaken.

00:09:39: A verschiebt man das Problem zu ihnen, es ist ein bisschen unhöflich und B muss man dann aber auch wirklich die Disziplin haben stückweit wichtig von unwichtig zu unterscheiden oder wenn da eine zweite Nachfassaktion kommt auch wirklich antworten.

00:09:50: Es gab immer diesen schönen Guy Kawasaki-Spruch ansonsten, dass er nach zwei Wochen alle E-Mails, die ungelesen sind und es ist noch wo noch nichts passiert.

00:09:56: Ist einfach ungesehen löscht oder als gelesen markiert das man so als den Extremfall.

00:10:00: aber per se finde ich schon sehr sehr sinnvoll.

00:10:02: wenn nicht selbst weniger Mails bekommen will muss sich auch selbst Einfach weniger schreiben klingt banal ist Aber so.

00:10:07: mein vierter tip dreht sich um das thema selektion vorselektion.

00:10:10: Um genau zu sein.

00:10:11: Ich mach's manchmal So Dass ich auf dem händi e-mails vorelektiere.

00:10:14: aber Und der tipp ist sozusagen auch darauf aufs gemünzt?

00:10:17: Ich habe kein ordner system.

00:10:19: Wenn man sich über E-Mails reduzieren in Box Zero und solche Sachen im Internet beließt, dann kommt ja ganz oft ... Ja, schafft ihr ein Ordner-System?

00:10:25: In besagtem Harvard Business Manager Artikel, den ich auch noch mal gelesen habe.

00:10:28: In Vorbereitung auf diesen Podcast hier stand auch drin, dass man mehr Zeit mit der Pflege von so einem Ordnersystem verbringt als sie einem spart.

00:10:35: Deswegen bin ich davon schon lange kein Fan mehr.

00:10:37: Man kann so sehr reduzierte Ordner Systeme machen, sowas wie Archiv... Tudu zur Kenntnis später lesen.

00:10:44: Aber unterm Strich ist meine Erfahrung, lieber schauen das man vielleicht in einem mobilen Situation wenn man gerade mal auf dem Handy kurz was schauen kann vorselektiert da schon ein paar Sachen beantwortet aber ansonsten kein ordneres System hat und ansonstem einen Tipp den ich auf LinkedIn bekommen habe unter meinem Thread und den fand ich ganz gut weil der macht sozusagen genau plausibel.

00:11:01: worum es hier grade auch geht is die drei D Regel also delete delegate oder do.

00:11:07: Entweder ich lösche eine E-Mail oder versuche, sie an jemand anderen zu delegieren.

00:11:11: Oder ich strebe selbst eine Handlung anspricht Antworten und tue etwas, sofern die Aufgabe oder die Antwort, die mit der E-mail verbunden ist, zwei Minuten dauert nicht

00:11:20: länger.".

00:11:20: Das heißt wenn ich in der Lage bin, eine E mail in zwei Minuten zu beantworten oder den Task, die da drin enthalten ist dann sollte ich das definitiv tun.

00:11:27: Wenn ich dazu nicht in der Lage bin, sollte ich mir ein Reminder für später setzen oder es delegieren oder es vielleicht so unwichtig ist dass ich's löschen sollte.

00:11:34: Mein letzter, mein sechzer Tipp ist da noch ein bisschen präziser.

00:11:36: Das können wir uns für den Moment mal merken aber ich finde diesen Gedanken löschen.

00:11:40: Delegieren tun schonmal ganz gut.

00:11:42: Delegierend ist natürlich immer so.

00:11:43: die Frage kann man das ja?

00:11:45: Ist man in einer Chefposition wo man dass jemand an einem rüber schiebt oder wirft man seinem Kollegen rüber und dann wird dessen Stapel größer.

00:11:50: Das muss man natürlich austarrieren aber per se ist das glaube ich schon mal eine ganz gute Denke!

00:11:54: Mein sechster Tipp Schließt so ein Stückchen an die vier und die drei an.

00:11:58: Also wenn ich sage weniger, schreibe Antworten und auch ein Stück weit schon mal selektieren dann ist mein sechster Tipp ruhig kürzer und präziser schreiben.

00:12:05: Was heißt das?

00:12:06: Je länger ich eine E-Mail schreibe mit die mehr Aufgaben, desto mehr Einhackpunkte liefer' ich meinem Gegenüber und desto größer ist die Wahrscheinlichkeit dass sich der E-mail Threat verlängert.

00:12:14: Sascha Lobo hat einen ganz schönen Begriff dafür benutzt.

00:12:16: er hatte das hermetisches Schreiben genannt der zum Beispiel gesagt Er will möglichst wenige oder keine Fragezeichen in einer e-mail haben und versucht bewusst uninspiriert zu schreiben weil je mehr Fragezeiche drin sind desto meer fühlen sich die Leute genötigt etwas antworten zu müssen.

00:12:29: Und je kreativer man schreibt desto mir andockungspunkte haben auch da die Menschen wieder einem zu antwort.

00:12:34: Ein Mantra immer, möglichst versuchen, kurz zu antworten.

00:12:37: Also maximal fünf Sätze.

00:12:39: Ich disclame es gelingt mir meistens nicht.

00:12:41: Möglichst kurz und für jede Aufgabe eine einzelne E-Mail haben.

00:12:45: Wenn ich drei Dinge habe, die ich von einer Person wissen möchte, dann tue ich meistens gut daran, ihr auch drei E-mails zu schreiben.

00:12:51: Das macht ja wieder mehr Input?

00:12:53: Ja!

00:12:53: Aber wahrscheinlich kriegt man die Sachen dadurch trotzdem schneller abgearbeitet oder man macht die drei Dinge in eine E-mail so übersichtlich dass man's schnell prozessiert kriegt.

00:13:02: Siebter-Tipp haben wir eigentlich schon angerissen und ich glaube es selbst erklärt möglichst die Anzahl der Menschen in CC und BCC managen und reduzieren.

00:13:09: Also geht ein bisschen mit dem ersten Tipp Hand in Hand, findet Regeln für euer Team wann ihr jemanden auf CC setzt und wann nicht beziehungsweise wenn er aus dem Mailverlauf rausgenommen wird oder sie und wann sie unbedingt drin sein müsste.

00:13:19: die Person weil man denkt ja immer alles ist wichtig für jeden ist es nicht.

00:13:22: Da hilft auch so was wie Slack wieder.

00:13:24: Man hat dann die ganze Kommunikation immer transparent und kann reingucken, wenn man's möchte?

00:13:28: Muss es aber nicht!

00:13:29: Und man kanns in Kanäle sammeln, wo man sagt alles klar das dreht sich jetzt irgendwie um Podcast Management, dass hier um Abrechnungen, das hier um Terminkoordinationen ... Also ich glaube ein relativ simpler und selbst erklärender Tipp, aber ein super essentieller und super wichtiger weil das für richtig viel Aufkommen sorgt, wenn bei jeder Cuck-E-Mail mal Gelinde gesagt immer auf CC ist.

00:13:45: Mein Achterhandlungstipp wäre, dass man die Anweisungen, was ja gerade mit dem sechsten Tipp so ein Stück weit Hand in Hand geht.

00:13:50: Wo ich gesagt hab, kürzer und präziser schreiben... Dass man die auch wirklich präzieße formuliert und ganz gezielt Personen anspricht.

00:13:57: Das heißt wenn ihr von jemandem etwas wollt dann sehr klar machen was das ist Und die Person auch gezielt ansprechen weil nichts ist schlimmer als eine E-Mail Die lang kompliziert und unübersichtlich ist Mit vielen Fragezeichen und wo viele Leute drauf sind Weil entweder antwortet gar keiner Dann ist es vielleicht gar nicht schlecht aber Schlecht in der Sache.

00:14:11: also gut fürs mailfach schlechte in der sache oder Es Antworten alle und völlig verkehrt.

00:14:15: Das heißt, ihr solltet möglichst schauen, dass ihr Handlungsanweisungen sehr präzise gebt und auch klar macht um wen es dabei geht.

00:14:21: Dann ein Faktor der für mich so ein bisschen der Geheimtipp ist und da sprechen wir von meinem gestrigen Sonntag den Tag und die Uhrzeit ruhig zu optimieren an denen ihr E-Mails beantwortet.

00:14:30: weil das ist ja so wenn man zum Beispiel Dienstag Mittwoch irgendwie um so eine Haupturzeit weiß ich um elf oder vielleicht auch im vierzehn Uhr anfängt E-mails zu beantworten dann entsteht gerne mal so einen Pingpong.

00:14:40: Die Leute sitzen zufällig auch gerade am Rechner, antworten dir gleich.

00:14:42: Dann antwortest du wieder die wieder immer hin und her... ...und man spart keine Zeit sondern verbrennt sie eigentlich

00:14:48: nur.".

00:14:48: Das heißt ich würde immer versuchen mir feste Uhrzeiten zu definieren an denen ich meine E-Mails bearbeite.

00:14:54: Disclaimer das muss man von seinem Job her können wenn aus irgendeinem Grund ist.

00:14:57: wichtig ist dass man schnell antwortet.

00:14:58: es ist natürlich was anderes aber ehrlich gesagt die wenigsten Berufe haben doch sowas.

00:15:02: Das heißt Ich würde mir lieber feste uhrzeiten definien an den ich antworte vielleicht mal in Richtung Abend feierabend oder in meinem Fall auch mal am Sonntag angenehm.

00:15:10: Klar, man hat einen Montag, kommt die ganzen Antworten reingeflattert und dann hast du auf immer wieder zwanzigvierzig Antworten drin von zwei Hundert, die du weggeschossen hast.

00:15:16: aber du kommst halt mal wirklich dazu Mails nacheinander weg zu knallen weil einfach keiner dir gleich wieder antwortet.

00:15:21: das setzt natürlich auch voraus und ist sozusagen noch ein zweiter Tipp unter dem Punkt neun dass man keine Notifications anhat.

00:15:26: es heißt ich würde wirklich versuchen nicht dauernd des mailfach offen zu haben.

00:15:29: am computer und ping-ping-ping oben kommen die hinweise rein man antwortelt gleich und hat diese ablenkung und auch auf dem händi würd ich vermeiden dass man dauerend in seinem display irgendwie die email sieht wieder in das Verhalten rein, dass man sofort antwortet und zack ist man im Ping-Pong drin.

00:15:42: Und hat vor allem die Zeit verbrannt!

00:15:44: Ich sage nochmal, your inbox is someone else's to do list als Gedankenexperiment an dieser Stelle.

00:15:49: Das würde ich tunlist versuchen zu vermeiden.

00:15:51: Als Zehnten-Tipp kann ich dir eine Geschichte noch erzählen, wo ich mal selbst so ein E-Mail bekommen habe.

00:15:56: Und zwar geht's dabei um Autoreplyfilter.

00:15:58: D.h.,

00:15:59: jemand schickt einmal eine E-mail und kriegt automatisch eine gewisse Antwort zurückgesendet.

00:16:03: Ich hatte das bei Matze Hielscher, der diesen Podcast macht, Hotelmatze.

00:16:06: Der hat so ne Listerung mit Hallo.

00:16:08: Ich fokussiere mich lieber auf die Dinge, die mir wichtig sind im Leben, nämlich mit tollen Leuten sprechen.

00:16:12: Deswegen hab' ich nicht so viel Zeit für E-mails.

00:16:14: Ich mach das immer einmal am Tag.

00:16:16: Bitte habt Verständnis!

00:16:17: Und übrigens guck mal... Wenn du eins der Folgen anliegen hast ... lieber an diese Leute direkt.

00:16:22: Wenn du mir einen Gast vorschlagen wirst, schreib an weiß ich Redaktion-Ed.

00:16:25: Wenn Du bei uns Werbung buchen willst dann schreib als Hellset und wenn Du eine Frage hast zu einem vergangenen Podcast dann kannst Du Dich auch in der Redaktionen usw.

00:16:32: Also der Gedanke war schonmal zu selektieren was die Themen der leute sind wie so ein Chatboard eigentlich und zu sagen wenn Du das hast dann schreibt lieber dorthin geht schneller und wenn dass dann an denen oder die Und dann schon mal vorzuimpfen, alles klar.

00:16:43: Meine Antwort könnte ein bisschen auf sich warten lassen bzw.

00:16:45: ich antworte nur einmal am Tag.

00:16:46: Es gibt auch so eine Spätsie, die Sie ja auch schon bekommen.

00:16:48: Wenn ich antworten nur einmal in der Woche auf E-Mails bitte geduldet Ich finde es ganz toll.

00:16:51: wichtig ist ruf mich an oder so ne Späschen Oder wende dich an Person X Y Z Disclaimer!

00:16:55: Ich finde solche E-mails in Neunzig Prozent der Fälle etwas affektiert Wichtig turisch und... Albern, aber sie tun natürlich etwas was vor Selektion und Erwartungsmanagement angeht.

00:17:03: Deswegen kann man finde ich wenn es gut formuliert ist drüber nachdenken damit seine inbox stückweit zu steuern.

00:17:09: Wenn wir mal ganz ehrlich sind die ganzen anderen Tipps sind ein Stück weit produktiver und effizienter.

00:17:13: meistens machen das ja Leute nur so entschuldigend dass er eigentlich kein Programm zu antworten.

00:17:16: Aber als Tipp mal gehört zu haben vielleicht über nachzudenken ist gar nicht so schlecht.

00:17:20: dann jetzt fängt an etwas in Richtung Hygiene zu gehen.

00:17:23: Elfter Faktor, stelle niemals online deine private Mail-Adresse ein.

00:17:27: Du wirst dauernd nur zugeballert!

00:17:28: Ich versuche immer Mailadressen die generisch sind also sowas wie Redaktion add, Team Add, Office Add, Sales Add... Was immer es ist in deinem Fall die Online zu stellen.

00:17:37: dann können die Leute da reingehen dahin schreiben und dein privates Mailfach ist erstmal frei und solche generischen Email Adressen kann man sich auch mit mehreren teilen.

00:17:45: dazu gleich später mehr.

00:17:47: Zwölfter Punkt und zweiter Faktor in Sachen Hygiene, trag dich schleunigst aus Newslettern aus.

00:17:51: Und aus Social Network Notification Emails die du nicht nutzt.

00:17:55: also wenn Du sagst es ist mein Lieblings newsletter.

00:17:57: zum Thema keine Ahnung neuste Videospiele aus Südkorea den möchte ich jeden Sonntag lesen unter freue mich drüber.

00:18:02: darüber reden wir natürlich nicht.

00:18:03: aber ganz oft ist ja so dass man sich zu irgendwelchen Newsletern mal eingetragen hat merkt irgendwann die bringen einem gar keinen Mehrwert.

00:18:08: man stellt sie aber irgendwie nicht aus.

00:18:09: Und man staunt, es gibt tägliche Newsletter.

00:18:12: Damit bist du schon mal mit fünf E-Mails pro Woche zugeballert.

00:18:15: Davon hast du drei Stück und hast es schon mal auf fifteen in der Woche.

00:18:17: Das lohnt sich richtig.

00:18:18: Genauso mit diesen ganzen Social Network Geschichten.

00:18:21: Jedes Mal wenn jemand kommentiert hat oder was geliked hat oder dir folgt oder weiß ich nicht was ... Da jedes Mal eine E-mail zu kriegen ist halt der totale Overkill!

00:18:28: Wenn dich das beschäftigt?

00:18:29: Es gibt einen Dienst namens Unroll.me.

00:18:32: Ich glaube, er müsste noch gehen.

00:18:34: Den kannst du teilweise nutzen um dich gezielt aus Newslettern auszutragen Und ansonsten einfach mal gucken, dass Mailfach durchgehen oder immer wenn man was kriegt.

00:18:41: Einfach auch mal wirklich sagen, unsubscribe, unsubscribe!

00:18:43: Ganz oft ist es ja zum Beispiel so... Man kauft bei einem Online-Shop etwas und anschließend meint irgendwie der Händler dir irgendwie ungefragt E-Mails schicken zu müssen.

00:18:50: Ich finde das total die Unart und ich glaube es soll nicht DSGVO konformen Aber es wird trotzdem regel praktiziert und das sind so genau diese E-mails, die ich meine In solchen Kram würde ich einfach streichen.

00:18:59: Jetzt haben wir schon Mal zwölf von sechszehn Tipps durch.

00:19:02: jetzt möchte ich Dir gerne noch drei Dinge rund um ... Tools sagen.

00:19:05: Weil das ist ja ganz spannend, wenn man sich mit dem Thema E-Mail beschäftigt... ... ist man ja schnell auch beim Thema Tooling!

00:19:09: Dreizehner Tipp und erster Tooltipp.

00:19:11: Email Software.

00:19:12: Und was mir immer wieder vorgeschlagen wurde war das Tool Superhuman.

00:19:16: Es gibt noch andere so etwas wie Spark oder Hey.

00:19:19: Hey wird glaube ich gemacht von den gleichen Leutchen die Basecamp gemacht haben also sehr erfahrene Unternehmer oder auch Produktivitätsexperten.

00:19:26: Thirty Seven Signals würde mich nicht täuschen.

00:19:28: Oder Mail Butler ist auch so ein Mail Programm was man sich angucken kann da man glaube ich vor allem in der Apple Welt ist.

00:19:32: Aber vielleicht verlieren wir mal zwei, drei Sätze über Superhuman.

00:19:35: Weil alle Leute die ... Ich will's mal sagen so.

00:19:37: Avongazien, Cutting Edge, sie wirklich voraus sind mit Dingen und irgendwie wo ich weiß, die optimieren sich.

00:19:42: Die haben ja alle Superhuman empfohlen.

00:19:44: Und als ich mich dann heute beziehungsweise gestern auch noch mal mir das genau anguckt hab ich festgestellt, ich habe mich da sogar auch schon mal für interessiert.

00:19:49: aber Superhuman macht es ganz interessant.

00:19:51: man muss sich quasi bewerben auf eine Mitgliedschaft.

00:19:54: dort ist ein Tooling entweder muss man einen Bewerbungsprozess durchlaufen oder man kriegt eine Empfehlung einer Einladung von einem bestehenden Nutzer Typeform, so ein Prozess an Fragen beantworten.

00:20:04: Wie heißt du?

00:20:05: Welches E-Mail-Programm benutzt du?

00:20:07: Wie gehst du mit Emails oben?

00:20:08: Was ist dein Hauptziel?

00:20:09: und so weiter und sofort... Und bei mir kam er am Ende raus!

00:20:11: Ja nee wir haben für dich leider nix, sorry tut uns leid wenn wir was anderes für dich mal haben dann kommen wir wieder auf dich zu.

00:20:15: tschüss machts gut.

00:20:17: Das war wirklich sehr interessant.

00:20:18: Bei mir war nämlich das Problem.

00:20:20: ich habe verschiedene Mail Adressen meine private Schwelladresse meine berufliche Schuelladresse und eine Redaktionsadresse die ich mir regelmäßig anschaue.

00:20:26: Ich hab halt gesagt ich hätte gern einen zusammenhängendes Postfach für alle diese drei Mailkonten und es kann Superhuman, schlichtweg nicht.

00:20:32: Und sie sagen halt ne, pass mal auf!

00:20:34: Bei mir musst du einen dreißig benötigen Onboarding-Call durchgehen mit einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin von uns die dir erstmal zeigt wie man unser Tool eigentlich benutzt wo wir dir Kürzel zeigen und wo du dann im Prinzip verstehst wie eigentlich unser Angang an E-Mail ist.

00:20:47: Wenn man das alles aber macht soll es sehr gut sein Sagt mehrere Leute, auf die ich alle vertraue.

00:20:52: Ich werd mir das mal detaillierter angucken... ...ich hab mich aber auch belesen und wenn ich mich richtig in Sinne war es bei The Verge oder einem anderen Dienstmitglied nochmal nachgucken wo so ein bisschen gemäkelt wurde.

00:21:00: des Dingkosts dreißig Dollar im Monat war der damalige Stand, ich weiß nicht ob's immer noch so ist Das sei auf gut Deutsch sehr sehr teuer.

00:21:06: und man muss sich da halt so einen fremden Regelset unterwerfen Und kriegt so'n bischen Google Mail mit irgendwie Filtern und Funktionen drüber.

00:21:13: Das sagt die Zyniker Seite.

00:21:14: Die begeisterten Seite sagt hey du die bringen irgendwie gefühlt alle Woche neue Features sind super gefallt es ist mega schick im Design.

00:21:21: Ich frag mich, warum ich das nicht schon viel früher hatte also die Begeisterung für solche Tools sehr hoch und superhuman im Speziellen Spark, auch einiges schon gelesen oder gehört und hey hab ich mir mal angeschaut.

00:21:31: Das sind halt alles so Tools wo auch noch mal eigene Features teilweise mit reinkommen.

00:21:34: das heißt wenn du sowas benutzt musst du dir vorstellen hast du einen E-Mailfach wo du auch mal Filter setzen kannst wo du sozusagen bestimmst dass manche Dinge erstmal aus deinem Blick kommen wo du so eine Cent later Geschichten hast.

00:21:45: also du schickst was ab und es kommt erst später raus.

00:21:47: die E-mail geht erst abends raus oder morgens.

00:21:49: Du kannst E-mails snoozen Also wie beim Wecker kannst sagen hier okay nie die möchte ich morgen nochmal sehen aber jetzt gerade nicht beantworten.

00:21:57: gibt's auch Tools, mit denen kannst du E-Mails gemeinsam mit anderen editieren und das heißt da lohnt es sich vielleicht für dich nochmal tiefer reinzugehen.

00:22:03: Vierzehnter Tipp und zweiter Tool-Tipp.

00:22:05: Ich hab ja eben so das Wort Kürzel kurz aufgegriffen, es gibt sehr schöne Kürzelsoftware die ich immer jedem ans Herz lege nicht nur für das E-Mail schreiben sondern auch generell sowas wie Type It For Me zum Beispiel oder Text Expander, die funktionieren immer nach dem Gedanken man tippt z.B.LG und dann wird sozusagen diese Appreviation dieser Abkürzung wird verlängert d.h.

00:22:21: des L und des G wird gelöscht und das Tool setzt ihr dann zack lieben grusche L zum Beispiel hin.

00:22:26: D.h.,

00:22:26: man gibt einfach nur kürzel ein und er macht etwas draus was dann deutlich länger ist.

00:22:30: auf diesem Wege kannst du dir ganze e-mails vorformulieren wenn du's denn möchtest.

00:22:34: Und natürlich gibt es ähnliche Gedanken auch in den Mail-Programmen selber, also wenn man

00:22:37: z.B.,

00:22:38: ich arbeite mit Apple Mail oder auch Google Mail... Wenn du da die Tastenkürzel lernst wie mache ich zum Beispiel einen Anhang?

00:22:42: Wie antworte ich auf eine E-Mail?

00:22:43: Wie Antworte ich allen?

00:22:44: Wie lösche ich die

00:22:45: etc.?

00:22:45: Geht natürlich alles viel, viel schneller!

00:22:48: So und ich versuche immer dass sich vor allem mit Typeit von mir arbeite und da dann bestimmte Vorlagen schon habe weil Vorlagen wäre so der zweite Part dieses Tooltipps das Ich zum Beispiel hingehe und sage Alles klar wenn mir jemand ein Podcast vorschlägt Dann gibts in der Regel vier Kanäle kann alle ein.

00:23:02: Hey ja, es ist interessant.

00:23:03: Wir machen uns mal an die Terminfindung.

00:23:06: Die liebe Person X kann uns dabei helfen, gemeinsam im Termin zu finden.

00:23:09: Kanal zwei wäre ... Danke schön!

00:23:11: Super spannend aber passt bei uns nicht rein weil ich wünschte viel Glück.

00:23:14: Kanal drei ist ... Oh Mensch, ich hab das zwei Wochen liegen lassen tut mir leid und es passt aber nicht so.

00:23:17: trotzdem viel Glück.

00:23:18: Und Kanal vier ist ... oh fuck Ich habe's ein halbes Jahr liegen lassen oder richtig lange.

00:23:22: bitte entschuldige Es war behauptlich böse gemeint Passt leider auch jetzt gerade nichts zu uns.

00:23:25: Aber ich wollte noch einen Signal schicken dass mich selber gefreut habt.

00:23:28: danke machts gut Und für alle diese vier Wege hab ich dann bestimmte Kürzel, die leicht merkbar sind.

00:23:32: Wo ich sage alles klar mit drei, vier Tasten drücken habe ich eine ganze E-Mail reinformuliert passen nur noch den Namen an und die Person fühlt sich gewertschätzt und ich hab so was extrem schnell abgearbeitet.

00:23:41: das heißt ein kürzelssoftware führt für meinen Geschmack kein Weg dran vorbei.

00:23:44: Das gepaart mit Vorlagen und dann auch irgendwie den Tastaturkürzen die du im e-mailfach hast Dann ziehst du richtig geschwindigkeit raus.

00:23:51: Als drittes Tool und damit den vorletzten Tipp, möchte ich dir noch Ticketing-Gedanken mit auf den Weg geben.

00:23:56: Das funktioniert für generische Mädels ganz gut.

00:23:59: Den Tipp habe ich heute bekommen vom lieben Ansgar Oberholz was ich echt smart fand weil ich hab zum Beispiel festgestellt ein Großteil meines E-Mail Aufkommens kommt über unser Redaktionspostfach.

00:24:07: das sind dann einerseits Pressemitteilung aber andererseits auch podcast Anfragen.

00:24:11: Hallo!

00:24:12: Ich möchte gerne den und ihn vorstellen oder ich habe ein spannendes Thema.

00:24:15: kannst du dir vorstellen dass ich zu dir komme?

00:24:16: Und dann hat sich es mittlerweile eingebürgert Leute, wenn sie fünf Tage nichts gehört haben und noch mal schreiben.

00:24:22: Das heißt mit einer Podcastvorstellung verbindet sich in der Regel eine zweite E-Mail mit einem Nachfassmail.

00:24:26: Und wenn man dann hingeht und nimmt zum Beispiel sowas wie Send Desk was irgendwie ein Partner von uns ist und legt so einen Ticketing drauf, dann kann man im Prinzip das ganze E-mailfach durch den Ticketingsystem durchschnorcheln, durchschleusen und mehrere Mitarbeiter können das E- Mailfach dann bearbeiten und man sieht halt etwas mit passiertes.

00:24:42: Ich glaube, ein sehr charmanter Weg ... um möglichst schnell auf Flughöhe zu kommen.

00:24:45: Dass man solche Sachen im Sinne von ... delete delegate do einfach auch mal andere delegiert und sich so eine Aufgabe teilt.

00:24:51: Ja?

00:24:51: Das heißt wenn es ein generisches Postfach ist kann man sagen ich benutze so einen Service.

00:24:55: und wenn man sagt alles klein wie das ist mein persönliches entweder setzt man dann den Service nicht drauf an oder man kann auch einem Sendest sagen hey das ist persönlich bitte einfach direkt durchschleifen.

00:25:02: Dann bekommt man in sein privates E-Mailfach einfach die Tickets da direkt rein und bearbeitet sie alleine.

00:25:07: Und jetzt der schönste und beste Tipp zum Schluss.

00:25:09: Der sechzehnte ist die Betrachtung von dem besagten Artikel von Thiago Forte, weil das war das Beste was ich bis dato dazu gelesen hab.

00:25:16: alles andere was ich mal gelesen habe waren viele so Sammlungen wie ich sie gerade auch runtergebetet habe mit irgendwie keine Ahnung überlegte wenn du eine E-Mail schreibst nutzt Tools nützen Abkürzungsgeschichten Wie viel Uhr schreibest du sowas?

00:25:27: Bei den Kollegen Forte war es so dass er finde ich einen sehr spannenden Angang hatte Dass er nämlich sagt wait a minute.

00:25:33: unser Problem mit Emails ist doch dass sie mittlerweile gefühlt alles machen.

00:25:36: Das ist ein To-do-System, da sind so kreativ Sachen drin.

00:25:41: Manche Mails hält man sich wie Notizen vor und habe Kalendergeschichten darin.

00:25:45: Aber eigentlich sollte der E-Mail nur eine Funktion haben.

00:25:47: aus seiner Sicht ist das Collecting New Inputs also neue Anregungen bekommen oder Austausche anstoßen aber that's it!

00:25:55: Und dann sein Gedanke zu sagen, es sollte vier Downstream-Systeme geben.

00:26:00: Ich find das ein ganz geiles Bild.

00:26:01: Stell dir vor du hast so einen Briefumschlag oben, zack der kommt in deinen Postkasten rein und dann hast du vier Down Streaming Systeme und zwei Alternativformen noch.

00:26:09: also eigentlich sind's vier Down stream Systeme mit zwei Funktionen.

00:26:12: Funktion eins ist löschen Wenn du sie nicht brauchst, Funktion zwei ist Antworten.

00:26:16: Wenn du in zwei Minuten Fenster drin bist und dann gibt es vier Downstreams.

00:26:19: Was sind das?

00:26:20: Das sind einmal der Kalender.

00:26:23: D.h.,

00:26:23: die erste Idee ist, dein erstes Downstream System soll dein Kalender sein.

00:26:26: wenn etwas eine Einladung enthält so ein iCal-Dokument oder was ähnliches Dann sollte's in deinem Kalender seien eingetragen werden fertig aus die Maker gelöscht werden gelesen, markieren whatever it is.

00:26:35: Aber der erste Weg ist Kalender.

00:26:37: das funktioniert ja eigentlich mittlerweile einigermaßen automatisiert.

00:26:39: also ich muss mich relativ wenig mit kalender e-mails rumschlagen aber das ist dein erstes downstream system.

00:26:43: Dein zweites downstream System sind Task Manager.

00:26:47: Das heißt manche Emails lässt du vielleicht ungelesen weil sich eine Aufgabe damit verbindet und dann ist es viel schlauer zu sagen nein Ich versuche dass jetzt mal explizit in mein task management System zu überführen was zum Beispiel so etwas wie things sein könnte oder auch asana.

00:26:59: Es gibt in der Regel Andockungspunkte.

00:27:02: Also Things benutze ich nicht, sondern wir benutzen Asana.

00:27:04: aber bei Things ist es zum Beispiel so du kannst glaube ich teilweise bei Gmail zum Beispiel Buttons hinzufügen.

00:27:08: dann kannst du eine E-Mail per Button klick zu einem Thingtask machen.

00:27:12: oder im Falle von Asana kann man unter einer bestimmten Email Adresse Ich glaube das ist xatasana.com die E-mail weiterleiten und dann landet der Betreff der E- Mail als Task in deinem General Postfach.

00:27:23: Also es gibt so ein generisches Postfach, wo du dann reingucken kannst.

00:27:26: da landen deine E-Mails als Aufgaben und man kann auch noch steuern was im Text steht wird die Beschreibung und ich glaube man kann doch noch E-mails hinterlegen bzw.

00:27:34: wenn bestimmte Ad Replies reinsetzt kann man auch noch zuordnen wer diesen Task machen soll.

00:27:39: Das heißt, das wäre der zweite Downstream-System.

00:27:41: Erstes wäre Kalender, zweites Tudu... Dann hast du schon mal alle Tasks!

00:27:44: Also alle E-Mails die du dir ungelesen lässt weil sie mit einer Aufgabe verbunden sind zack in dein Tasksystem reingeballert ohne dass ihr dir deinen E-Meilfach weiter beschweren und belasten.

00:27:53: Die letzten beiden Downstreams, die sind manchmal finde ich nicht ganz so einfach auseinander zu halten.

00:27:57: Das dritte nennt Tiago Forte die Reference App.

00:28:01: also was meint er damit?

00:28:02: Ich geb es immer mal auf Englisch wieder keine Aktion erfordern, die man sich aber irgendwie abspeichern will zum späteren Angucken beziehungsweise als Notiz.

00:28:14: Wo so das typische Tool z.B.

00:28:16: Evernote wäre.

00:28:17: Das heißt, Evernot wäre der dritte Downstream-System in diesem Beispiel dieser Logik.

00:28:21: Kannst du auch andere Notizfunktionen dir angucken?

00:28:23: Wo man sich Inhalte quasi abspeichernd kann, die interessant sind und deren Content man nicht vergessen will.

00:28:29: Und den vierten Downstream den finde ich aber sehr ähnlich und es nennt eher eine Read Later App oder Read Later app also Inhalter, die du konsumieren möchtest aber nicht jetzt.

00:28:36: Das ist gerade nicht zeitkritisch, du musst es dir nicht jetzt angucken.

00:28:39: Aber du willst das nicht verlieren?

00:28:40: Wo ich mir z.B.

00:28:41: Pocket angeschafft habe und lustigerweise ... Da merkt man aber, man muss so eine Systemik für sich echt im Kopf festigen.

00:28:46: Ich hab die ganze Zeit gedacht, fuck, was ist das?

00:28:48: So ein tolles Artikel gelesen über E-Mail.

00:28:49: Wer hat den noch mal geschrieben?

00:28:51: Hab meinen Browser verlauft durchsucht, nicht gefunden, gegoogelt, dann find's mein ... Ach ja!

00:28:55: Hast du bei Pocket

00:28:56: abgelegt?!

00:28:57: Also diese Systeme muss man irgendwie auch zum Leben bringen.

00:28:59: Es bringt nur dann was, wenn man wirklich aktiv drin ist, aber dann war's total toll.

00:29:03: Dann hatte ich wirklich bei Pocket schön übersichtlich diesen Tiago-Forter Artikel zum Thema Email Management.

00:29:07: Also nochmal ganz kurz zusammengefasst, den letzten Tipp und ich finde das ist wirklich Gold wert in Verbindung mit all den anderen Dingen die wir schon hatten.

00:29:14: Stell dir vor eine E-Mail, zwei Funktionen löschen oder antworten und dann hast du einfach vier Downstreamsysteme.

00:29:18: Kalender, Task, References und Read later.

00:29:21: Da ordnest du alle Emails rein, folgst den Zwei Minuten Prinzip das du sagst.

00:29:25: alles was ich in zwei Minuten abarbeiten kann mache ich nach diesen vier Down Streams und den zwei Funkionen.

00:29:30: Was nicht geht kann ich mir vielleicht noch mal für später zu senden lassen mit so einer Snooze Funktion Oder ich guck mehr halt an kann die Sachen delegieren Wobei Task zum Beispiel auch so ein Delegations Element enthalten.

00:29:40: So, das mal als wilder Ritt.

00:29:42: Ich hoffe, dir hat was gebracht und dein E-Mailfach ist bald wieder bei der Null angelangt.

00:29:46: Insgesamt, dass du weniger Stress hast.

00:29:48: wenn man ehrlich ist es jetzt so lohnenswert mit Emails so viel Zeit zu verbringen.

00:29:52: Irgendwie nicht richtig ne?

00:29:53: Man kann sich neue Dinge erschließen aber eigentlich... Da hat der Matze Hilscher mit seiner Autoreply ein bisschen recht.

00:29:58: Eigentlich manchmal lieber mit netten Leuten reden, mit den Kids spielen, Wetter genießen oder oder deswegen noch mal zum Abschluss dieser Gedanke.

00:30:04: Deine Inbox ist nicht die To Do Liste, die jemand anders dir dauernd befüllt.

00:30:08: Also, behandeln Sie auch selber nicht so.

00:30:09: Sondern überleg mal ob eines dieser Tools oder mehrere dieser Tipps dir vielleicht helfen und ich freue mich wenn du einfach nochmal auf den Link in Thread klickst da auch noch mal deinen Kommentar hinterlässt.

00:30:17: schreib's was Du machst bin ich immer neugierig Und wie gesagt bewerte uns folge uns... ...und bleibt uns treu!

00:30:23: In diesem Sinne mach´s gut tschau

00:30:30: tschaus.

00:30:34: Wenn du mit uns noch erfolgreicher werden möchtest, abonniere uns auf den gängigen Podcast-Plattformen und hey!

00:30:41: Je größer wir werden, desto mehr Menschen können wir helfen.

00:30:45: Also erzähl doch auch deinen Kolleginnen von uns.

00:30:49: Bis zum nächsten Mal.